Cómo presentar quejas de servicio al cliente

Cuando no obtiene el servicio que desea o espera de una empresa, es posible que deba presentar una queja de servicio al cliente. A veces, esta es la única forma de resolver un problema. Si ha hablado con los representantes de la empresa, cajeros corresponsales y supervisores en vano, La presentación de una queja formal puede corregir su problema de manera rápida.

Cuando esté listo para presentar una queja, es posible que deba recopilar cierta información y seguir los pasos y procedimientos correctos. Las diferentes empresas tienen diferentes procedimientos para presentar quejas.

Llame a la empresa para obtener instrucciones

Llame a la empresa contra la que está presentando la queja y solicíteles el procedimiento para presentar una queja de servicio al cliente. Algunas empresas le permiten presentar una queja en línea, y otras empresas querrán que presente su queja por escrito. Siga sus instrucciones al pie de la letra.

Si su queja de servicio al cliente necesita ser escrita, obtenga la dirección correcta del departamento al que debe dirigirse. Averigüe si su carta debe estar dirigida a alguien específicamente o solo a un departamento. Es posible que deba enviar una copia de su queja al presidente de la empresa.

Obtenga toda su información lista

Reúna toda su información. Es posible que necesite el nombre de la persona con la que habló, si él o ella fue la causa de su queja. Obtenga los nombres de todas las personas con las que habló, incluidos los supervisores. Anote el nombre del departamento y el número de teléfono del departamento. Si conoce las fechas y horas en las que habló con las personas, inclúyalos en su documento.

A veces, puede pasar varios días hablando con diferentes personas tratando de resolver una llamada de servicio. Anote cualquier otro detalle que se le ocurra con respecto a su queja de servicio al cliente.

Escribir una carta de queja

Escribe tu carta. Cuando escribe su carta, asegúrese de no omitir ninguna información. Escriba el orden en que sucedieron las cosas y el orden en que habló con ciertas personas. También debe explicar en detalle de qué se trata su queja.

Proporcione tantos detalles como sea posible. Incluya los pasos que siguió para resolver el problema. Explique por qué la empresa debe tomar las medidas necesarias para corregir su situación. Hágale saber a la compañía que espera tener noticias de ellos en un futuro muy cercano.

Envíe su carta de queja

Envíe su carta. Incluya con su carta las fotocopias de cualquier documento que ayude a su caso. Guarde una copia de su carta para sus registros.

La empresa debería comunicarse con usted en un período de tiempo razonable. Permitirles 10 a 15 días Para responder. Es posible que desee enviar una copia de su carta a todas las personas con las que habló, o, por lo menos, el supervisor en el departamento correspondiente.

Seguimiento cuando sea necesario

Tenga en cuenta que a veces sus problemas de servicio al cliente pueden prolongarse durante 6 meses si no toma medidas. No es raro que te transfieran de un departamento a otro, de persona a persona, sin que nadie se haga cargo de tu situación. Tenga cuidado con esos largos tiempos de espera. Es posible que lo pongan en espera durante largos períodos de tiempo cuando esté tratando de resolver sus problemas.

Cuando tienes estos problemas, haga un seguimiento con la agencia apropiada. Si descubre que no puede resolver su problema, es posible que deba comunicarse con la Comisión Federal de Comercio (FTC), el Better Business Bureau, una agencia de informes crediticios o incluso la oficina del Fiscal General. Tendrán sus propios procedimientos para registrar quejas, así como.