Una guía para pequeñas empresas para comprender los presupuestos de producción

Si tiene un negocio de fabricación, es imperativo poder pronosticar con precisión cuánta producción necesitará cada período. The Ascent lo guía a través de cómo crear un presupuesto de producción.

Antes de dedicarme a la contabilidad, solía burlarme de los hábitos presupuestarios de mi esposa. Todos los meses, anotaba todos sus gastos del mes anterior en un pequeño diario y calculaba cuánto había gastado en varias tarjetas de crédito y en servicios públicos. Dependiendo de cómo transcurriera el mes, asignaría dinero para el próximo mes.

Ahora recuerdo esos días y me río. Como contador, mi vida ahora está dominada por los presupuestos, incluido el presupuesto maestro, el presupuesto de capital y, el tema de este artículo, el presupuesto de producción.

Resumen:¿Qué es un presupuesto de producción?

Los contadores y gerentes utilizan el presupuesto de producción, o presupuesto de fabricación, para determinar cuántas unidades se deben producir en un período determinado para satisfacer la demanda y administrar el inventario. Hay cuatro componentes en el presupuesto de producción:

1. Inventario inicial
2. Demanda
3. Producción
4. Inventario final

La fórmula del presupuesto de producción es:

Inventario final + Demanda - Inventario inicial =Producción requerida

Cómo crear tu presupuesto de producción

Clothes Call fabrica chalecos reflectantes de color naranja que los trabajadores de tránsito usan para ser vistos por los conductores. Por lo general, se necesitan algunos meses para que se completen los permisos para el trabajo de tráfico, lo cual es bueno para Clothes Call porque la empresa tiene mucho tiempo de espera para sus pedidos y puede pronosticar la demanda con precisión.

Echemos un vistazo a su presupuesto de producción para el próximo mes.

A Clothes Call le sobraron 200 unidades del mes pasado y el propietario sabe que la empresa necesita terminar este mes con 400 unidades ya que el invierno es su temporada alta. La demanda basada en los contratos actuales es de 1.500 unidades a vender durante el mes. Utilizando la fórmula de unidades de producción anterior, podemos calcular que Clothes Call necesita fabricar 1700 chalecos nuevos este mes para satisfacer la demanda y esperar el próximo mes.

Ejemplo de presupuesto de producción

Trabajé en KFC durante cuatro años en la escuela secundaria y la universidad. Como joven emprendedor de 16 años, decidí que quería ser supervisor. Muchas de las responsabilidades del supervisor eran las esperadas:coordinar dónde trabajarían los empleados en ese turno, completar las listas de verificación de cierre/apertura, asegurarse de que se siguieran las pautas de seguridad alimentaria, etc.

Mi responsabilidad favorita era decidir cuánto pollo había que cocinar. Es posible que la producción de pollo frito no esté donde pensabas que iría para mi ejemplo del mundo real, pero funciona a la perfección.

Cuando trabajaba en KFC, tomaba alrededor de 16 minutos cocinar un lote de pollo, y cada hora decidíamos cuánto cocinar. Usando este ejemplo, repasemos cada paso de la fórmula del presupuesto de producción.

1. Inventario inicial: Por lo general, supervisaba las tardes y las noches, por lo que siempre teníamos al menos un poco de pollo en el calentador al comienzo de mi turno. Utilizamos un sistema informático para rastrear cuánto pollo se había cocinado y cuánto se había comprado para saber cuántas piezas había en el calentador.
2. Demanda: El sistema informático también predijo cuántas piezas venderíamos cada hora en función de cuánto se vendió ese día el año pasado y las tendencias de las últimas semanas.
3. Producción: Cuando les decimos a los cocineros que cocinen más pollo, ingresaríamos en el sistema cuántas piezas nuevas se produjeron.
4. Inventario final: Siempre necesitábamos tener el inventario final para hacer ventas al comienzo de la siguiente hora o, al final del turno, para quitar la carne del hueso para sándwiches BBQ y pasteles.

La fórmula de productos terminados de pollo frito es bastante sencilla y fue diseñada para que los jóvenes de 16 años puedan tomar decisiones sobre cuánto pollo cocinar. Pero había un problema:las predicciones de los pollos a menudo eran inexactas y difíciles de aplicar.

En realidad, los supervisores generalmente ordenaban que se cocinara más pollo cuando sentían que lo necesitábamos. KFC probablemente pagó una tonelada de dinero para producir el algoritmo para predecir la demanda, pero, después de tres o cuatro turnos de quedarse sin pollo en un momento ocupado o tirar el pollo viejo porque no se había comprado, nadie prestó atención a las predicciones de demanda.

Y nadie tuvo tiempo de volver a la oficina cada 15 minutos para escribir manualmente cuántas piezas se cocinaron, cuántas se desecharon y cuántas se comieron los empleados.

También hubo otro problema de control de inventario. La mayoría de las personas compraron una combinación de piernas y muslos (la opción correcta) o una combinación de pechugas. Nadie quería alas. Entonces, al final del turno, a menudo nos sobraban 50 o más alas. El elegante sistema informático no tenía forma de entrar porque teníamos 30 alitas en el calentador pero no senos.

Con el tiempo, tuve una idea de cuánto cambiaría la demanda en diferentes noches, y haría llamadas en base a eso. También vería qué pensaban los cocineros de pollo que habían trabajado en KFC durante años.

Este ejemplo es un recordatorio de que los presupuestos de producción solo funcionan si tienen en cuenta los problemas del mundo real y la situación única de su negocio.

Preguntas frecuentes

• Para mantenerlo simple, el ejemplo anterior solo analizó las unidades requeridas. Podría ampliar el presupuesto aún más para incluir estimaciones de costos de mano de obra y materiales para calcular el costo unitario de producción.

• Es posible que su software de contabilidad tenga una opción para ejecutar presupuestos de producción. De lo contrario, es fácil hacer uno en una hoja de cálculo si no se trata de una tonelada de productos diferentes. Si tiene un negocio más complicado, es posible que desee buscar un mejor software.

• El presupuesto es una de las responsabilidades clave de la contabilidad. Desde asociaciones de propietarios de viviendas de 10 casas hasta corporaciones de miles de millones de dólares, no encontrará muchos negocios que no se beneficien del presupuesto.

  Puede ir tan simple como pronosticar un estado de resultados para el año y realizar un seguimiento de su progreso, o puede hacer varias hojas de cálculo intensas para desglosar cada aspecto de su negocio.

Nodo de producción

Los presupuestos de producción pueden ser una forma muy efectiva de reducir el desperdicio y planificar el futuro de su negocio. Tenga en cuenta que los presupuestos de producción pueden convertirse rápidamente en una fórmula clásica de entrada y salida de basura si no tiene cuidado. No importa cuánto gaste en elaborar el presupuesto, si tiene entradas incorrectas o difíciles de ingresar, sus empleados pueden decidir ignorarlo por completo.