Una guía sin fines de lucro para la contabilidad de fondos en 2022

Si aún no está seguro de qué es la contabilidad de fondos, le brindamos los conceptos básicos que necesita para su organización sin ánimo de lucro.

La contabilidad de fondos es un método de contabilidad utilizado para determinar la responsabilidad en lugar de la rentabilidad de una organización. La contabilidad de fondos ayuda a las organizaciones a reconocer adecuadamente los ingresos y gastos de cada programa individual.

¿Qué es la contabilidad de fondos?

La contabilidad de fondos o la contabilidad sin fines de lucro enfatiza la responsabilidad. Lo utilizan organizaciones sin fines de lucro, organizaciones de servicios y entidades gubernamentales para contabilizar adecuadamente los fondos recibidos de diversas fuentes.

Debido a que los fondos para las organizaciones sin fines de lucro y las entidades gubernamentales provienen de los contribuyentes, las fundaciones o el público, se pone mayor énfasis en la contabilidad adecuada de esos fondos, que es donde entra en juego la contabilidad de fondos.

Por ejemplo, cuando una organización sin fines de lucro lleva a cabo una campaña de ayuda en caso de terremoto, los fondos recaudados deben destinarse a la ayuda en caso de terremoto, a menos que el donante indique lo contrario.

Si la organización sin fines de lucro luego lleva a cabo una campaña de alivio del hambre, los fondos recaudados de esa campaña deben retenerse y contabilizarse por separado de los fondos recaudados de la campaña de alivio del terremoto.

Este mismo principio se aplica a la contabilidad de fondos gubernamentales. Si observa su factura de impuestos a la propiedad, verá que su impuesto se aplica a varios programas gubernamentales. Todos esos programas deben contabilizarse por separado para garantizar que el dinero de sus impuestos se use correctamente.

Las organizaciones sin fines de lucro también tienen la tarea de administrar adecuadamente los fondos de las subvenciones, especialmente porque generalmente se les exige que proporcionen un informe a la fundación de financiamiento que detalle cómo se usaron los fondos. Las dotaciones recibidas de los benefactores también deberán administrarse adecuadamente.

¿Qué organizaciones utilizan la contabilidad de fondos?

La contabilidad de fondos se utiliza en organizaciones sin fines de lucro y entidades gubernamentales. Actualmente, hay 1,5 millones de organizaciones sin fines de lucro que operan en los EE. UU. hoy, que van desde la educación de la primera infancia hasta el alivio del hambre.

Las ligas deportivas de aficionados también son organizaciones sin fines de lucro, al igual que las organizaciones de bienestar animal. Todos son diferentes, pero lo único que tienen en común son sus fuentes de financiación. La mayoría de estas organizaciones, y miles de otras como ellas, reciben sus fondos a través del apoyo público o mediante subvenciones.

A diferencia de una empresa con fines de lucro que informa a los propietarios o accionistas, las entidades gubernamentales y sin fines de lucro informan al público, por lo que necesitan una herramienta de contabilidad que les ayude a contabilizar correctamente los fondos que reciben.

Tipos de categorías de fondos para organizaciones sin fines de lucro

Las organizaciones sin fines de lucro generalmente usan tres tipos de fondos, con múltiples flujos de ingresos administrados en cada tipo de fondo. Por ejemplo, si su organización sin fines de lucro ha recibido tres subvenciones, cada una de esas subvenciones deberá registrarse en la cuenta del fondo restringido temporalmente, ya que la subvención tiene una fecha de vencimiento (explicaremos por qué más adelante).

Pero también tendrá la tarea de crear un centro de costos separado para cada subvención a fin de administrar los fondos adecuadamente. Cada fondo se maneja como se manejarían varias empresas en un negocio con fines de lucro, con su propio presupuesto y estados financieros.

Categoría 1:Fondos no restringidos

Los fondos sin restricciones se pueden utilizar para cualquier tipo de gasto en el que incurra una organización sin fines de lucro, incluidos los gastos generales y administrativos, como salarios, alquiler y servicios públicos.

Debido a que los fondos sin restricciones no están destinados a un programa en particular, son muy buscados. Las donaciones recibidas de una campaña anual generalmente se consideran fondos sin restricciones, a menos que un donante especifique que el dinero se utilizará para un programa o compra específicos.

Si ese es el caso, los fondos deben transferirse al fondo temporalmente restringido.

Categoría 2:Temporalmente restringida

Los fondos temporalmente restringidos han sido designados para un programa o propósito en particular. La diferencia entre fondos restringidos temporalmente y fondos restringidos es que un fondo restringido temporalmente tiene una fecha de vencimiento, generalmente dentro de un año.

Por ejemplo, una organización sin fines de lucro puede recibir una donación por un monto de $ 5,000 que el donante indica que debe usarse para pagar un programa en particular antes de fin de año. Las subvenciones también se consideran restringidas temporalmente, ya que también tienen una fecha de vencimiento.

Categoría 3:Restringido permanentemente

Los fondos restringidos permanentemente son obsequios, como bienes inmuebles, terrenos o derechos mineros, que se mantienen de forma permanente, y la organización sin fines de lucro puede utilizar los ingresos derivados del uso del activo.

Tipos de categorías de fondos para agencias gubernamentales

Al igual que las organizaciones sin fines de lucro, las entidades gubernamentales también utilizan un tipo de contabilidad de fondos, generalmente conocida como contabilidad de gravámenes, que presupuesta y reserva fondos para gastos específicos. Si bien los tipos de fondos gubernamentales son diferentes, su propósito es similar.

La contabilidad de fondos gubernamentales suele utilizar cinco tipos de fondos:

1. Fondo general:el fondo general rastrea y registra los ingresos y gastos que afectan las operaciones regulares del gobierno. Los ingresos de los ingresos brutos, el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre la renta y los intereses generalmente van al fondo general.
2. Fondo permanente:un fondo permanente funciona como una dotación, como los ingresos obtenidos de la venta o arrendamiento de recursos naturales como el petróleo y el gas, con cualquier interés o dividendo recibido del arrendamiento utilizado para pagar obligaciones específicas.
3. Fondo de ingresos especiales:se crea un fondo de ingresos especiales para recaudar fondos para un proyecto específico. Por ejemplo, se puede implementar un impuesto de $.02 sobre la gasolina para pagar las reparaciones de las carreteras. Es posible que sea necesario administrar varios fondos de ingresos especiales simultáneamente.
4. Fondo de proyectos de capital:el fondo de proyectos de capital realiza un seguimiento de los recursos públicos utilizados para financiar un proyecto de capital importante, como una nueva central eléctrica, un oleoducto o un edificio. Una vez que se completa el proyecto de capital, el fondo se cierra.
5. Fondo de servicio de la deuda:los fondos transferidos al fondo de servicio de la deuda de los ingresos fiscales y otras fuentes se utilizan exclusivamente para pagar el capital y los intereses de cualquier bono de obligación pendiente.

¿Cómo funciona la contabilidad de fondos?

Si está iniciando una organización sin fines de lucro, debe consultar a un contador o CPA que tenga experiencia en los fundamentos de la contabilidad, particularmente en los conceptos básicos de contabilidad de fondos.

Un desafío incluso para los contadores experimentados, la contabilidad de fondos puede resultar particularmente desafiante para aquellos con poca experiencia en el campo de la contabilidad.

El paso más importante en la contabilidad de fondos es crear una estructura de plan de cuentas que administre varios fondos de manera adecuada. Un plan de cuentas estándar estaría estructurado de la siguiente manera:

XXXX

Por ejemplo, su cuenta del libro mayor general para gastos de suministros sería:

6100 - Suministros

Para realizar un seguimiento adecuado de varias subvenciones, programas o campañas, debe estructurar su plan de cuentas en tres segmentos:

XX-XX-XXXX

El primer segmento es el segmento de fondos:

01 - Sin restricciones

02 - Temporalmente restringido

03 - Restringido permanentemente

El siguiente segmento es el centro de costos. Si su organización sin fines de lucro tiene tres subvenciones y dos programas que necesitan seguimiento por separado, puede crear sus segmentos de centro de costos de esta manera:

10 - Beca Fundación A

20 - Beca Fundación B

30 - Beca de la Fundación C

40 - Programa de Alivio del Hambre

50 - Programa de Asistencia de Vivienda

Finalmente, su plan de cuentas usará su estructura de cuenta estándar para registrar ingresos y gastos:

4110 - Ingresos sin restricciones

4120 - Ingresos restringidos temporalmente

4130 - Ingresos restringidos permanentemente

El 10 de mayo, recibe una subvención de $25,000 de la Fundación C. La subvención se registraría en su libro mayor de la siguiente manera:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
5-10-2020	1000 - Efectivo	$25,000
5-10-2020	02-30-4120 - Ingresos restringidos temporalmente		$25,000

El 30 de mayo, compras suministros por un monto de $230 mientras llevas a cabo la programación estipulada en Foundation Grant C:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
30-5-2020	02-30-6100 Suministros	$230
30-5-2020	Efectivo		$230

Registrar una donación es similar. Por ejemplo, recibe una donación el 1 de junio por un monto de $ 20,000 de uno de sus seguidores. Estipulan que quieren que la donación se destine al programa de asistencia para la vivienda. Así es como registraría la donación:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6-1-2020	1000 - Efectivo	$20,000
6-1-2020	02-50-4120 Ingresos restringidos temporalmente		$20,000

El uso de segmentos le permite rastrear fácilmente los gastos contra cualquier donación restringida temporalmente, lo que permite a los donantes y fundaciones ver exactamente cómo se usaron sus fondos.

También es importante tener en cuenta que las organizaciones sin fines de lucro utilizan diferentes estados financieros:

• Estado de situación financiera:el estado de situación financiera es similar a un balance, que muestra activos, pasivos y activos netos, incluidos los activos restringidos, temporalmente restringidos y permanentemente restringidos.
• Estado de actividades:el estado de actividades es similar a un estado de resultados, pero incluye detalles adicionales, como los totales actuales y del año anterior, así como los totales presupuestados y las variaciones presupuestarias.
• Estado de Gastos Funcionales:El estado de gastos funcionales se utiliza para informar sobre la actividad de cada programa administrado por la organización sin fines de lucro.
• Estado de flujo de efectivo:el estado de flujo de efectivo es el único informe que se usa comúnmente en organizaciones con fines de lucro y sin fines de lucro, informando sobre el efectivo recibido de operaciones, inversiones y actividades financieras.

La rendición de cuentas es clave en la contabilidad de fondos

Si vende cometas o brinda servicios de consultoría, es probable que a sus clientes les importe poco cómo gasta su dinero. La contabilidad para las organizaciones sin fines de lucro es diferente. Si acepta dinero del público en general o de organizaciones que otorgan subvenciones, debe proporcionar detalles sobre cómo se usa ese dinero.

El uso de métodos de contabilidad y hojas de cálculo manuales puede ser un desafío para cualquier empresa, e incluso el uso de cuentas T no ayudará a evitar la confusión resultante si intenta realizar un seguimiento manual de varios fondos.

Si está listo para cambiar a un sistema automatizado, asegúrese de consultar las revisiones del software de contabilidad de The Ascent y haga su vida mucho más fácil.