Una guía para las cuentas temporales

Las cuentas temporales son una parte importante del proceso contable. Descubra qué son y por qué es tan importante manejarlos adecuadamente.

Las cuentas temporales en contabilidad se utilizan para registrar transacciones financieras durante un período contable específico. Al final de ese período, todos los saldos en cuentas temporales deben transferirse a cuentas permanentes.

Resumen:¿Qué son las cuentas temporales?

Las cuentas temporales son cuentas que están diseñadas para realizar un seguimiento de la actividad financiera durante un período de tiempo específico. Para tener estados financieros precisos, debe cerrar cada cuenta temporal al final del período contable.

Cerrar estas cuentas ayuda a garantizar que las transacciones que ocurrieron en el período contable actual no se incluyan en el período siguiente.

En Contabilidad 101, aprendió sobre los cinco tipos principales de cuentas:

1. Activos
2. Pasivos
3. Gastos
4. Ingresos/ingresos
5. Equidad

Ya sea que sea un tenedor de libros de una pequeña empresa o un contador de una empresa Fortune 500, todas las transacciones contables se registran utilizando estas cuentas. Por ejemplo, cuando paga su renta mensual de $1,500, está afectando directamente tanto un activo como una cuenta de gastos.

Cuando acepta el pago de un cliente por un monto de $ 150, está afectando tanto una cuenta de activos como de ingresos. Tener este proceso en mente hace que sea mucho más fácil comprender el propósito de las cuentas temporales y por qué son tan importantes.

Hay cuatro cuentas temporales principales que deben cerrarse en cada período contable:

1. Ingresos
2. Gastos
3. Resumen de ingresos
4. Cuenta de sorteo/dividendos

Estas cuentas deben cerrarse cada mes para representar con precisión los ingresos y gastos en sus estados financieros. Por ejemplo, supongamos que sus gastos de alquiler fueron de $15,000 en 2019 y los ingresos obtenidos fueron de $75,000.

Al cerrar sus cuentas temporales a fines de 2019, sus saldos de fin de año reflejarán con precisión tanto sus gastos como sus ingresos.

Pero lo que es más importante, ¿qué sucede si esas cuentas permanecen abiertas? A fines de 2020, cuando usted o su contador deseen revisar los totales de sus gastos e ingresos, los montos que quedaron en esas dos cuentas los inflarán en exceso, lo que afectará directamente a todos sus estados financieros.

Cuentas temporales versus cuentas permanentes:¿Cuál es la diferencia?

Las cuentas temporales son cuentas en las que el saldo no se transfiere al final de un período contable. En su lugar, el saldo de estas cuentas se transfiere al final del período a la cuenta permanente correspondiente.

Las cuentas permanentes, por otro lado, tienen sus saldos traspasados ​​para cada período contable.

Las cuentas de activos, pasivos y patrimonio son cuentas permanentes y se encuentran en su balance general, mientras que las cuentas de ingresos y gastos son cuentas temporales que se encuentran en su estado de resultados y deben cerrarse cada período contable.

Si bien la conveniencia de usar un software de contabilidad ha eliminado la necesidad de cerrar cuentas temporales manualmente en cada período contable, aún debe comprender el concepto de cuentas temporales y por qué son tan importantes en el proceso contable.

Cómo funcionan las cuentas temporales

Las cuentas temporales funcionan sirviendo como depósito para todas las transacciones de ingresos y gastos. Estas transacciones se acumulan a lo largo del mes o hasta que finaliza el período contable.

Este período puede ser un mes, un trimestre o incluso un año. Una vez que el período llega a su fin, usted o su contable deberán realizar asientos de cierre, que moverán los saldos de estas cuentas a las cuentas permanentes correspondientes.

Ejemplos de cuentas temporales

Eche un vistazo a estos ejemplos de cuentas temporales, así como a los asientos de diario necesarios para cerrar cada cuenta de forma adecuada:

• Ingresos :La cuenta de ingresos se utiliza para realizar un seguimiento de todo el dinero ganado en un período de tiempo específico. Todo el dinero recibido por bienes y servicios prestados durante el período contable especificado se registra en la cuenta de ingresos. Recuerde, de acuerdo con el principio de reconocimiento de ingresos, todos los ingresos se reconocen en el momento en que se obtienen, no cuando se reciben. Al final del período contable, ya sea un período mensual, trimestral o anual, el saldo de la cuenta de ingresos se pone a cero mediante la transferencia del saldo a su cuenta de resumen de ingresos.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
30/04/20	Ingresos Resumen de ingresos	$4500	$4500

Recuerde, para dejar los ingresos en cero, deberá debitar su cuenta de ingresos, ya que debitar una cuenta de ingresos o de ingresos reduce el saldo.

• Gastos :Al igual que los ingresos, los gastos operativos se rastrean en cada período contable. Los gastos se rastrean para determinar cuánto se gasta en operaciones comerciales, gastos como alquiler, publicidad, suministros de oficina y servicios públicos. Al final del período contable, al igual que su cuenta de ingresos, los totales de sus gastos se trasladan a su cuenta de resumen de ingresos, poniendo a cero los totales de gastos del período. Si bien deberá realizar un seguimiento de cada categoría de gastos en su libro de gastos, solo tiene que transferir el total de sus gastos al final del período contable.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
30/04/20	Resumen de ingresos gastos	$2800	$2800

En este caso, deberá acreditar su cuenta de gastos comerciales para ponerla a cero, ya que un crédito disminuirá el saldo de la cuenta de gastos.

• Resumen de ingresos :Ahora que tanto sus ingresos como sus gastos del período contable se han trasladado a la cuenta de resumen de ingresos, es el momento de trasladar el saldo de la cuenta de resumen de ingresos a su cuenta de capital o cuenta de ganancias retenidas. La cantidad que deberá transferir será la diferencia entre la cantidad de ingresos que se transfirió, que fue de $4500, menos los gastos transferidos, que fue de $2800:

$4500 - $2800 =$1700

Restar sus gastos de sus ingresos le deja un saldo de $1700, que es lo que necesitará transferir de la cuenta de resumen de ingresos a la cuenta de capital.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
30/04/20	Resumen de ingresos Capital o utilidades retenidas	$1700	$1700

Esta transacción pone a cero la cuenta de resumen de ingresos, transfiriendo dinero a capital o ganancias retenidas, que es una cuenta permanente.

• Sorteo/dividendos :si es un propietario único o su negocio es una sociedad, también tendrá que transferir la actividad de su cuenta de giro para los fondos recibidos del negocio. A diferencia de los otros tipos de cuentas, no tiene que cerrar su cuenta de giros a una cuenta de resumen de ingresos, sino que simplemente puede transferir el saldo de la cuenta de giros a su cuenta de capital.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
30/04/20	Capital/Utilidades retenidas Cuenta de dibujo	$1,000	$1,000

No olvides cerrar tus cuentas temporales

El uso de cuentas temporales lo ayudará a realizar un seguimiento preciso de los saldos de su cuenta. Pero cerrar cuentas temporales es tan importante como usarlas en primer lugar.

El seguimiento y cierre de cuentas temporales es un proceso que requiere mucho tiempo cuando se utilizan sistemas de contabilidad manuales u hojas de cálculo, y es más difícil generar estados financieros precisos, como un estado de resultados o un balance general.

En cambio, ¿por qué no considerar la automatización de todo el proceso con el uso de un software de contabilidad? Si está buscando información sobre qué aplicación sería adecuada para su empresa, asegúrese de consultar las revisiones del software de contabilidad de The Ascent.