Cómo crear el flujo de trabajo ideal del software de inventario

Cuatro elementos que deben incluirse en la configuración del flujo de trabajo de cada software de inventario.

En un mundo donde la gestión precisa del inventario se ha convertido en un imperativo para todas las empresas centradas en productos, La creación del flujo de trabajo de software de inventario ideal es un paso fundamental para optimizar este activo clave.

Un patrón repetible de los pasos o la secuencia de actividades que se completan de forma regular, el flujo de trabajo del software define claramente las tareas, información, datos o documentos que se pasan de un departamento (o empleado) al siguiente.

Usando software de inventario, Las organizaciones organizan y rastrean de manera eficiente todos los bienes que tienen en su poder en un momento dado. Luego, una vez que se vendan esos bienes, ese inventario se convierte en ingresos.

Un negocio de distribución mayorista que se especializa en mantenimiento, productos de reparación y operaciones (MRO), por ejemplo, se basa en la operación exitosa de múltiples áreas funcionales, incluso:

• Gestion de almacenes
• La gestión del inventario
• Recepción del envío
• Transferencias de inventario
• Recuentos de ciclos
• Cumplimiento
• Pago

Al desarrollar el flujo de trabajo de software ideal, Empiece por identificar los puntos de inicio y finalización de su operación específica. Luego, determinar qué debe suceder para completar el proceso, describir las tareas y actividades relacionadas, e identificar el orden en el que deben completarse esas tareas.

Específico para software de inventario, estas tareas deben incluir:

1. Establecer puntos de reorden, niveles de existencias de seguridad, niveles de stock preferidos y plazos de entrega para todos los artículos del inventario. Establecer un punto de reorden de ubicación de inventario, nivel de existencias de seguridad, nivel de stock preferido y plazo de entrega para cada artículo del inventario. Esto elimina las conjeturas del proceso de adquisición y permite que el software de inventario cree automáticamente órdenes de compra (PO) para los artículos cuando los niveles de existencias comienzan a agotarse. Si hay menos de seis meses de historial de transacciones disponibles, utilice valores estáticos para definir esos umbrales. Si tiene más de seis meses de historial de transacciones, utilice el cálculo automático para determinar los valores preestablecidos para cada artículo del inventario.

2. Establecer órdenes de transporte para movimientos de inventario dentro de la empresa. Este paso aborda los productos que se mueven entre ubicaciones y no requieren acciones de envío y recepción "oficiales". Por ejemplo, puede utilizar las órdenes de transferencia para administrar los movimientos de productos dentro de su almacén para rastrear el movimiento de activos entre los almacenes de la empresa. Querrá usar el costo del artículo para todas las órdenes de transferencia (cuando sea posible) y definir los precios en su plataforma de software de inventario. Si el proceso de orden de transferencia de su empresa requiere algún nivel de criterios para ser autorizado y / o si desea poder diferenciar responsabilidades entre diferentes usuarios (es decir, la persona que ingresa la orden de transferencia versus la persona que la procesa), Cree un flujo de trabajo de aprobación para hacer cumplir este proceso de manera sistemática.

3. Utilice ajustes de inventario para contabilizar el robo, pérdida, roturas y errores. Los ajustes de inventario lo ayudan a hacer coincidir los niveles de inventario con la cantidad real disponible de un artículo en particular. Esto ayuda a aliviar la preocupación sobre si un artículo está realmente en el estante del almacén cuando es el momento de recogerlo (o, si fue dañado y tirado en un montón en la esquina). Al incorporar ajustes de inventario en su flujo de trabajo de software, cualquier aumento o disminución de artículo realizado en el inventario coincidirá automáticamente con lo que tiene en stock (hasta el nivel de un solo artículo).

4. Desarrollar una estrategia de conteo cíclico para clasificar claramente los artículos. basado en la velocidad del movimiento y la frecuencia a la que deben contarse esos elementos. Un proceso de auditoría de inventario mediante el cual un pequeño subconjunto de inventario, ubicado en un lugar específico, se cuenta en un día en particular. el recuento cíclico le ayuda a determinar si sus registros de inventario se alinean con lo que realmente está en stock. Al hacer que el recuento cíclico sea parte del flujo de trabajo de su software de inventario, podrá contar con precisión una pequeña cantidad de inventario y con mayor frecuencia. Usted puede, por ejemplo, dividir ese inventario en grupos (es decir, por ubicación o tipo de producto), establecer un horario para contar un grupo por semana, y luego adherirse a ese horario.

Adopte el enfoque holístico

Dentro de su software de inventario, Puede utilizar la funcionalidad de planificación de la demanda para generar planes formales de oferta y demanda y para ayudar a impulsar las actividades de adquisición. Una torre de control de la cadena de suministro proporciona una instantánea clara de los niveles actuales de inventario de artículos específicos, basado en transacciones existentes dentro del software de inventario.

Finalmente, establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y aprovechar los informes para realizar un seguimiento del rendimiento de los elementos, y use paneles de control de 360 ​​grados para monitorear el desempeño operativo general y la disponibilidad de artículos.

Al adoptar un enfoque holístico de los flujos de trabajo de software de inventario, las organizaciones se están desarrollando de manera muy eficiente, enfoques de gestión de inventario personalizados que satisfacen sus necesidades individuales. En cambio, ven beneficios reales en forma de una mejor visibilidad empresarial, mejora de la gestión financiera, finalizaciones de auditoría más rápidas y menores costos de TI.