4 formas de lograr una colaboración fluida al cambiar a un modelo de trabajo híbrido

Cómo Lograr una Colaboración Perfecta en un Modelo de Trabajo Híbrido

Combinar la WFH con la vida de la oficina es el camino a seguir, pero plantea algunos desafíos, sobre todo en la fluidez operativa. Consideremos cómo se puede superar ese obstáculo.

En 2019, cuando el Covid-19 solo estaba en la mente de los virólogos, el trabajo remoto todavía era una rareza. En gran parte del mundo (al menos en el mundo occidental), el acceso a Internet había sido lo suficientemente rápido y constante durante años. , sin embargo, los empleadores se mantuvieron firmes en contra del concepto de dar más libertad a sus trabajadores porque temían lo que se haría con ella.

La historia de terror que recitaban cuando se les solicitaba describía a profesionales inactivos que usaban su relativa falta de supervisión para no hacer nada mientras afirmaban estar trabajando diligentemente. ¿De verdad creían que esto sucedería? Algunos lo hicieron, mientras que otros simplemente lo repitieron porque no querían cambiar. El cambio es complicado e incómodo, mientras que el statu quo es cómodo.

Entonces, cuando se produjeron los primeros confinamientos y los gobiernos de todo el mundo no dieron a las empresas más remedio que adoptar métodos de trabajo remotos, fue un cambio enorme. cambio, similar a un repentino salto generacional en tecnología. Todos esperaban que el trabajo remoto fuera grande algún día , pero no estaban listos para que ese día pasara a hoy .

Avance hasta este punto y hemos obtenido varias ideas clave. Bueno, dos ideas que naturalmente conducen a una tercera:

1. El teletrabajo es perfectamente viable. Los temores de que llevaría al colapso de la productividad eran claramente infundados. Ha subido en algunos casos y marginalmente en otros, siendo la mayoría de las empresas más o menos tan productivas como antes del cambio.
2. La colaboración sufre a distancia. Trabajar en lugares separados es complicado para los equipos. La comunicación en línea solo llega hasta cierto punto, y es difícil estar motivado cuando pasas cada día en el espacio aislado de tu oficina en casa.
3. Un enfoque híbrido es el camino a seguir. Al mantener un espacio de oficina pero hacer que la asistencia sea opcional, una empresa con visión de futuro puede obtener lo mejor de ambos mundos:la libertad y el bajo costo del trabajo remoto y la satisfacción de la conexión en persona.

Pasar a un modelo híbrido no automáticamente sin embargo, conducen a una colaboración sobresaliente. Es un enfoque incipiente que necesita mucho pensamiento y esfuerzo para optimizar. Dado esto, el enfoque de esta publicación es lograr una colaboración fluida con una estructura híbrida, y vamos a ver cuatro formas en las que puede lograrlo. Vayamos a ellos.

Sea coherente con los sistemas que utiliza

En un día cualquiera, revise la carga de trabajo y los hábitos de dos trabajadores:uno en la oficina y el otro trabajando desde casa. ¿Cuáles son las diferencias? Si toman descansos en diferentes momentos, enmarcan sus días de manera diferente y se comunican con sus colegas en diferentes grados, no hay problema. Pero, ¿y si funcionan fundamentalmente a través de diferentes sistemas?

No es tan inverosímil como podría parecer. Es posible que se haya introducido una herramienta en particular en la oficina, con la suposición subyacente de que los trabajadores remotos estarían informados sin cumplirse. Además, los trabajadores remotos, que se sienten desconectados de sus equipos, pueden comenzar a dedicar más tiempo a las herramientas que ellos prefieren usar, rehuyendo los recomendados para ellos.

El problema con las disparidades de este tipo es que generan confusión y cooperación lenta. El empleado A consulta al empleado B sobre una determinada tarea, pero están usando un software diferente para manejar cosas similares y no pueden comunicarse de manera efectiva. Por eso es tan importante que las empresas (especialmente las grandes) inviertan en software que lo abarque todo.

Los amplios sistemas basados ​​en la nube (como Really Simple Systems CRM, por supuesto) no solo son más poderosos que las alternativas. También son mejores para unir a las empresas, garantizar que todos estén en sintonía y reducir los obstáculos operativos. En resumen, cada trabajador debe apoyarse en los mismos sistemas ya sea que esté dentro o fuera de la oficina.

Haga que las personas trabajen en tareas de toda la empresa

Es imposible lograr una colaboración fluida si no participa en ninguna colaboración, y no, hacer que muchas personas trabajen al servicio del mismo objetivo no requiere colaboración. Separar a los empleados de la estructura de oficina clásica haciéndola opcional también les permite permanecer aislados. Incluso puede suceder accidentalmente, con el Empleado A queriendo estar en la oficina los lunes y martes y el Empleado B prefiriendo los jueves y viernes.

Además, la naturaleza de la mayoría de las empresas deja una colaboración extensa como principalmente un extra opcional:algo que tiende a surgir debido a discusiones casuales durante las reuniones de oficina. Así que cuando es una necesidad (cuando surge un proyecto que demanda legítimamente el esfuerzo conjunto de todos los trabajadores de la empresa), es extraño y difícil de entender para la gente.

Si desea mejorar en la natación, debe nadar con regularidad, y si desea mejorar en la colaboración, debe colaborar más. Debido a esto, es importante proporcionar con poca frecuencia tareas para toda la empresa, por muy artificiosas que sean, que puedan hacer que las personas trabajen juntas y mejoren sus habilidades de comunicación.

Idealmente, esas tareas serán genuinamente útiles para la empresa en su conjunto. Los recursos son grandes inversiones, por ejemplo:traer a todos para que contribuyan a una base de conocimientos (un sitio accesible destinado a responder a las consultas de los clientes sin necesidad de comunicación directa) es una opción, al igual que renovar el sitio web de su empresa de manera que refleje las personalidades detrás de la estructura corporativa (la gente quiere apoyar empresas que parecen fundamentalmente humanas).

Asegúrese de que todos conozcan la programación

El empleado A termina su parte de un proyecto, pero realmente podría beneficiarse de la evaluación del empleado B antes de enviarlo para su aprobación. Se dirigen a la oficina al día siguiente para poder discutirlo con ellos directamente, solo para descubrir que el Empleado B no se encuentra por ningún lado. Resulta que el Empleado B decidió mezclar su rutina de trabajo híbrida y trabajará desde casa durante el resto de la semana, lo que requerirá que la conversación se lleve a cabo en línea (o no se lleve a cabo en absoluto).

Esto no suena como un gran problema, pero estamos hablando de perfecto la colaboración como objetivo, y perder el tiempo tratando de ponerse al día con alguien no encaja con eso. Los trabajadores sabrán qué conversaciones se manejan mejor en persona y cuáles son mejores como chats en línea; solo necesitan saber qué harán sus colegas para que puedan ser complacientes.

En consecuencia, la mayor cantidad de personas posible debe tener sus horarios establecidos con bastante claridad antes de tiempo, con los ajustes de última hora reducidos al mínimo. Si hay empleados que no utilizan el modelo híbrido (trabajan exclusivamente desde la oficina o desde casa), obviamente pueden quedar fuera de la ecuación, pero los que mezclan y combinan deben tener claros sus planes para que sus colegas puedan tomar decisiones apropiadas.

Además, alentar a las personas a adoptar la flexibilidad colaborativa realmente ayudará. En otras palabras, es mejor tener trabajadores dispuestos a ajustar sus horarios sobre la marcha que tener trabajadores que establecen sus horarios rígidamente y nunca los cambiarán. No puede exigir esto y no debe intentarlo, pero lo más probable es que sus empleados estén dispuestos a ceder un poco si saben que es en beneficio de sus colegas.

Agilice los esquemas de su proyecto

El ir y venir de proyectos colaborativos siempre ha tenido el potencial de causar problemas, y la introducción del trabajo remoto solo se sumó a eso. Puede relacionarlo con el elemento de traspaso de una carrera de relevos:incluso el traspaso más elegante se suma al tiempo total, y cada etapa adicional reduce la eficiencia general. Considere cómo esto agrava los problemas que ya hemos mencionado, como una programación poco clara que interfiere con la comunicación.

Un proyecto que recurre a las habilidades de diez personas no debe estar diseñado con una serie intrincada de intercambios, donde el Empleado A se lo pasa al Empleado B, quien se lo pasa al Empleado C, quien luego tiene que devolvérselo al Empleado B. Cualquier colaboración que adopte ese enfoque absorberá mucho más tiempo y esfuerzo del que realmente necesita.

Al planificar cada proyecto para reducir los intercambios y minimizar las reuniones (es preferible una reunión larga con todos en la oficina a seis reuniones cortas que pueden retrasarse fácilmente), puede eliminar la administración innecesaria y evitar muchos de los daños que horarios contradictorios pueden causar. ¿En breve? Mantén las cosas simples .

Reflexiones finales

En última instancia, hay dos claves para una colaboración sólida:la comunicación y la programación. Cuanto más pueda hacer para que los miembros de su equipo se acostumbren a trabajar juntos y alinear sus horarios, más fácil y fructíferamente podrán combinar sus esfuerzos. Si sigue las sugerencias que hemos cubierto aquí, tendrá muchas más posibilidades de aprovechar al máximo el enfoque de trabajo híbrido que pronto será estándar.