¿Qué sucede si los gastos pagados por adelantado no se ajustan en un estado financiero?

Los gastos pagados por adelantado son el resultado de los pagos en efectivo por adelantado de los gastos en los que incurrirá una empresa durante varios períodos contables en el futuro. Las empresas ajustan los gastos pagados por anticipado periódicamente para reflejar la parte de los gastos pagados por anticipado incurridos a lo largo del tiempo. Si los gastos pagados por adelantado no se ajustan, se exagerarán y los gastos realmente incurridos se subestimarán. Una tergiversación de los gastos pagados por adelantado y los gastos incurridos tendrá un impacto tanto en el balance general como en el estado de resultados.

Gastos pagados por anticipado

Los gastos pagados por adelantado se convierten en gastos incurridos ya sea con el paso del tiempo o mediante el consumo. Ejemplos de gastos pagados por anticipado incluyen pagos anuales de seguro y alquileres pagados por anticipado que vencen con el tiempo, o suministros de oficina que duran varios períodos contables y caducan por usos. Cuando las empresas compran gastos pagados por adelantado, adeudan gastos pagados por adelantado y abonan efectivo. El monto original de los gastos pagados por anticipado disminuye a medida que partes de los gastos pagados por anticipado se cargan en gastos reales cuando se incurren en el futuro.

Activo de balance

Un gasto pagado por anticipado no es una partida de gasto como el término implica, sino más bien un activo reportado en el balance general. El débito de los gastos pagados por anticipado para registrar los pagos anticipados de gastos futuros aumenta el saldo de la cuenta del gasto pagado por anticipado como un activo. Tiempo extraordinario, cuando las empresas recurren al activo de los gastos anticipados para cubrir gastos futuros, el saldo en la cuenta de gastos pagados por adelantado debería disminuir en consecuencia. Sin embargo, sin hacer ningún ajuste, el saldo de la cuenta permanece como se registró originalmente, exagerar el valor de los gastos pagados por anticipado como un activo.

Gastos del estado de resultados

Los gastos incurridos en períodos contables futuros a partir de gastos pagados por anticipado se registran como partidas de gastos en el estado de resultados. Dado que las empresas han pagado por adelantado los gastos en los que incurrirán en el futuro, no habrá transacciones vinculadas a la realización de gastos durante ninguno de los períodos contables futuros. Sin una transacción comercial acompañada, las empresas a veces pueden olvidar registrar e informar un gasto después de haberlo incurrido. La omisión de tales ajustes de gastos subestima el monto del gasto en el estado de resultados.

Ajuste de entradas

Las empresas utilizan asientos de ajuste al final de un período contable para ajustar los gastos pagados por adelantado y registrar los gastos incurridos. Las entradas de ajuste son una entrada de crédito en la cuenta de gastos pagados por adelantado en el balance y una entrada de débito en la cuenta de gastos en el estado de resultados. El ajuste de crédito reduce el saldo de la cuenta del gasto prepago y el ajuste de débito aumenta el gasto incurrido. Con los ajustes, los gastos pagados por anticipado como un activo en el balance general y los gastos incurridos y reportados en el estado de resultados se declaran apropiadamente a sus saldos correctos.