Cómo calcular la depreciación lineal:paso a paso

La depreciación lineal es el método de depreciación más fácil de usar, por lo que es ideal para pequeñas empresas que necesitan depreciar activos fijos .

Los dueños de negocios usan la depreciación en línea recta para cancelar el gasto de un activo fijo. El método de depreciación en línea recta reduce gradualmente el valor de los activos fijos o tangibles en una cantidad determinada durante un período de tiempo específico. Solo los activos tangibles, o los activos que se pueden tocar, se pueden depreciar, y en su lugar se amortizan los activos intangibles.

La depreciación en línea recta se considera un costo fijo que aparecerá en su balance de prueba ajustado, y siempre se vuelve a agregar a su saldo de flujo de efectivo operativo, ya que la depreciación no es un gasto de efectivo operativo ni afecta directamente el capital de trabajo.

Resumen:¿Qué es la depreciación lineal?

La depreciación en línea recta es el método de depreciación más fácil. Ideal para quienes recién se están familiarizando con los conceptos básicos de contabilidad, como el ciclo contable, la depreciación en línea recta es el método de depreciación más utilizado por las pequeñas empresas.

¿Por qué su pequeña empresa debe calcular la depreciación lineal?

Hay muchas razones por las que las empresas eligen utilizar el método de depreciación en línea recta. La depreciación en línea recta es, con mucho, el método más fácil de calcular para su tenedor de libros o personal de contabilidad, y los gastos de depreciación en línea recta se mantienen constantes a lo largo de la vida útil del activo, lo que facilita incluir el gasto en el presupuesto de su empresa.

Estas son algunas de las razones por las que su pequeña empresa debería utilizar la depreciación lineal.

1. Más fácil de calcular

El método de depreciación en línea recta solo requiere que determine la vida útil del activo, estime el valor residual y calcule el gasto de depreciación anual o incluso mensual. Con mucho, el método de depreciación más fácil de calcular, la fórmula de depreciación en línea recta es:

(Coste del activo - valor residual) ÷ ​​vida útil =depreciación anual

2. Consistencia

Debido a que el gasto de depreciación sigue siendo el mismo durante toda la vida útil del activo, su gasto de depreciación también se mantendrá constante, lo que facilita mucho el cálculo del margen de ganancias o la creación de proyecciones financieras precisas.

3. Menos errores

La depreciación en línea recta es el método de depreciación más fácil de calcular. Como resultado, es más probable que el cálculo sea preciso. Si bien puede ser útil utilizar la depreciación doble u otros métodos de depreciación, esos métodos también presentan fórmulas más complejas, lo que puede dar lugar a errores, especialmente para quienes son nuevos en la depreciación.

Cómo calcular la depreciación en línea recta

Calcular la depreciación en línea recta es un proceso de cinco pasos, con un sexto paso agregado si está gastando la depreciación mensualmente. Usemos la siguiente situación como ejemplo.

Sara dirige una pequeña organización sin fines de lucro que recientemente compró una fotocopiadora para la oficina. El costo de la fotocopiadora fue de $7,500. El envío de la copiadora costó $150 y los impuestos fueron de $600, lo que hace que el costo final de la copiadora sea de $8250.

Paso 1:Calcular el costo del activo

El primer paso para calcular la depreciación en línea recta es calcular el costo del activo. El costo final utilizado en el cálculo de la depreciación debe incluir el precio base del activo junto con los impuestos sobre las ventas y los cargos de envío asociados. Como puede ver en la transacción de muestra anterior, el costo total de la fotocopiadora que compró Sara es:

$7500 + $150 + $600 =$8250

Consejos para calcular el costo:

Al calcular el costo de un activo, asegúrese de hacer lo siguiente:

• Incluya todos los costos relacionados: Por ejemplo, si está calculando el costo de instalar una cerca, asegúrese de incluir los costos de materiales y mano de obra.
• Incluya los impuestos y los costos de envío al calcular el costo de depreciación: El costo final de cualquier activo siempre debe incluir costos adicionales como impuestos, manejo y entrega. Asegúrese de incluir esos totales cuando calcule el costo de sus activos.

Paso 2:Calcular y restar el valor residual del costo del activo

La depreciación en línea recta requiere que asigne un valor residual a su activo. El valor de salvamento es lo que espera que valga el activo después de su vida útil. Por ejemplo, supongamos que Sara espera que su fotocopiadora valga $1500 al final de su vida útil. Si ese es el caso, el cálculo sería:

$8250 - $1500 =$6750

Consejos para estimar el valor de recuperación:

Estimar el valor de salvamento de un activo es una ciencia inexacta. Si no espera que el activo valga mucho al final de su vida útil, asegúrese de incluirlo en el cálculo.

• Use el sentido común: Si compra un vehículo 2020 para su negocio por $25,000, el valor de rescate del vehículo después de cinco años probablemente sea de alrededor de $6,000.
• Sea conservador con su estimación: Nunca es útil sobreestimar el valor residual de su activo, ya que eso reducirá la cantidad de gastos de depreciación que puede asumir durante su vida útil.

Paso 3:Determinar la vida útil del activo

Antes de que pueda calcular la depreciación de cualquier tipo, primero debe determinar la vida útil del activo que desea depreciar. Aquí hay algunos activos comunes y sus vidas útiles.

Tipo de activo	Vida útil
Tractores, herramientas de fabricación y ganado	3 años
Vehículos, incluidos automóviles, camiones y autobuses	5 años
Máquinas de oficina, incluidas fotocopiadoras y máquinas de fax	5 años
Muebles y enseres	7 años

Para obtener una lista completa de los activos y sus vidas útiles, asegúrese de consultar la Publicación 946 del IRS:Cómo depreciar la propiedad.

Consejos para determinar la vida útil:

La forma más fácil de determinar la vida útil de un activo es consultar las tablas del IRS, que se encuentran en la Publicación 946, mencionada anteriormente.

• Estimar la vida útil: Tú conoces tu negocio mejor que nadie. Si cree que el vehículo que compró durará menos de cinco años, es posible que desee utilizar otro método de depreciación, como la depreciación doblemente decreciente.
• Consulte al IRS para obtener confirmación: Si no está seguro de cuánto dura la vida útil de un activo, asegúrese de consultar las tablas del IRS para obtener orientación y confirmación.

Paso 4:Divida 1 por el número de años de vida útil para determinar la tasa de depreciación anual

De acuerdo con la tabla anterior, la vida útil de la fotocopiadora de Sara es de cinco años. Para calcular la tasa de depreciación anual, Sara haría el siguiente cálculo:

1 ÷ 5 =0,20

Esto significa que Sara depreciará su fotocopiadora a una tasa del 20 % anual.

Consejos para determinar la tasa de depreciación:

Como la vida útil de la fotocopiadora de Sara es de cinco años, dividiría 1 entre 5 para determinar su tasa de depreciación anual.

• Use siempre años: Utilice siempre la cantidad de años de vida útil, no el valor, al determinar su tasa de depreciación anual.
• Siempre comience su cálculo con 1 :Su cálculo siempre comenzará con 1. Si la copiadora tuviera una vida útil de 10 años, el cálculo sería 1 ÷ 10 =0,10.

Paso 5:Multiplique la tasa de depreciación por el costo del activo

Su próximo paso es multiplicar la tasa de depreciación por el costo del activo, menos el valor residual. Recuerde que la fotocopiadora de Sara tenía un costo de $8250 y un valor de rescate de $1500 con una tasa de depreciación anual del 20%. El cálculo de Sara sería:

20% x ($8250 - $1500) =$1350

El gasto anual de depreciación de la fotocopiadora de Sara sería de $1350.

Consejos para determinar el gasto de depreciación anual:

Hay algunas cosas que debe recordar al calcular la depreciación anual:

• Asegúrese de incluir el costo menos el valor residual: Cuando calcule su gasto de depreciación anual, asegúrese de usar el costo menos el valor residual, que se requiere al calcular la depreciación lineal.
• Decida si desea contabilizar la depreciación como gasto anual: Si bien algunas empresas solo publican los gastos de depreciación anualmente, si desea registrar la depreciación mensualmente, consulte el paso 6.

Paso 6:Divide la depreciación anual entre 12 para calcular la depreciación mensual

El último paso para calcular la depreciación es calcular su gasto de depreciación mensual. Ese cálculo es:

$1,350 ÷ 12 =$112.50

Eso significa que el gasto de depreciación mensual de Sara por la fotocopiadora sería de $112,50.

Consejos para calcular el gasto de depreciación mensual:

Estos son algunos consejos para calcular los gastos de depreciación:

• Divida su total anual por 12 para obtener su gasto de depreciación mensual: Si bien muchas empresas registran los gastos de depreciación anualmente, puede llevar su cálculo un paso más allá al dividir su gasto anual entre 12 para obtener su gasto de depreciación mensual.
• Conviértalo en una entrada de diario recurrente: Dado que su gasto de depreciación mensual seguirá siendo el mismo a lo largo de la vida útil del activo, haga que su entrada en el diario sea recurrente para que sus cuentas de depreciación estén siempre actualizadas.

El registro de la depreciación afecta tanto a su estado de resultados como a su balance general. Para registrar la compra de la copiadora y el gasto de depreciación mensual, deberá realizar los siguientes asientos en el diario.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31/3/2020	Activos fijos -- Copiadora	$8,250
	Efectivo		$8,250
	Para registrar la compra de la copiadora
31/03/2020	Gasto de depreciación	$112,50
	Depreciación acumulada -- Copiadora		$112,50
	Para registrar la depreciación mensual

Cuando compre el activo, registrará esa transacción en su cuenta de activos y en su cuenta de efectivo, creando una contracuenta para realizar un seguimiento de su depreciación acumulada. Luego puede registrar su gasto de depreciación en el libro mayor mientras acredita la contracuenta de depreciación acumulada para el total de gastos de depreciación mensual.

Depreciación en línea recta versus depreciación de saldo decreciente:¿Cuál es la diferencia?

El método de saldo decreciente calcula inicialmente más gastos de depreciación y utiliza un porcentaje del activo actual. valor en libros, a diferencia de su costo inicial. Por lo tanto, el monto de la depreciación disminuye con el tiempo y continúa hasta que se alcanza el valor de recuperación.

Por ejemplo, supongamos que compra computadoras nuevas para su negocio a un costo inicial de $12,000 y deprecia su valor al 25% por año. Si estimamos el valor de rescate en $3000, este es un costo total depreciable de $10 000.

Año	Valor en libros	Depreciación	Depreciación total
1	$12,000	$3,000	$3,000
2	$9,000	$2250	$5250
3	$6750	$1687	$6937
4	$5,063	$1266	$8203
5	$3797	$797	$9,000

En la última línea del gráfico, observe que el 25 % de $3797 es $949, ​​no los $797 que aparecen en la lista. Sin embargo, la depreciación total permitida es igual al costo inicial menos el valor de rescate, que es de $9,000. En el punto donde se alcanza esta cantidad, no se permite más depreciación.

Beneficios de cada método

Hay buenas razones para usar ambos métodos, y el correcto depende del tipo de activo en cuestión. El método de depreciación lineal es el más fácil de usar, por lo que simplifica los cálculos contables.

Por otro lado, el método de saldo decreciente a menudo proporciona una contabilidad más precisa del valor de un activo. Por ejemplo, si compra una computadora nueva o teléfonos inteligentes para sus empleados, este tipo de activos naturalmente pierden más valor al principio de su vida que más adelante.

Otros activos pierden su valor de manera constante (los muebles o los bienes inmuebles son buenos ejemplos), por lo que tiene más sentido utilizar la depreciación lineal en estos casos.

En pocas palabras, el método de depreciación utilizado depende de la naturaleza de los activos en cuestión, así como de la preferencia de la empresa.

Ejemplos de depreciación

A continuación, le proporcionamos algunos ejemplos de depreciación en línea recta.

1. Depreciación de un tractor

Jim compra un tractor para su rancho. El costo final del tractor, incluidos los impuestos y la entrega, es de $25 000 y el valor de rescate esperado es de $6 000. De acuerdo con la tabla anterior, Jim puede depreciar el tractor durante un período de tres años.

Este es el cálculo de depreciación en línea recta para el tractor de Jim:

(25.000$ - 6.000$) ÷ 3 =6.333,33$

El gasto de depreciación anual de Jim es de $6333,33.

2. Depreciación de muebles

Sally recientemente amuebló su nueva oficina, compró escritorios, lámparas y mesas. El costo total de los muebles y accesorios, incluidos los impuestos y la entrega, fue de $9,000. Sally estima que los muebles tendrán un valor aproximado de $1500 al final de su vida útil, que, según el gráfico anterior, es de siete años.

Este es el cálculo para depreciar los muebles y accesorios de la oficina de Sally:

$9000 - $1500) ÷ 7 =$1071,43

Sally decide que quiere registrar los gastos de depreciación mensualmente, por lo que también deberá hacer el siguiente cálculo:

$1,071.43 ÷ 12 =$89.29

Sally ahora puede registrar la depreciación lineal de sus muebles cada mes durante los próximos siete años.

Reflexiones finales sobre la depreciación en línea recta

Incluso si todavía tiene dificultades para comprender algunos términos contables, afortunadamente, la depreciación en línea recta es bastante sencilla. Si está buscando un software de contabilidad que lo ayude a realizar un mejor seguimiento de sus gastos de depreciación, asegúrese de consultar las revisiones del software de contabilidad de The Ascent.