5 métodos sencillos para realizar un seguimiento eficiente de los gastos de automóvil y el kilometraje

Si es como la mayoría de los propietarios de empresas, empresarios o vendedores, probablemente tenga una caja de zapatos llena de recibos de gasolina. Su caja de zapatos puede disfrazarse como el piso del asiento trasero de su automóvil, o el fondo del cajón de tu escritorio, pero probablemente tengas esa "caja de zapatos" de todos modos.

Desafortunadamente, tendrá un gran trabajo de clasificación por delante cuando llegue el momento de los impuestos. No solo perderá su valioso tiempo tratando de organizarse antes de dejar su declaración de impuestos en la oficina de su contador, tiempo que podría emplearse mejor para hacer crecer su negocio, incluso peor, probablemente no esté reclamando todas sus deducciones elegibles y, por lo tanto, pagando más impuestos de lo que debería.

Este año, ¿Por qué no tirar esa caja de zapatos y probar algo diferente? Para ahorrarle tiempo y dinero, Configure un sistema de seguimiento rápido y fácil para controlar los gastos de su automóvil ahora en lugar de esperar hasta la fecha límite de impuestos.

Pasos rápidos y sencillos para realizar un seguimiento de los gastos del automóvil

• Asegúrese de realizar un seguimiento de todos los gastos elegibles de su automóvil. Estos incluyen sus costos de propiedad, como pagos de arrendamiento, depreciación si es dueño de su vehículo (también conocido como asignación de costo de capital o CCA), o cargos por intereses si está financiando su propiedad. También son elegibles los gastos en los que incurra para operar su vehículo como combustible, seguro, estacionamiento, lavados de autos, cambios de aceite y otros costos de mantenimiento, así como todas las tarifas de licencia y registro.
• Cree una carpeta de archivos para cada una de estas categorías. Coloque sus recibos en el archivo correspondiente al final de cada día. Asegúrese de mantener su sistema de archivo en un lugar a mano, como el cajón de archivos en su escritorio. Si sus archivos no están cerca, es demasiado tentador volver a esa vieja caja de zapatos. Cuando llegue el momento de enviar sus impuestos, ¡Toda la clasificación está hecha! Solo tienes que sumar los recibos.
• Cree una hoja de cálculo con una columna para cada una de las categorías discutidas anteriormente. A medida que presenta cada recibo, tómese un minuto para agregar también el gasto a su hoja de cálculo. Al final del año, simplemente sume cada columna para sumar rápidamente los gastos de su automóvil. Para simplificar aún más este proceso, utilice software o servicios de seguimiento financiero (como el nuestro aquí en Mint) y asegúrese de utilizar la función de categoría o nota para realizar un seguimiento de cada tipo de gasto. Al final del año, imprima informes por categoría y listo.
• También deberá llevar un registro de kilometraje. Para hacer esto, simplemente ingrese su lectura de odómetro inicial y final en su planificador, PDA, o el calendario del teléfono inteligente al inicio y al final de cada día laboral. También puede utilizar un calendario gratuito basado en la nube como Google Calendar para que pueda acceder a su registro desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Al final de cada semana laboral, mes, o año, simplemente reste las lecturas de kilometraje de apertura y cierre. Como respaldo, en caso de un mal funcionamiento de la computadora, escriba la lectura del odómetro en su recibo cada vez que llene el tanque de gasolina.
• Después de haber presentado sus impuestos, coloque todas sus carpetas y hojas de cálculo impresas o informes resumidos en una caja bancaria para referencia futura. Asegúrese de mantener la información al menos cinco años atrás en caso de que el IRS solicite una aclaración en el futuro.
• Una vez que haya cerrado el año, cree nuevas carpetas de archivos y repita el proceso para el próximo año.

Sencillo, rápido, precisa y sencilla. Más importante, cuando llegue el momento de presentar sus impuestos al final del año, todo el trabajo pesado está hecho. Ahora puedes concentrarte en cosas más importantes. ¡Cosas como administrar su negocio!

Susan A. Enns es coach de ventas B2B, Autor y socio director de B2B Sales Connections. Ella tiene un historial probado de éxito, con más de 26 años de experiencia, y sus libros se han vendido en cuatro continentes distintos.