Cómo administrar informes de antigüedad de cuentas por pagar

Comprender cómo fluyen los gastos en su empresa es fundamental para una buena gestión. El informe de antigüedad de las cuentas por pagar lo ayuda a controlar lo que está sucediendo.

Cuando quiero que la gente piense que tengo un trabajo aburrido, suelo decirles que trabajo con cuentas por pagar. Esto es efectivo cuando estoy en una fiesta y quiero irme, o en cualquier otro momento en que participo en una pequeña charla. En realidad, creo que el trabajo de cuentas por pagar es emocionante.

El procesamiento de cuentas por pagar es una excelente manera de familiarizarse con un negocio. Usted ve qué gastos están pasando y con qué frecuencia.

• ¿Un departamento pide constantemente más materias primas mientras que otro desperdicia más y más en gastos generales?
• ¿Un gerente de proyecto está procesando las facturas de un trabajo meses después de que se suponía que el trabajo debía cerrarse?
• ¿Qué proveedores le permiten estirar el pago el mayor tiempo posible?

Si no tiene la suerte de poder procesar las facturas diarias de su empresa, el informe de antigüedad de las cuentas por pagar es la mejor manera de obtener una visión general de lo que está sucediendo.

Descripción general:¿Qué es un informe de antigüedad de cuentas por pagar?

Cuentas por pagar (AP) es la cantidad que debe a sus proveedores. Cuando compra inventario o suministros o contrata a subcontratistas, el proveedor le enviará una factura que muestra lo que debe, y esto se registra como una cuenta por pagar. Cuando pagas la factura, ese monto en cuentas por pagar desaparece.

El informe de antigüedad de las cuentas por pagar muestra todas las facturas pendientes de pago actuales. Los saldos suelen estar fechados en incrementos de 30 días. Por lo tanto, mostrará a cada proveedor con su saldo actual adeudado separado del monto actual, 30 días vencidos, 60 días vencidos y 90 días vencidos. El saldo de las cuentas por pagar antiguas debe coincidir con el saldo de las cuentas por pagar en el libro mayor.

Cómo administrar informes de antigüedad de cuentas por pagar

Estos son los mejores consejos y trucos para el proceso de cuentas por pagar.

1. Determinar la configuración

El primer paso es configurar el informe AP en su software de contabilidad. Debe configurar el informe para imitar la forma en que presupuesta. Si tiene departamentos separados no relacionados, asegúrese de que obtengan sus propios informes. Si dirige una empresa de construcción, cree un informe separado para cada trabajo o un informe que muestre los puntos de acceso por trabajo, no por proveedor.

También puede usar un software específico de cuentas por pagar para su contabilidad AP. Esto facilitará la gestión de proveedores y el envío de formularios 1099 al final del año.

2. Usar órdenes de compra

Una vez que su empresa alcanza cierto tamaño, es importante que los gerentes de departamento o de proyecto completen las órdenes de compra para nuevas compras. Cada gerente debe tener un monto en dólares que pueda aprobar personalmente y todas las compras deben ser aprobadas por un gerente.

Una forma común de hacer esto es hacer que el gerente complete un formulario que describa lo que se comprará y para qué departamento/trabajo, y luego lo enviará a contabilidad. Cuando llegue la factura, se vinculará a la orden de compra.

Cuanto más grande sea su empresa, más importante es tener controles internos efectivos. Es sorprendentemente fácil para los empleados engañar a los empleados para malversar dinero con facturas falsas o ajustadas y la mejor manera de ralentizar esto es vincular cada factura a un individuo.

Lo mismo es cierto para las compras con tarjeta de crédito. Si va a confiar en un empleado lo suficiente como para darle su número de tarjeta de crédito, también puede darle una tarjeta de crédito de la empresa para que pueda rastrear las compras hasta una persona.

3. Ingrese las facturas cuando las reciba

En la contabilidad de acumulación, los gastos se registran cuando se incurren, no cuando se pagan. Esto significa que si no pagó por el trabajo de un subcontratista en un trabajo, pero recibió la factura, debe contabilizarse. Ingrese las facturas con la fecha de la factura y aparecerán en el balance de prueba a partir de esa fecha.

4. Determine cuándo pagará

Muchas empresas administrarán su capital de trabajo para aumentar el flujo de efectivo operativo. Cuanto más tiempo pueda aplazar el pago de los AP sin dejar de cobrar rápidamente las cuentas por cobrar, mejor será su flujo de caja. Estás financiando ventas sin intereses con cuentas por pagar.

Dell fue pionera en esta estrategia en los años 90 con su estrategia de inventario justo a tiempo. Dell cobraba a los clientes por su pedido y luego pedía piezas para la computadora. Se les pagaría de inmediato en el trabajo, pero a veces no tienen que pagar a sus proveedores durante 60 o 90 días. Este capital de trabajo se puede utilizar para expandir el negocio.

No empieces a usar esta estrategia de la nada. Terminará con una tonelada de proveedores enojados y cargos por servicio. La clave es trabajar en la relación con los proveedores a lo largo del tiempo y generar apalancamiento. Luego puede comenzar a negociar tiempos de pago más largos.

Además, si dirige una empresa de construcción, es una buena idea pagar solo cuando se paga. Si puede hacer que funcione, incluya una cláusula en los contratos de sus subcontratistas que diga que el subcontratista no recibirá el pago hasta que usted lo haga. Esto no funciona tan bien con las compras de materiales, así que, de nuevo, construya relaciones con sus proveedores que le permitan alargar los tiempos de pago.

5. Conciliar con otras cuentas

El paso final es conciliar sus informes. Asegúrese de que el saldo del informe de antigüedad de AP coincida con lo que está en el balance general. Tu banco seguramente hará esto, especialmente si tienes una línea de crédito.

También debe asegurarse de que su informe AR concuerde con el balance general. Si tiene una línea de crédito, su banco verificará las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar vencidas y las usará como garantía cada mes.

6. Piense en los problemas de tiempo

A menudo recibirá facturas que tienen una fecha mucho antes de que las reciba. El original podría haberse perdido en el correo o el gerente a cargo de aprobarlo podría haberlo perdido.

Este no es un problema de la vida real si su proveedor es paciente y le permite pagar tarde. El problema de la vida falsa (también conocida como contabilidad) es con el tiempo de AP.

Paso la primera semana más o menos de cada mes haciendo finanzas. Mi ciclo financiero es un poco más largo que el de la mayoría porque trabajo en una empresa de construcción y tengo que hacer un montón de cosas divertidas con obras en curso. Entonces, cuando termino, inevitablemente he procesado dos o tres lotes de cheques y facturas.

Aquí es donde viene el problema. Si procesé un cheque el 4 de octubre (antes de que terminara con las finanzas de septiembre) que tenía una fecha de factura del 12 de julio (porque la factura se perdió originalmente o algo así) mi vencimiento de AP para el 30 de septiembre se va para mostrar un saldo vencido de esa factura porque se pagó después del 30 de septiembre pero con fecha anterior.

Puede jugar con las fechas en su software para que esto no suceda. O puedes hacer lo que yo hago, que es simplemente ignorarlo. Simplemente esté preparado con una explicación si el banco o un auditor le preguntan por qué tiene saldos vencidos.

Ejemplo de un informe de antigüedad de cuentas por pagar

Echemos un vistazo a un ejemplo de envejecimiento de AP:

El saldo total de AP es de $1,500. Entre los proveedores que se muestran, Clothes Call está bien, ya que su única factura aún está vigente. Todd's Tapers tiene una factura de $250 que muestra 30-60 días de atraso. De hecho, solo se muestran al día $400 del saldo total.

Esto puede no ser un problema. Depende de cuál sea la estrategia y cuándo se recibieron las facturas. El verdadero problema es cuando los AP entran en la columna>90. Es muy raro tener una relación con un proveedor en la que sea aceptable pagar con más de 90 días de retraso.

Pase su prueba AP (envejecimiento)

No lo culparé si todavía no piensa que las cuentas por pagar son emocionantes; se necesita un tipo de persona especial y extraña para sentir eso. Pero espero que ahora comprenda lo importante que es realizar un seguimiento efectivo de su AP y administrarlo de manera eficiente.