Uso de facturas pro forma:una guía para pequeñas empresas

Una factura pro forma no es una factura sino un acuerdo de venta informal entre usted y sus clientes. Conozca qué es una factura pro forma y los beneficios de usar una.

Si nunca ha oído hablar de una factura pro forma, no está solo. Pro forma es un término latino que significa "como una cuestión de forma" y se proporciona a sus clientes como cortesía y no como un documento vinculante. En la mayoría de los casos, una factura pro forma se encuentra entre una cotización y una factura completa y se utiliza para informar a los clientes sobre el costo final de los bienes y servicios.

Descripción general:¿Qué es una factura proforma?

Una factura pro forma no es una factura en absoluto, sino más bien un precursor para escribir una factura. Las empresas utilizan facturas proforma cuando les brindan a sus clientes un presupuesto o una cotización de bienes o servicios, y sirven para informar a sus clientes sobre los costos finales de una transacción de venta.

Las facturas pro forma, cuando se utilizan, siempre se envían a sus clientes antes de que se entreguen los bienes y servicios. Pueden ser particularmente útiles para las empresas que envían productos a nivel mundial porque brindan al personal de aduanas los detalles que necesitan sobre el tipo de bienes incluidos en el envío, la cantidad, el precio, el peso y cualquier otra especificación.

La mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad pueden crear una factura proforma, pero al igual que en la contabilidad manual, la información proporcionada en una factura proforma nunca se registra en el libro mayor hasta que se convierte en una factura regular por los servicios prestados o los bienes suministrados.

Factura pro forma vs factura regular:¿Cuál es la diferencia?

Hay muchas similitudes entre una factura pro forma y una factura regular. Ambos brindan detalles como la cantidad de artículos vendidos, el costo unitario y el costo final, así como información de envío.

Pero hay tantas diferencias entre una factura proforma y una factura normal como similitudes, empezando por su situación legal. Se puede enviar una factura proforma como cortesía, pero no constituye un acuerdo vinculante entre el comprador y el vendedor, mientras que una factura normal sí lo hace.

Factura proforma:	Factura estándar:
Es un documento no vinculante enviado únicamente con fines informativos	Es un documento vinculante que el comprador está obligado a pagar
Siempre se envía antes de recibir los bienes y servicios	Se envía después de que se han recibido los bienes y servicios que se compran
Los términos y precios finales son negociables	No es negociable
No se registra en un sistema contable	Se ingresa en un sistema de contabilidad cuando se emite
Es válido por un tiempo limitado	Sigue siendo válido hasta que se cumplan los términos

3 beneficios de usar una factura pro forma

Si bien algunos propietarios de negocios pueden considerar innecesario crear y enviar una factura pro forma, existen algunos beneficios al usar este tipo de factura.

1. Proporcionan detalles relevantes antes de la entrega

Una factura proforma proporciona a sus clientes muchos de los detalles que se encontrarán en la factura final, incluido un desglose de todos los artículos pedidos y su costo. También deben incluirse todos los términos de venta relevantes.

No necesitará agregar términos finales como la fecha de vencimiento o un número de factura hasta que se cree la factura final. Además, las facturas pro forma se pueden usar para notificar a los clientes sobre las fechas de entrega previstas.

2. Proporciona un nivel de compromiso tanto del comprador como del vendedor

Aunque no vinculante, una factura pro forma indica un nivel informal de compromiso tanto del comprador como del vendedor. Una factura proforma también puede funcionar como cotización u orden de compra para su cliente, lo que en muchos casos puede ser una necesidad para que se apruebe la venta y se pague la factura final.

3. Puede servir como herramienta de negociación

Dado que una factura pro forma proporciona toda la información de ventas relevante, también brinda la oportunidad tanto para el comprador como para el vendedor de realizar cambios. Si bien esto puede resultar más beneficioso para su cliente, también puede ayudar a desarrollar la lealtad del cliente a largo plazo.

Ejemplo de factura proforma

Una factura pro forma tendrá casi todos los mismos detalles que tendrá una factura regular, excepto por un número de factura. Las facturas pro forma también pueden mostrar información de envío para asegurarse de que el envío pueda pasar la aduana sin problemas (el software de facturación puede ayudar con esto).

Tenga en cuenta que la factura proforma no se considera una factura proforma, ni ofrece términos proforma o una opción de pago proforma porque está diseñada para usarse solo con fines informativos. Solo una factura regular debe incluir estos elementos.

Otra ocasión en la que una factura pro forma puede ser útil es cuando vende productos a sus clientes en consignación. El siguiente ejemplo ilustra cómo se puede usar una factura proforma para ventas en consignación.

Una vez que se finalicen los números de envío, se enviará una factura regular para el pago de los artículos que se vendieron.

Cuándo debe usar una factura proforma en lugar de una factura normal

Una factura proforma nunca reemplaza a una factura regular, sino que se usa además de una factura regular. No se requiere una factura proforma para todas las ventas, pero puede ser útil en determinadas circunstancias.

Si se requiere una factura de venta provisional

Una factura pro forma proporciona a sus clientes una cuenta detallada de la venta antes de su finalización. Esta información puede ser valiosa, o incluso necesaria, para sus clientes.

Por ejemplo, si está vendiendo a una agencia gubernamental, una factura proforma les proporcionará los detalles de la venta que necesitan para que se apruebe la venta final. Una factura pro forma también le da a su cliente una mirada final a los términos de la venta, incluidos los precios y los términos de pago, lo que brinda la oportunidad de realizar cambios o ajustes de última hora en un pedido.

Para envíos internacionales

Uno de los usos más beneficiosos de una factura pro forma es para envíos internacionales. Dado que la factura proforma contiene todos los detalles necesarios para agilizar el despacho de aduanas, muchas empresas utilizan estas facturas con envíos internacionales. Esto proporciona a sus clientes una factura estándar una vez que el producto ha sido liquidado y recibido.

Al vender artículos en consignación

La venta a consignación siempre es un negocio complicado, ya que solo puede facturar los artículos que se han vendido. Ahí es cuando una factura pro forma es útil. La factura proforma le permite enviar una especie de factura preliminar a su cliente que detalla los artículos enviados, lo que le permite proporcionarles una factura regular una vez que se hayan vendido los artículos.

Las facturas pro forma pueden ser útiles

No todas las empresas necesitan usar facturas pro forma. Por ejemplo, si brinda servicios de limpieza a sus clientes, es probable que ni usted ni su contable necesiten preparar una factura proforma para sus clientes.

Sin embargo, para aquellos que venden en el extranjero, a consignación o para empresas que requieren un acuerdo más formal antes de finalizar una venta, es imprescindible saber cómo crear una factura proforma.