Una guía para pequeñas empresas sobre estados financieros pro forma

Las declaraciones pro forma ayudan a los dueños de negocios a determinar el resultado futuro de sus decisiones. La próxima vez que considere asumir una nueva deuda, cree declaraciones pro forma para ver el impacto en los ingresos futuros.

En contabilidad, pro forma se refiere a informes financieros basados ​​en suposiciones y situaciones hipotéticas, no en la realidad. Las empresas utilizan documentos financieros pro forma internamente para ayudar en la toma de decisiones y externamente para mostrar el efecto de las decisiones comerciales.

Antes de adquirir otro negocio, invertir en nuevos equipos o asumir nuevas deudas, las empresas redactan estados financieros pro forma prospectivos para comprender el efecto. A diferencia de los estados financieros tradicionales que explican el pasado, los documentos pro forma generalmente miran hacia el futuro y se basan en modelos financieros y especulaciones.

Las declaraciones pro forma adquieren un significado ligeramente nuevo con las empresas públicas. Después de una adquisición importante, una empresa pública debe preparar un balance secundario y un estado de resultados como si la compra se hubiera producido a principios de año. Ponemos la etiqueta "pro forma" en estos documentos financieros porque hay muchos "qué pasaría si" involucrados en su elaboración.

"Qué pasaría si" no concuerda con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP). Alejándose aún más de los GAAP, las finanzas pro forma excluyen los gastos únicos inusuales, como los costos de reestructuración. Los críticos dicen que los estados financieros pro forma son estratagemas para entusiasmar a los inversionistas sobre los beneficios de una combinación de negocios, lo que los nerds financieros llaman "sinergias".

La Comisión de Bolsa y Valores (SEC) actualiza constantemente sus estrictas reglas sobre la preparación de declaraciones pro forma para el público. Aún así, las finanzas pro forma no están reguladas en la misma medida que los estados financieros históricos.

3 tipos de declaraciones pro forma

Los propietarios de pequeñas empresas pueden usar estados de cuenta proforma para redactar estados financieros previstos, presupuestos y cotizaciones.

1. Estados financieros previstos

Los propietarios de pequeñas empresas redactan estados financieros pro forma para cuantificar el impacto de posibles decisiones comerciales, como solicitar un préstamo para hacer crecer su negocio. Los estados financieros pro forma le brindan a usted y a su equipo algo para considerar antes de firmar en la línea de puntos.

Los estados financieros pro forma más comunes son los balances generales proyectados, los estados de resultados y los estados de flujo de efectivo. Juntos, los documentos lo ayudan a evaluar si la salud financiera de su empresa mejora, empeora o permanece igual después de la decisión.

Supongamos que es dueño de un negocio y está contemplando un préstamo para invertir en equipos más eficientes. Su equipo actual todavía funciona, pero la tecnología de punta en las máquinas más nuevas puede acelerar la producción en un 20 %. No estás seguro de qué hacer.

Guíe su toma de decisiones creando dos conjuntos de estados financieros previstos:el primero para proyectar los ingresos netos del próximo año si obtiene el préstamo, el segundo si no lo hace.

Si obtiene el préstamo, puede compartir los estados financieros pro forma con el prestamista para demostrar su capacidad para pagar el préstamo. Las empresas también utilizan estados financieros pro forma para incitar a los inversores a proporcionar capital.

Dado que no podemos predecir el futuro, no confíe únicamente en los estados financieros pro forma. Tus suposiciones podrían terminar mal, alterando tus proyecciones financieras.

2. Presupuestos

Las empresas crean presupuestos anuales que se ajustan a los objetivos de producción y rentabilidad de la empresa.

Los presupuestos y las finanzas proyectadas son similares en el sentido de que ambos tienen en cuenta suposiciones y escenarios que aún están por verse. Dónde difieren:los presupuestos son documentos de contabilidad gerencial, lo que significa que están destinados a guiar las decisiones comerciales y no deben compartirse públicamente. Los presupuestos brindan más detalles de los que le gustaría compartir con un prestamista, y son más miopes, generalmente se enfocan en un año por delante.

3. Facturas proforma

La mejor manera de empaquetar una cotización para sus bienes y servicios es usando una factura pro forma, también llamada borrador de factura.

Antes de entregar una factura real, envíe a un cliente una factura pro forma que indique el costo de los bienes y servicios que planea proporcionar. Una factura pro forma no es vinculante; es una forma de asegurarse de que usted y el cliente estén en la misma página antes de aceptar la transacción. La transparencia podría otorgarle puntos para la satisfacción del cliente.

Su software de contabilidad puede hacer facturas proforma.

Un ejemplo de proforma

Russell opera un negocio de coaching de vida. Se ha corrido la voz de que Russell es absolutamente el mejor, y tiene más clientes potenciales en fila de los que tiene tiempo para asumir. Russell está considerando contratar a un asistente para aligerar su carga de trabajo administrativo, pero no está seguro de poder pagarle a alguien a tiempo completo. Sus opciones son:

• No contratar a un asistente
• Contratación de un asistente a tiempo parcial
• Contratación de un asistente de tiempo completo

Russell crea un estado de resultados pro forma para el próximo año para informar su decisión. Dedica una columna para cada escenario que está considerando. Russell sigue la guía de The Ascent para los estados financieros previstos para generar el documento.

Según las proyecciones de Russell, alcanza los ingresos más altos cuando contrata a un asistente administrativo de tiempo completo. Más importante aún, el estado de resultados pro forma revela que contratar a un asistente a tiempo parcial es casi tan lucrativo como contratar a alguien a tiempo completo.

Aconsejaría a Russel que contratara a un asistente de medio tiempo para reducir el riesgo de invertir casi $60,000 en un nuevo puesto cuando no está seguro de ver el aumento de ingresos que espera. Siempre puede ofrecerle a la persona un trabajo de tiempo completo después de que se actualice su proyección.

Preguntas frecuentes

• No todos los documentos pro forma son iguales. Las finanzas pro forma tienen su lugar, pero algunas empresas públicas se han aprovechado de las reglas flexibles para engañar a los inversores potenciales.

  Para las pequeñas empresas privadas, las finanzas pro forma pueden ayudarlo a ver el impacto a largo plazo de las decisiones que está considerando hoy. Aquí nadie menosprecia el uso de informes pro forma.

  La burbuja de las puntocom, donde las empresas de tecnología disfrutaron de valoraciones de mercado infladas antes de perderlo todo, demostró el daño de las finanzas pro forma. A principios de la década de 2000, Yahoo se enfureció después de años de publicar estados financieros pro forma que minimizaban los altos costos únicos de las adquisiciones comerciales.

  Las empresas públicas publican estados financieros pro forma con el pretexto de aclarar su situación financiera después de la adquisición de una empresa. Eliminan los costos únicos o inusuales para ofrecer una imagen más completa de las ganancias operativas de la empresa. Para algunos, las finanzas pro forma se sienten como si las empresas estuvieran creando sus propias reglas de contabilidad financiera para diseñar resultados financieros atractivos.

  Desde que estalló la burbuja de las puntocom, la SEC ha tomado medidas enérgicas contra el uso de datos financieros pro forma para proteger al público de ser engañado.

• Antes de extender el capital o el crédito, los inversionistas y los prestamistas pueden solicitar declaraciones pro forma para comprender su perspectiva sobre el desempeño de la empresa. Para las empresas nuevas sin estados financieros históricos, los prestamistas analizan los estados pro forma para tener una visión realista del futuro de su empresa.

• Después de crear estados financieros pro forma para informar una decisión comercial, ejecute un análisis pro forma para evaluar la rentabilidad de su empresa.

  Supongamos que es dueño de un pequeño restaurante y está considerando extender su horario comercial y contratar a un nuevo mesero. Redactó un balance general, un estado de resultados y un estado de flujo de efectivo para el próximo año, asumiendo mayores gastos de servicios públicos, salarios y alimentos.

  Analizar los resultados utilizando métricas de rentabilidad. Si las medidas apuntan a una mayor rentabilidad, es posible que haya encontrado una oportunidad ganadora para su restaurante.

No se llama "forma amateur" por una razón

La creación de estados financieros pro forma precisos requiere un análisis financiero en profundidad de su negocio actual. Al crear estados financieros proforma, pídale a un contador que le brinde orientación adicional.