Una guía para pequeñas empresas sobre el estado de resultados

Los estados de ingresos brindan a los propietarios de empresas una imagen clara del rendimiento financiero. Conozca los distintos formatos de declaración de ingresos y decida cuál es el adecuado para su empresa.

Un estado de resultados, también conocido como estado de pérdidas y ganancias, proporciona información detallada sobre los ingresos y gastos comerciales para un período contable en particular.

Importante para los dueños de negocios, las instituciones financieras y los inversionistas por igual, un estado de resultados indica claramente si un negocio está obteniendo ganancias.

Resumen:¿Qué es un estado de resultados?

Si quieres saber qué tan rentable es tu negocio, crea un estado de resultados. Un estado de resultados le permite saber exactamente qué ganancia (o pérdida) generó su negocio durante un período contable particular después de que se hayan contabilizado todos los ingresos y gastos.

Hay varias variaciones de los estados de resultados, que exploraremos más adelante. También le proporcionaremos instrucciones paso a paso para crear un estado de resultados para su empresa.

Estado de resultados vs. balance:¿Cuál es la diferencia?

Un estado de resultados proporciona detalles sobre los ingresos, las ventas y los gastos durante un período de tiempo específico. La información como las ventas, el costo de los bienes vendidos y los gastos operativos se incluyen en un estado de resultados, que informa los ingresos netos del período y brinda una buena instantánea del desempeño de la empresa.

Un estado de resultados está diseñado para informar los ingresos y gastos de un período de tiempo específico.

Un balance general informa sobre los activos, pasivos y patrimonio del propietario de su empresa. Los activos son cosas que posee, como efectivo, cuentas bancarias, cuentas por cobrar e inventario. Los pasivos son las cosas que debe, incluidas las cuentas por pagar, los impuestos y los préstamos.

Finalmente, el patrimonio del propietario es la cantidad de dinero invertido actualmente en la empresa e incluye las ganancias retenidas. A diferencia de un estado de resultados, un balance general informa sobre los activos, pasivos y patrimonio de la empresa en una fecha específica, no en un período de tiempo específico.

Se utiliza un balance general cuando se calculan las proporciones contables para determinar si la empresa tiene suficientes activos para pagar sus pasivos.

Cuatro tipos de estados de resultados

Existen numerosas variaciones de declaraciones de ingresos que puede ejecutar. Estos son algunos de los tipos de declaraciones de ingresos más utilizados:

1. Declaración de la renta en un solo paso

El estado de resultados de un solo paso es el formato de estado de resultados más simple. Calcula los totales de los ingresos y resta los gastos para llegar al ingreso neto. El estado de resultados más fácil de preparar, el estado de resultados de un solo paso proporciona una mirada rápida a los ingresos y gastos.

Si bien no es para todos, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas encontrarán suficiente el estado de resultados de un solo paso.

2. Estado de resultados de varios pasos

El estado de resultados de varios pasos proporciona información más detallada sobre el rendimiento financiero de su negocio. desglose de ingresos y gastos en categorías operativas y no operativas. El estado de resultados de varios pasos se completa mediante un cálculo de tres pasos:

1. Ganancia bruta:el primer paso es calcular la ganancia bruta o el margen bruto. Esto se hace restando el costo de los bienes vendidos de las ventas netas.
2. Ingresos operativos:a continuación, calculará los ingresos operativos restando los gastos operativos actuales de la ganancia bruta, que se calculó en el Paso 1.
3. Ingresos netos:por último, calculará sus ingresos netos sumando o restando otros ingresos y gastos de sus ingresos operativos.

Si su negocio está creciendo o está pensando en solicitar un préstamo bancario, el estado de resultados de varios pasos es una mejor opción, ya que proporciona detalles como la ganancia bruta y los ingresos operativos que faltan en el estado de resultados de un solo paso.

3. Estado de resultados de tamaño común

Utilizado estrictamente para el análisis, el estado de resultados de tamaño común, denominado análisis vertical, expresa el total de cada elemento de línea como un porcentaje de las ventas.

Extremadamente útil para comparar el rendimiento de la empresa de un año a otro, los inversores también utilizan el estado de resultados de tamaño común para detectar tendencias de la empresa que pueden no ser fácilmente visibles en un estado de resultados estándar.

4. Declaración de la Renta en formato de cotización

El estado de resultados en formato de contribución, también conocido como estado de resultados de costos variables, deduce todos los gastos variables de los ingresos para llegar a un margen de contribución.

Luego, los gastos fijos se restan del margen de contribución para llegar a su ganancia neta o pérdida neta del período. Útil en un entorno de fabricación, el formato de contribución/los estados de resultados de costos variables brindan detalles sobre los costos variables que un estado de resultados estándar no brinda.

Aparte del formato, los ingresos o pérdidas netos seguirán siendo los mismos independientemente del tipo de declaración de ingresos que se utilice.

Cómo preparar un estado de resultados para su pequeña empresa

Si es propietario de una pequeña empresa que utiliza un software de contabilidad, se creará su declaración de ingresos para usted. Pero incluso si no está preparando las finanzas manualmente, aún debe saber cuál es el proceso para crear un estado de resultados. Siga estos pasos para crear un estado de resultados de un solo paso.

Paso 1:Determine su período contable

Determine qué período de tiempo desea que refleje su declaración de ingresos. El estado de cuenta anterior corresponde a mayo de 2020, por lo que incluirá todos los ingresos y gastos incurridos durante el mes de mayo.

Paso 2:Ejecute un balance de prueba

El balance de prueba le proporciona los totales finales del período para todas sus cuentas del libro mayor. Deberá usar estos montos para calcular los totales reflejados en su declaración de ingresos.

Paso 3:calcular los ingresos totales

Sume todos sus ingresos del mes de mayo. Por ejemplo, recibió un pago por los siguientes montos:

• $1,200 por servicios de copiado e impresión el 5-2-2020
• $5,000 para personal de oficina el 5-11-2020
• $3500 por servicios administrativos el 18-5-2020
• $4,000 para personal de oficina el 27-5-2020
• $1,300 para imprimir el 31-5-2020
• $500 por el alquiler de una oficina pequeña el 31 de mayo de 2020

Después de calcular los ingresos, terminará con $15,000 en ingresos por ventas y $500 en otros ingresos que se incluirán en el estado de resultados.

Paso 4:Calcular gastos

Debido a que está preparando un estado de resultados de un solo paso, puede combinar todos los gastos en una sola sección. Si estuviera preparando un estado de resultados de varios pasos, separaría el costo de los bienes vendidos para calcular el ingreso bruto o el margen bruto, de los cuales se deducirían sus otros gastos operativos.

Usando su balance de prueba, encuentre sus gastos mensuales que deben incluirse en el estado de resultados. Aquí están los gastos incurridos:

• $4,500 para salarios
• $400 por tinta para fotocopiadora
• $600 por papel
• $1,000 para alquiler de edificio
• $175 por factura de electricidad
• $125 por factura de gas
• $175 por consulta de CPA
• $1,000 para impuestos

Estos gastos deben colocarse en las categorías correctas en su declaración de ingresos y sumarse para el total de gastos.

Paso 5:Calcular los ingresos netos

Ahora que tiene sus ingresos y gastos registrados en su estado de resultados, puede completar el paso final, que consiste en restar sus gastos de sus ingresos para llegar al ingreso neto. Mirando el estado de resultados anterior, aquí está su cálculo:

$15,500 – $8,575 =$6,925

Esto significa que para el mes de mayo, su ingreso neto fue de $6925

Elija el formato de declaración de ingresos que mejor se adapte a sus necesidades

Los autónomos, los propietarios únicos y los consultores encontrarán que el estado de resultados de un solo paso funciona bien para sus necesidades, mientras que las empresas más grandes o en crecimiento probablemente utilizarán el estado de resultados de varios pasos más completo.

Si actualmente fabrica bienes, el formato de contribución o costo variable proporcionará una imagen más clara del rendimiento financiero, mientras que las empresas que deseen analizar más a fondo el rendimiento empresarial pueden crear un estado de resultados de tamaño común.

Independientemente del formato de declaración de ingresos que elija, la mejor manera de producir un estado financiero preciso de cualquier tipo es mediante el uso de un software de contabilidad.

Si todavía tiene problemas con varios libros de contabilidad, asegúrese de consultar las revisiones del software de contabilidad de The Ascent y prepárese para dejar atrás esos libros de contabilidad.