Stock de seguridad:qué es y cómo calcularlo

La pérdida de ingresos por falta de existencias suele ir acompañada de la pérdida de clientes que encuentran los artículos en otro lugar y, a menudo, nunca regresan al negocio. Los desabastecimientos también reducen la eficiencia general de la cadena de suministro.

Quedarse sin existencias es inevitable, pero no tiene por qué perturbar el negocio. Aprender a calcular las existencias de seguridad y mantener cantidades adecuadas a mano garantiza que la cadena de suministro funcione sin problemas a pesar de los retrasos en las existencias y las interrupciones temporales. Sin embargo, Existen algunas pautas esenciales que los tomadores de decisiones operativas deben comprender para optimizar el stock de seguridad de una manera que respalde los objetivos comerciales generales.

¿Qué es el stock de seguridad?

El inventario de existencias generalmente consiste en existencias de ciclo, o el inventario que se espera vender dentro de un período determinado, y stock de seguridad. El stock de seguridad actúa como una cantidad de amortiguación que da cuenta de incertidumbres como:

• Exceso de demanda
• Retrasos de proveedores
• Previsiones inexactas de demanda o inventario
• No realizar pedidos a tiempo
• Restricciones financieras

El stock de seguridad mitiga los riesgos y las consecuencias de los desabastecimientos, permitiendo que su cadena de suministro continúe como de costumbre incluso después de que se agote el stock del ciclo.

¿Cómo puede el stock de seguridad mejorar la gestión del inventario?

La gestión eficaz del inventario se basa en el colchón que proporciona el stock de seguridad. El seguimiento de los niveles de existencias actuales con precisión, al mismo tiempo que se consideran las condiciones del mercado presentes y futuras y se toman en cuenta los plazos de entrega del suministro, es solo el comienzo de un control de inventario efectivo.

La excelente gestión del inventario requiere la coordinación del stock de ciclo y el stock de seguridad para garantizar que los niveles de inventario se mantengan en línea con la demanda y el suministro. haciendo que la gestión de inventario sea más sencilla y coherente.

¿Por qué las empresas necesitan existencias de seguridad?

Quedarse sin existencias es un problema costoso para las empresas de todo el mundo. Los desabastecimientos resultan en $ 984 mil millones en ventas perdidas en todo el mundo, con las empresas norteamericanas perdiendo $ 144,9 mil millones, según un estudio de IHL Group.

Hay varias razones por las que las empresas deben tener a mano existencias de seguridad, y puede demostrar rápidamente su valor cuando ocurre algo inesperado. A continuación se muestran muchas de las principales razones para tener este inventario adicional.

10 razones para mantener existencias de seguridad

1. Incertidumbre de la demanda de compensación

   Las fluctuaciones en la demanda se encuentran entre las principales razones para mantener existencias de seguridad. Muchos factores pueden influir en los picos de demanda, incluidos los impactos estacionales, cambios repentinos en las tendencias de los clientes, compra de pánico o la salida de un competidor. El stock de seguridad ofrece a las empresas suficiente espacio para reponer el stock y, al mismo tiempo, satisfacer este aumento de la demanda.

2. Evite los desabastecimientos

   Las existencias de seguridad pueden ayudar a las empresas a reducir el riesgo de quedarse sin un determinado producto y evitar que las operaciones se detengan mientras la empresa se ubica, compra y entrega este inventario. Ese proceso puede llevar días o incluso semanas, haciendo de las existencias de seguridad un puente invaluable que mantiene el negocio en funcionamiento mientras se resuelve el desabastecimiento.

3. Minimizar los efectos de las interrupciones del suministro

   Interrupciones inesperadas por parte del proveedor, como la escasez de materias primas, problemas de producción, medidas legislativas o políticas y paradas operativas, puede tener un impacto importante en sus niveles de inventario. Estas interrupciones tienen impactos de gran alcance en el resto de la cadena de suministro, incluyendo retrasar la finalización de otros componentes del producto, descarrilar los horarios de entrega de los clientes o causar interrupciones en el comercio minorista. El stock de seguridad mitiga el impacto de las interrupciones de los proveedores y la incertidumbre del tiempo de entrega y mantiene la cadena de suministro en movimiento hasta que pasa la interrupción o la empresa ha encontrado un nuevo proveedor.

4. Reducir las horas administrativas y del personal

   Más allá de mantener cada paso de la cadena de suministro funcionando sin problemas, el stock de seguridad también reduce el tiempo dedicado a la comunicación, trámites y deberes de almacén. Los gerentes de la cadena de suministro no se encontrarán luchando con frecuencia para encontrar y reordenar existencias adicionales con un búfer adecuado en su lugar, evitando todas las llamadas, correos electrónicos, solicitudes urgentes y procesamiento de facturas que lo acompañan. Igualmente, el personal del almacén no está descargando camiones inesperadamente y reabasteciendo estanterías, que puede interrumpir otras actividades diarias del almacén.

5. Compensación por imprecisiones en el pronóstico

   Mantener un stock de seguridad adecuado garantiza la coherencia y permite a los responsables de la toma de decisiones desarrollar pronósticos más precisos en toda la organización. Aunque las previsiones de demanda suelen ser fiables, los cambios repentinos pueden hacer que se vuelvan inexactos. El efecto de las alteraciones de las existencias se agrava en otras previsiones, como la programación del personal de la cadena de suministro. Estos problemas son especialmente preocupantes cuando las interrupciones de las existencias causan una pérdida de ingresos o clientes debido a que las ventas y otras previsiones financieras se vuelven inválidas.

6. Limite el envío apresurado

   La falta de inventario puede resultar en la pérdida de ingresos, pero ese no es el único costo en el que incurren las empresas. También es probable que aumenten los costos administrativos y de nómina de almacén, al igual que el riesgo de que los proveedores cobren una prima por la entrega apresurada. Estos costos pueden no ser un gran problema si el desabastecimiento es el resultado de una mayor demanda que se espera que continúe. Sin embargo, por desabastecimientos causados ​​por interrupciones u otros problemas, es posible que el costo no se recupere rápidamente, como mucho.

7. Garantizar la satisfacción del cliente

   El stock de seguridad es una de las mejores formas de mantener la satisfacción y la lealtad del cliente. Si los clientes pueden confiar en que una empresa siempre tendrá lo que necesitan en stock, no solo seguirán regresando, sino que también proporcionarán valiosa publicidad de boca en boca. Eso se amortiza enormemente a largo plazo y ayuda a que su negocio crezca.

8. Mantener la cuota de mercado

   No poder satisfacer la demanda y perder clientes a menudo también significa perder participación de mercado. Mitigar el riesgo de desabastecimiento es una parte importante para mantener la satisfacción del cliente y reducir el riesgo de perder terreno frente a la competencia.

9. Incrementar la eficiencia

   El stock de seguridad permite operaciones más eficientes, incluso durante las interrupciones del suministro. Los proveedores no tienen prisa, el personal del almacén no está sobrecargado de trabajo, los conductores de reparto cumplen con el cronograma y son constantes, números de inventario confiables para propósitos de informes y pronósticos.

10. Relaciones mejoradas con proveedores y minoristas

    Las situaciones de desabastecimiento a menudo resultan en pedidos urgentes, pero a la mayoría de los proveedores no les gusta que los apresuren porque pueden interrumpir sus operaciones y clientes. Mantener existencias de seguridad a mano reduce la necesidad de realizar pedidos urgentes y proporciona a los proveedores una carga de trabajo constante. Igualmente, las empresas que trabajan con minoristas pueden mantener buenas relaciones manteniendo en stock los artículos que venden.

Cómo calcular el stock de seguridad

El stock de seguridad es algo más que tener algunas unidades adicionales disponibles. Las diferentes fórmulas ayudan a los gerentes de inventario a determinar cuántas existencias de seguridad necesitan y a calcular algunas variables críticas.

Fórmula básica de stock de seguridad

Esta versión corta de una fórmula de stock de seguridad toma el número de productos vendidos por día y lo multiplica por el número de días de stock de seguridad necesarios. Entonces, una empresa que venda 200 artículos por día y desee un stock de seguridad para siete días multiplicaría 200 por siete, lo que significa que necesita un stock de seguridad de 1, 400 unidades. Esta fórmula no tiene en cuenta variables como la demanda y el tiempo de entrega, por lo que es mejor para cifras de estadio.

Fórmula de stock de seguridad de desviación estándar

Esta fórmula de existencias de seguridad es útil cuando se trata de múltiples variables inciertas. Se expresa como Z × σLT × D promedio .

¿Qué es Z?

"Z 'representa el número de pedidos que una empresa espera cumplir en el período determinado.

¿Qué es σLT?

"σLT" representa la desviación estándar del tiempo de espera, pero calcularlo requiere algunas matemáticas complicadas. Afortunadamente, Las calculadoras de desviación estándar permiten a los usuarios ingresar sus variables y determinar la desviación estándar de un conjunto de datos. Para el stock de seguridad, las variables para ingresar son los tiempos de entrega para cada pedido de inventario dentro del período dado.

¿Qué es D Avg?

"D avg" representa la cantidad promedio de demanda dentro de un período determinado. Por motivos de seguridad, lo más común es encontrar la demanda diaria promedio. Para hacer esto, sume el número de ventas realizadas en el período dado y luego divida esa cifra por el número de días en ese período.

Promedio - Fórmula de stock de seguridad máxima

Esta fórmula es la más adecuada para plazos de entrega cortos, ya que no tiene en cuenta las variables de tiempo de entrega prolongado. Calcula el número medio máximo de unidades que se necesitan en un momento dado.

(Cantidad máxima de ventas x Plazo de entrega máximo) -
(Cantidad promedio de ventas x tiempo de entrega promedio)

Stock de seguridad con fórmula de demanda variable

La fórmula de stock de seguridad con demanda variable es la mejor para situaciones en las que el tiempo de entrega es confiable, pero la demanda varía.

La desviación estándar de la demanda x la raíz cuadrada del retraso promedio

Al igual que con la desviación estándar, existen herramientas en línea que pueden calcular con precisión el promedio de un conjunto de números y calcular la raíz cuadrada de una figura. Para encontrar el retraso promedio, tomar los pedidos de proveedores que tardaron más que el promedio en llegar, sume esas cifras, y luego dividir la suma resultante por el número de pedidos que tardaron más que el promedio en llegar.

Stock de seguridad con un plazo de entrega variable

Este cálculo es para situaciones en las que la demanda es estable pero el tiempo de entrega fluctúa:

Z x Ventas promedio x σLT

Como antes, "Z" representa el nivel de servicio deseado y "σLT" representa la desviación del tiempo de entrega (consulte la fórmula de desviación estándar para obtener más información sobre cómo calcularlos).

Fórmulas complementarias

Estas ecuaciones proporcionan información adicional para complementar los cálculos de existencias de seguridad. Pueden utilizarse para garantizar que se tengan en cuenta todos los aspectos relacionados con las existencias de seguridad.

Stock de seguridad con EOQ (cantidad económica de pedido)

La cantidad económica de pedido (EOQ) es la cantidad ideal de stock que una empresa debe comprar para minimizar los costos de inventario. Es útil cuando una empresa desea minimizar los costos, como realizar pedidos, Transporte y almacenamiento. La fórmula está escrita como:

EOQ = √DS / H

"D" representa la demanda de stock en un período determinado, "S" son los costos de estos pedidos, y "H" representa los costos de mantenimiento por artículo dentro del período.

Fórmula de punto de reorden

Este cálculo ayuda a las empresas a determinar el nivel de inventario que requeriría sumergirse en el stock de seguridad:

Punto de reorden = (Agotamiento promedio de existencias en un período determinado x Plazo de entrega promedio) + Stock de seguridad disponible

El punto de reorden es el momento óptimo para reordenar existencias antes de que se agoten por completo. Reducir el riesgo de desabastecimiento.

Fórmula de stock de seguridad de posición de inventario

Esta fórmula ayuda a las empresas a monitorear el inventario neto, que es el stock disponible menos los pedidos pendientes:

IP = Inventario disponible - Pedidos pendientes + Inventario actualmente en pedido

La cifra resultante debe ser superior al punto de reorden para evitar quedarse sin stock.

Cómo elegir la fórmula de stock de seguridad adecuada

Saber qué fórmula usar puede depender de varios factores, incluso:

• Qué tan rápido se mueve el inventario
• Demanda actual y prevista
• Volumen de ventas actual y previsto
• Plazos de entrega del proveedor

La fórmula básica de existencias de seguridad es un buen punto de partida para la mayoría de las empresas, ya que proporciona una estimación aproximada útil cuando se desconocen los detalles sobre las variables anteriores. Para las empresas con una mejor idea de estos detalles de inventario, las fórmulas más complejas son de mayor utilidad para determinar los niveles de existencias de seguridad.

Desafíos y riesgos comunes de las acciones de seguridad

El stock de seguridad es una herramienta valiosa para combatir el desabastecimiento, pero puede tener algunas desventajas. Hay algunos factores que los gerentes de inventario deben considerar al desarrollar estrategias de inventario de seguridad.

Poner el stock de seguridad a cero

Muchos gerentes de la cadena de suministro intentan combatir los costos de tener demasiado stock disponible estableciendo el stock de seguridad en cero. Esto es especialmente común cuando disminuye un pico inesperado en la demanda y la demanda vuelve a un nivel normal. Si bien resuelve el problema de tener demasiado inventario, reaviva el riesgo de no tener un colchón para manejar más fluctuaciones en la demanda o retrasos en los proveedores, que puede ser incluso más costoso.

El stock de seguridad es estático

El stock de seguridad no crece con el negocio, lo que significa que la cantidad de unidades actualmente asignadas como existencias de seguridad puede no ser suficiente a medida que el negocio se expande. Los gerentes de inventario deben revisar los cuellos de botella y los números de existencias de seguridad con regularidad y ajustar la cantidad según sea necesario.

Demasiado stock de seguridad

Llevar existencias de seguridad a menudo es necesario para evitar perder ventas por falta de existencias. pero no se puede negar que reduce el efectivo disponible de la empresa. Tener un exceso de existencias de seguridad puede significar menos espacio para las existencias del ciclo actual o para nuevos productos. También es un gasto comercial considerable, ya que los costos de mantenimiento a menudo representan el 20% o más del costo total del inventario. Gran parte de este gasto proviene de las cantidades adicionales que deben adquirirse y del aumento de los costos de almacenamiento y las horas del personal.

Fórmulas de stock de seguridad estándar

Es posible que las fórmulas estándar de existencias de seguridad no funcionen para todas las industrias o estrategias operativas, especialmente cuando existen numerosas variables desconocidas. Estas fórmulas deben ajustarse para adaptarse a empresas y situaciones individuales para proporcionar los cálculos más confiables.

Dejar que las existencias de seguridad disminuyan

Es tentador para los gerentes de la cadena de suministro disminuir la cantidad de existencias de seguridad a medida que disminuyen los tiempos de entrega promedio. Sin embargo, además de los largos plazos de entrega, otros factores pueden causar problemas de inventario, por lo que mantener un stock de seguridad adecuado debería ser una prioridad.

Uso excesivo de existencias de seguridad

Las existencias de seguridad son un buen escudo contra el desabastecimiento, pero no es una panacea para los problemas de inventario. Los gerentes de la cadena de suministro deben determinar la cantidad óptima de existencias de seguridad para cada artículo y encontrar un equilibrio cuidadoso entre los riesgos y costos de los desabastecimientos en comparación con los riesgos y costos de tener demasiadas existencias disponibles.

Ejemplos de stock de seguridad

Así es como funcionan las existencias de seguridad en la práctica:un fabricante de palas de nieve sabe que la demanda es baja durante los meses más cálidos, pero puede fluctuar significativamente en el invierno dependiendo de varios aspectos del clima difíciles de predecir. Por esta razón, el gerente de inventario puede decidir reservar una porción de cada tipo de pala para nieve que vende (por ejemplo, resistente para nieve importante, palas de metal para hielo y más) para garantizar que la empresa pueda satisfacer la demanda en todos los ámbitos.

Como otro ejemplo, un fabricante de bicicletas apareció recientemente en una revista de ciclismo popular y experimentó un fuerte aumento en los pedidos. A medida que el fabricante cumple con los pedidos, el inventario se agota más rápido que el tiempo de entrega promedio, aumentando el riesgo de un desabastecimiento completo. Sin stock de seguridad, la empresa no puede cumplir con los pedidos una vez que se agota el inventario regular, lo que lleva a la pérdida de ventas.

Gestione y calcule el stock de seguridad con el software de gestión de inventario

Muchos gerentes de la cadena de suministro confían en el software de gestión de inventario y en las herramientas de planificación de la demanda integradas o complementarias para calcular los niveles óptimos de existencias de seguridad y reducir las posibilidades de tener demasiado, o no suficiente, inventario de reserva. Las empresas también pueden centralizar las funciones de la cadena de suministro en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para una mejor planificación y colaboración entre las unidades operativas. Las capacidades analíticas avanzadas que ofrece el software ERP líder pueden mejorar la confiabilidad de los pronósticos. teniendo en cuenta las fluctuaciones de la oferta y la demanda. Eso reduce las posibilidades de mantener un exceso de existencias de seguridad y puede reducir la necesidad de existencias de seguridad al optimizar la gestión del inventario en todos los ámbitos. En breve, este software puede realizar todas las tareas necesarias para calcular y administrar el stock de seguridad con precisión y mejorar la eficiencia operativa general.

Existe una gran cantidad de beneficios para mantener existencias de seguridad, principalmente la capacidad de mantener el flujo de operaciones incluso cuando hay interrupciones en el inventario. Sin embargo, Es importante evitar un stock de seguridad excesivo, ya que demasiado puede dañar el negocio más de lo que puede ayudar. Las fórmulas pueden ayudar a encontrar el equilibrio correcto, pero evaluar y lograr el nivel óptimo de existencias de seguridad requiere información completa sobre toda la cadena de suministro, y el software de gestión de inventario elimina los procesos manuales de la ecuación, a veces literalmente, ayudar a las empresas a maximizar las ventas, minimizar las interrupciones, optimice el stock de seguridad y genere beneficios.

Preguntas frecuentes sobre stock de seguridad

¿Qué es un buen nivel de existencias de seguridad?

El nivel óptimo depende de varios factores, incluida la velocidad del inventario, demanda actual y futura, volumen de ventas y plazos de entrega de proveedores. Como una regla de oro, la cantidad de existencias de seguridad debe ser la cantidad de inventario utilizada por día multiplicada por el tiempo de entrega en días.

¿Cuál es la diferencia entre existencias reguladoras y existencias de seguridad?

Si bien los términos generalmente se usan indistintamente, en algunas industrias, "stock de reserva" se refiere al exceso de inventario que cubre las variaciones de la demanda, mientras que la definición de existencias de seguridad se refiere al exceso de inventario mantenido por demoras de los proveedores u otras variaciones internas.

¿Cuál es la importancia de las existencias de seguridad?

El stock de seguridad es una de las formas más fáciles de evitar quedarse sin stock y no cumplir con los pedidos. Sin ello, las empresas perderían ventas y, por último, clientes.