QuickBooks frente a Sage 50cloud:gestión de cuentas por pagar

Según el plan al que se suscriba, QuickBooks Online puede ofrecer la función de cuentas por pagar. Lea acerca de las limitaciones de QuickBooks Online y nuestra selección de una buena alternativa de cuentas por pagar.

Incluso las pequeñas empresas tienen facturas que pagar y necesitan una forma de administrarlas adecuadamente y pagarlas a tiempo. Si está utilizando el método contable de caja, puede pagar sus facturas y luego registrarlas una vez que se paguen, pero si está utilizando el método contable de acumulación recomendado, debe registrar las facturas cuando se reciben y una forma de pagarlos cuando vencen.

Desafortunadamente, la industria del software de contabilidad se ha negado a incluir la funcionalidad de cuentas por pagar en las aplicaciones de software de contabilidad de nivel de entrada. Claro, hay formas de registrar sus gastos, pero solo después de haberlos pagado.

Por ejemplo, en muchas de estas aplicaciones, no hay forma de registrar una factura que recibe hoy y que vence el próximo mes. Solo podrá registrar la factura después de que se haya realizado el pago, que no es la forma correcta de procesar las cuentas por pagar.

La falta de funcionalidad de cuentas por pagar afecta directamente a los usuarios de QuickBooks Online, específicamente a aquellos que usan los planes de trabajo por cuenta propia o de inicio simple, y ninguno de los planes ofrece una función de cuentas por pagar, lo que deja a los suscriptores incapaces de administrar adecuadamente a los proveedores, registrar facturas y realizar pagos puntuales cortos. de actualizarse a un plan más poderoso y costoso.

Afortunadamente, existen alternativas, y una de las mejores y más asequibles es Sage 50cloud Accounting. Facturado como una solución híbrida que ofrece la estabilidad y seguridad de una aplicación en el sitio junto con un fácil acceso en línea, Sage 50cloud Accounting está disponible en tres planes, desde $340 el primer año. Y mejor aún, los tres planes ofrecen una funcionalidad completa de cuentas por pagar.

Aparte de los precios, hay otras razones para pasar por alto QuickBooks Online cuando se busca una funcionalidad sólida de cuentas por pagar.

1. Gestión de proveedores

La administración de proveedores en QuickBooks Online le permite ingresar información básica del proveedor, incluidas las tarifas de facturación, los términos de pago y su propio número de cuenta asignado. También puede agregar un número de identificación fiscal o un número de Seguro Social al archivo del proveedor. Si bien esto le proporciona los conceptos básicos, podría ser mucho mejor. Por supuesto, si eres uno de los suscriptores autónomos o de inicio simple, no tendrás acceso a esta función en absoluto.

2. Asequibilidad

Comenzar un nuevo negocio puede ser costoso. Necesitará una licencia comercial, equipo para administrar su negocio correctamente, inventario si está vendiendo productos y maquinaria si está fabricando productos. Y después de todos los gastos iniciales, lo último que desea es gastar mucho dinero en software.

Históricamente, las aplicaciones de QuickBooks han estado dirigidas a propietarios de pequeñas y nuevas empresas, pero su precio actual pone sus planes más sólidos fuera del alcance de muchas empresas nuevas.

3. Gestión de cuentas por pagar

Los dueños de negocios aprecian el fácil acceso al saldo de sus cuentas por pagar. Es útil revisar este saldo para ver qué se debe y cuándo se debe pagar.

Sin embargo, en QuickBooks Online, todos los gastos se agrupan, e incluso filtrar la información no elimina la adición de facturas ya pagadas. Sí, puede ejecutar un informe de cuentas por pagar si lo desea, pero no debería tener que hacerlo para ver su saldo pendiente de cuentas por pagar.

La alternativa de Sage 50cloud Accounting a la función de cuentas por pagar de QuickBooks Online

Encontrar una aplicación de software de contabilidad diseñada para pequeñas empresas que incluya la funcionalidad de cuentas por pagar es más difícil de lo que piensa. Si bien la mayoría de estas aplicaciones están repletas de funciones, el área que se pasa por alto es la de las cuentas por pagar.

Hay opciones disponibles, con la mejor opción Sage 50cloud Accounting. Al igual que QuickBooks Online, Sage 50cloud Accounting ofrece varios planes para empresas pequeñas y en crecimiento. Pero a diferencia de QuickBooks Online, Sage 50cloud Accounting ofrece funcionalidad de cuentas por pagar en todos sus planes.

Si necesita pagar algunas facturas, probablemente pueda arreglárselas con un módulo básico de cuentas por pagar, pero si necesita una forma de administrar sus cuentas por pagar correctamente, consulte Sage 50cloud Accounting.

Descripción general de la contabilidad de Sage 50cloud

Una buena opción para empresas pequeñas y en crecimiento, Sage 50cloud Accounting ofrece tres planes, incluido un plan de usuario único y el plan Quantum que admite hasta 40 usuarios, lo que facilita la ampliación a un plan más potente si es necesario. La aplicación ofrece una estructura híbrida única diseñada para brindar la estabilidad que ofrece una aplicación local junto con la accesibilidad en línea que los propietarios de pequeñas empresas pueden apreciar.

Para ver más funciones en Sage 50cloud Accounting, consulte la reseña completa de The Ascent.

Sage 50cloud Accounting incluye una impresionante lista de características, que incluyen:

• Funcionalidad de contabilidad completa
• Gestión de clientes y proveedores
• Seguimiento de ventas
• Facturación y aceptación de pagos
• Integración completa con Microsoft 365 para acceder en cualquier momento y en cualquier lugar
• Órdenes de compra
• Feeds bancarios
• Conciliación bancaria
• Excelentes capacidades de generación de informes

Aunque la interfaz de usuario está repleta, tendrá fácil acceso a todas las funciones del sistema desde una sola pantalla, lo que facilita la navegación por el sistema. Pero lo que distingue a Sage 50cloud Accounting de sus competidores, incluido QuickBooks Online, es la disponibilidad de un increíble módulo de cuentas por pagar disponible en los tres planes.

Resumen de cuentas por pagar de Sage 50cloud Accounting

Se puede acceder fácilmente al centro de navegación de Proveedores y Compras, que es donde se pueden encontrar todas las funciones de cuentas por pagar, desde el menú vertical a la izquierda de la pantalla.

Desde esta pantalla, puede agregar nuevos proveedores, emitir cheques, administrar los formularios 1099 de proveedores y contratistas, crear una orden de compra, ingresar nuevas facturas y pagar las facturas existentes. También puede anular cheques, crear un crédito de proveedor y ejecutar sus informes de cuentas por pagar directamente desde esta pantalla.

Junto con el gráfico de flujo de trabajo de tareas, la pantalla Proveedores y compras le brinda fácil acceso a una lista completa de proveedores, que incluye los saldos adeudados actuales, un gráfico de cuentas por pagar antiguas, así como un acceso rápido a los informes de cuentas por pagar que se ejecutan con frecuencia.

Al ingresar una nueva factura, puede optar por aplicar la factura a una orden de compra existente, una excelente opción si está ingresando una factura de proveedor. Se pueden agregar nuevos proveedores sobre la marcha e incluso puede crear un evento asociado con la factura.

Por ejemplo, en enero, su empresa organiza una capacitación de un día y contrata a los mejores expertos de la industria para brindar la capacitación. Una vez que finaliza el seminario, los expertos de la industria le envían una factura por sus servicios. Al conectar sus facturas con el seminario, puede ver cuánto dinero se gastó en el seminario y si obtuvo ganancias. Conectar los gastos con un evento también proporciona una base para eventos futuros, brindándole información valiosa sobre los costos asociados.

Otra característica que apreciarán los propietarios de pequeñas empresas es la capacidad de agregar hasta 20 métodos de pago diferentes que su empresa puede usar para pagar a sus proveedores. Estos pueden incluir métodos tradicionales, como escribir un cheque y pagar a los proveedores a través de PayPal, tarjeta de crédito o transferencia ACH.

Al pagar una factura, también puede elegir la cuenta de efectivo que desea usar para pagar la factura, y la aplicación le proporciona un saldo actual de esa cuenta en particular.

La gestión completa de proveedores también se incluye en Sage 50cloud Accounting, con la pantalla Mantener proveedores que ofrece hasta cinco campos personalizables en la aplicación que le permiten rastrear información adicional sobre cada proveedor.

La función de gestión de proveedores también le proporciona detalles sobre cada proveedor, incluido el total de pedidos de compra, el total de pagos realizados al proveedor y un historial de compras de artículos. Al ingresar proveedores, también puede crear valores predeterminados para cada proveedor, incluidos los términos de pago, la antigüedad de la cuenta, los métodos de pago y la configuración 1099, y cada cuenta de proveedor también proporciona detalles sobre las compras y los pagos realizados.

Si bien muchas aplicaciones de software de contabilidad se enfocan en los pagos electrónicos (que están incluidos), el software de contabilidad Sage 50 también incluye una forma más tradicional de pagar facturas:emitiendo un cheque. Puede imprimir cuentas por pagar y cheques de nómina en la aplicación, con soporte para formularios continuos y cheques láser.

Las opciones de informes de cuentas por pagar también son óptimas en Sage 50cloud Accounting, con estos informes disponibles:

• Cuentas por pagar antiguas
• Diario de desembolsos de efectivo
• Requisitos de efectivo
• Comprobar registro
• Diario de compras
• Registro de órdenes de compra
• Libros mayores de proveedores
• Lista de proveedores
• Historial de transacciones del proveedor

Finalmente, puede crear una nota de crédito de proveedor en Sage 50cloud Accounting y procesar cualquier devolución, con la opción de agregar una nota a la nota de crédito como referencia o incluirla con la nota de crédito cuando se envía a su vendedor o proveedor.

Obtenga más información sobre Sage 50cloud Accounting en la reseña completa de The Ascent

No subestimes la importancia de las cuentas por pagar

No se deje convencer de que no necesita un módulo de cuentas por pagar para su negocio. Tú lo haces.

El hecho de que las aplicaciones de software de contabilidad pasen por alto la importancia de las cuentas por pagar no significa que los dueños de negocios deban seguirlas.

Las cuentas por pagar son necesarias para administrar su negocio correctamente. Le permite ingresar facturas, pagarlas cuando vencen y realizar un seguimiento de las compras y pagos de proveedores y proveedores. La gestión adecuada de sus cuentas por pagar también garantiza que sus estados financieros reflejen con precisión sus gastos.

Sage 50cloud Accounting ofrece uno de los mejores módulos de cuentas por pagar del mercado actual. Así que deja de intentar que un programa funcione para ti y deja que Sage 50cloud Accounting haga el trabajo.