4 Consideraciones Contables Especiales para Bufetes de Abogados

Los bufetes de abogados siguen normas contables especiales para retener los fondos de los clientes. Aquí hay cuatro áreas de contabilidad legal que debe conocer antes de abrir un bufete de abogados.

No sería un gran abogado defensor:lloro cuando discuto sobre las cosas más insignificantes. Pero puedes dejarme la contabilidad del bufete de abogados a mí.

Resumen:¿En qué se diferencia la contabilidad de los bufetes de abogados de otros tipos de contabilidad?

Los bufetes de abogados hacen malabares con el dinero de sus clientes más que en la mayoría de las industrias. Los contadores en derecho dedican gran parte de su tiempo a rastrear el dinero que ganó la empresa y lo que debe ir a los clientes, los tribunales o terceros.

El dinero entra en los bufetes de abogados de todas las direcciones. Por ejemplo, un bufete de abogados podría obtener sus ingresos a través de acuerdos, donde nunca ve un centavo directamente del cliente. Los clientes a menudo pagan honorarios de retención para dedicar el tiempo de sus abogados a sus asuntos legales. Los métodos de pago únicos hacen que la contabilidad de los bufetes de abogados sea diferente de otros tipos de contabilidad.

¿A qué consideraciones especiales deben prestar atención los contadores de los bufetes de abogados?

Shocker:La contabilidad legal tiene reglas hasta el wazoo. Repase sus habilidades de contabilidad 101 antes de sumergirse en lo que yo consideraría material de contabilidad 201.

1. Cuentas de confianza del cliente (CTA)

Todo el dinero que su empresa retiene para un cliente y no ha ganado se deposita en una cuenta fiduciaria del cliente (CTA). Puede abrir una CTA en los bancos que ofrecen cuentas bancarias comerciales.

Digamos que su cliente le pagó $ 20,000 por adelantado, sabiendo que los honorarios del abogado superarán con creces esa cantidad. Como aún no has ganado los $20,000, debes ponerlo en un CTA. Muchos CTA ganan intereses en beneficio del cliente.

La American Bar Association (ABA) dice que los bufetes de abogados suelen abrir CTA:

• Para retener pagos anticipados de honorarios legales
• Para celebrar liquidaciones, pagaderas a un cliente o a un tercero
• Para administrar el patrimonio de un cliente

Los bufetes de abogados pueden meterse en problemas cuando retiran fondos no devengados de los CTA. El dinero en una CTA no es inmediatamente suyo:se le llama fiduciario, lo que requiere que ejerza el más alto nivel de cuidado con los fondos de su cliente. Solo puede mover fondos de CTA a su cuenta operativa comercial después de que su cliente apruebe una factura.

Como todas las cuentas bancarias, las CTA vienen con cargos por servicios bancarios. Algunos estados impiden que los bufetes de abogados depositen sus propios fondos en CTA, por lo que los pagaría de su cuenta operativa. En los estados que lo permiten, depositaría solo lo suficiente para cubrir las tarifas. Puede facturar al cliente los cargos que pagó su empresa.

Todos los fondos que ingresan en una CTA son un pasivo en su balance general porque es dinero que tiene pero que no ganó. Entraremos en el meollo de la contabilidad más tarde.

2. Intereses en cuentas fiduciarias de abogados (IOLTA)

Los intereses en cuentas fiduciarias de abogados (IOLTA) son un tipo de CTA. Mientras que otros CTA ganan intereses para los clientes, los IOLTA envían el interés a programas patrocinados por el estado que financian becas para facultades de derecho y servicios legales para los pobres.

Es costumbre usar IOLTA cuando deposita montos nominales que generarían poco o ningún interés. El estado reúne los fondos de las IOLTA individuales para generar suficientes ingresos para financiar los programas públicos. Querrá una CTA tradicional que devengue intereses para depósitos o fondos sustanciales que planea mantener a largo plazo.

Algunos estados obligan a los bufetes de abogados a usar IOLTA en ciertas situaciones, así que consulte con el colegio de abogados de su estado para conocer las reglas de su bufete.

No puede usar los fondos de IOLTA para pagar tarifas bancarias. Si el banco no renuncia o cubre los cargos del servicio bancario IOLTA con ganancias de intereses, debe escribir un cheque de la cuenta operativa de su empresa. Nuevamente, puede facturar al cliente para reembolsarle los gastos.

Puede usar el mismo IOLTA para varios clientes, pero debe tener un método confiable para rastrear el saldo actual de cada cliente.

3. Tarifas de anticipo

La mayoría de los bufetes de abogados aceptan honorarios de retención que aseguran la disponibilidad de los abogados para los asuntos legales de un cliente. Las tarifas de retención se pagan por adelantado y generalmente se repiten mensualmente. La forma de contabilizar los anticipos depende del acuerdo.

Los verdaderos anticipos no son reembolsables e inmediatamente cuentan como ingresos para la empresa. No tiene que poner los fondos en un CTA y retirarlos lentamente a medida que sus asociados se esfuerzan. Es todo tuyo desde el salto.

Los anticipos reembolsables, en los que el cliente puede recibir un reembolso por las horas prepagas pero no trabajadas durante el mes, son lo que los contadores denominan ingresos no devengados o diferidos. La tarifa de anticipo se incluye en una CTA y puede retirarla a medida que el cliente aprueba las facturas por los servicios prestados.

Los acuerdos de retención pueden volverse complejos, pero no necesito decírtelo. El factor diferenciador para la contabilidad es si hay contingencias o cláusulas de reembolso en el contrato de retención.

4. Compensación de socios

La estructura comercial estándar de un bufete de abogados es una sociedad de responsabilidad limitada (LLP). Los propietarios, llamados socios, disfrutan de los beneficios de la transferencia de impuestos bajo un escudo que protege sus activos personales de las responsabilidades comerciales. A los socios se les paga de manera diferente a los empleados.

Los abogados usan el término “socio” más liberalmente que los contadores. Algunas firmas promueven a los abogados a un título de socio sin convertirlos en copropietarios del negocio. Desde una perspectiva contable, un socio sin capital en la empresa sigue siendo un empleado.

La distinción es importante porque los socios de capital no pueden ganar salarios como los empleados. Pagan impuestos en función de su parte de las ganancias de la empresa y se pagan a sí mismos a través de un sorteo del propietario. Algunos socios también obtienen pagos garantizados para asegurar ingresos estables incluso si el negocio opera con pérdidas.

Por el contrario, los empleados ganan salarios y las empresas deben retener los impuestos sobre la nómina de sus salarios. Los socios sin capital deben pagar impuestos como empleados.

Mejores prácticas contables para bufetes de abogados

Siga estos consejos para garantizar el cumplimiento de la contabilidad de la firma legal.

1. No mezcle los fondos operativos y de CTA

No se le permite tener los fondos de su cliente y de su empresa en la misma cuenta. En otras industrias, puede mantener los prepagos de los clientes en su cuenta operativa y usar el dinero para financiar proyectos de clientes y pagar el alquiler. Los bufetes de abogados no se dan ese lujo.

Es tentador pedir dinero prestado a un CTA, sabiendo que parte del dinero allí pronto será tuyo. No lo haga:puede ser inhabilitado, incapaz de ejercer la abogacía.

Acelere la facturación para evitar un problema de flujo de efectivo en el que esté gastando dinero en nombre de su cliente sin recuperarlo.

2. Capacitar a los tenedores de libros en la contabilidad de los bufetes de abogados

Asegúrese de que su personal de contabilidad conozca los procedimientos contables del bufete de abogados. Su licencia del colegio de abogados está en juego cada vez que su empresa mueve indebidamente los fondos de los clientes, incluso si usted no lo hizo.

3. Configure cuentas de activos y pasivos para su CTA

Necesitas crear dos cuentas para cada CTA. El activo es la cuenta bancaria, al igual que su cuenta de efectivo, y el pasivo reconoce que el saldo de la cuenta bancaria no pertenece a su negocio. Los montos de activos y pasivos siempre deben coincidir, sin afectar sus estados financieros.

Cada vez que deposite dinero en una CTA, registre esta entrada en su software de contabilidad:

Cuenta	Débito	Crédito
Cuenta bancaria fiduciaria	$XXX
Responsabilidad de confianza del cliente		$XXX

Para reconocer ingresos y transferir fondos de CTA a su empresa:

Cuenta	Débito	Crédito
Responsabilidad de confianza del cliente	$XXX
Cuenta bancaria fiduciaria		$XXX
Efectivo	$XXX
Ingresos		$XXX

No descartes este asunto

Los bufetes de abogados deben dedicar más tiempo a configurar su software de contabilidad antes de abrir sus puertas. Para asegurarse de configurar el seguimiento correcto de las llamadas a la acción y los pagos de anticipos, contrate a un contador legal.

Tribunal desestimado. Trae las langostas bailarinas.