Débito frente a crédito:una guía de referencia contable (+ ejemplos)

Si está utilizando la contabilidad de doble entrada, necesita saber cuándo debitar y cuándo acreditar sus cuentas . Lo ayudaremos a guiarlo a través del proceso y le daremos un cuadro de referencia útil para usar.

Los débitos y créditos son dos de los términos contables más importantes que debe comprender. Esto es particularmente importante para los tenedores de libros y contadores que utilizan la contabilidad de partida doble.

Los débitos y créditos son la verdadera columna vertebral de la contabilidad, ya que cualquier transacción registrada en un libro mayor, ya sea a mano o en su software de contabilidad, debe tener una entrada de débito y una entrada de crédito.

Pero, ¿cómo saber cuándo debitar una cuenta y cuándo acreditar una cuenta? Las siguientes reglas básicas de contabilidad lo guiarán.

¿Qué son los débitos y créditos?

Como propietario de un negocio, es posible que tenga dificultades para saber cuándo usar un débito y un crédito en la contabilidad. Puede que incluso se pregunte por qué son necesarios.

Los débitos y créditos se utilizan para garantizar que cumpla con la ecuación contable, que es:

Activos =Pasivos + Patrimonio

En la contabilidad de partida doble, cualquier transacción registrada involucra al menos dos cuentas, con una cuenta cargada mientras que la otra es acreditada. Los débitos siempre están en el lado izquierdo de la entrada, mientras que los créditos siempre están en el lado derecho, y sus débitos y créditos siempre deben ser iguales para que sus cuentas permanezcan en equilibrio.

Por ejemplo, si fuéramos a registrar un pago de $250 recibido a cuenta de un cliente, la entrada de diario para débitos y créditos se vería así:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
28/02/2020	Efectivo	$250
28/02/2020	Cuentas por cobrar		$250

Partiendo de las reglas establecidas en el cuadro de débitos y créditos a continuación, utilizamos un débito para registrar el dinero pagado por su cliente. Un débito siempre se usa para aumentar el saldo de una cuenta de activo, y la cuenta de efectivo es una cuenta de activo. Dado que depositamos fondos por un monto de $250, aumentamos el saldo en la cuenta de efectivo con un débito de $250.

En la segunda parte de la transacción, querrá acreditar su cuenta de cuentas por cobrar porque su cliente pagó su factura, una acción que reduce el saldo de cuentas por cobrar. Nuevamente, de acuerdo con el cuadro a continuación, cuando queremos disminuir el saldo de una cuenta de activos, usamos un crédito, por lo que esta transacción muestra un crédito de $250.

Tipo de cuenta	Incrementa Saldo	Disminuye Saldo
Activos: Los activos son cosas que posee, como dinero en efectivo, cuentas por cobrar, cuentas bancarias, muebles y computadoras	Débito	Crédito
Pasivos: Los pasivos incluyen cosas que debe, como cuentas por pagar, documentos por pagar y préstamos bancarios	Crédito	Débito
Ingresos: Los ingresos son el dinero que se le paga a su negocio por la venta de productos y servicios	Crédito	Débito
Gastos: Los gastos se consideran el costo de hacer negocios e incluyen artículos como suministros de oficina, seguros, alquiler, gastos de nómina y franqueo	Débito	Crédito
Capital/Patrimonio del propietario: La cuenta Capital/Patrimonio del propietario representa su interés financiero en el negocio	Crédito	Débito

Débito vs crédito:¿Cuál es la diferencia?

Débitos: Un débito es una transacción contable que aumenta una cuenta de activos como efectivo o una cuenta de gastos como gastos de servicios públicos. Los débitos siempre se ingresan en el lado izquierdo de una entrada de diario.

Créditos: Un crédito es una transacción contable que aumenta una cuenta de pasivo, como los préstamos por pagar, o una cuenta de patrimonio, como el capital. Un crédito siempre se ingresa en el lado derecho de una entrada de diario.

Si no está seguro de cuándo debitar y cuándo acreditar una cuenta, consulte nuestro gráfico t a continuación.

Cuentas de débito y crédito

Cuenta	Cuándo debitar	Cuándo acreditar
Efectivo y cuentas bancarias	Al depositar fondos o cuando un cliente realiza un pago	Cuando se pagan las facturas
Cuentas por cobrar	Cuando una venta se hace a crédito	Cuando el cliente paga
Varias cuentas de gastos como alquiler, servicios públicos, nómina y material de oficina	Cuando se realiza una compra o se paga una factura	Cuando se recibe un reembolso
Cuentas por pagar	Cuando se paga una factura	Al ingresar una factura para pago futuro
Ingresos	Cuando se devuelve un producto o se otorga un descuento	Cuando se realiza una venta

Ejemplos de débitos y créditos en contabilidad de partida doble

Estos son algunos ejemplos de entradas de diario comunes realizadas durante el curso de los negocios.

Registrar una transacción de venta

El registro de una transacción de venta es más detallado que muchos otros asientos de diario porque necesita realizar un seguimiento del costo de los bienes vendidos, así como cualquier impuesto sobre las ventas cobrado a su cliente.

Por ejemplo, el 1 de febrero, su empresa vende cinco diarios de cuero a un costo de $20 cada uno. Después del impuesto sobre las ventas del 7 %, se factura al cliente $107,00. Así es como registraría estos débitos y créditos en una entrada de diario:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
2-1-2020	Cuentas por cobrar	$107
2-1-2020	Costo de los bienes vendidos	$ 55
2-1-2020	Ingresos		$100
2-1-2020	Inventario		$ 55
2-1-2020	Impuesto sobre las ventas a pagar		$    7

Aumentará (debitará) el saldo de sus cuentas por cobrar por el total de la factura de $107, y los ingresos se reconocerán cuando se realice la transacción. El costo de los bienes vendidos es una cuenta de gastos, que también debe incrementarse (debitarse) por la cantidad que le costaron los diarios de cuero.

Los ingresos se incrementarán (acreditarán) en $100.

La cuenta de inventario, que es una cuenta de activos, se reduce (acredita) en $55, ya que se vendieron cinco revistas.

Finalmente, registrará cualquier impuesto sobre las ventas adeudado como un crédito, aumentando el saldo de esa cuenta de pasivo.

Registrar un préstamo comercial

El 1 de enero de 2020, su negocio recibe un préstamo por un monto de $25,000, con una tasa de interés del 5%, pagadero anualmente. El pagaré vence el 31 de diciembre de 2022. Así es como lo registra:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
1-1-2020	Efectivo	$25,000
1-1-2020	Documentos por pagar		$25,000
1-1-2020	Gastos por intereses	$625
1-1-2020	Intereses por pagar		$625

Haga una entrada de débito (aumento) en efectivo, mientras acredita el préstamo como pagarés o préstamos por pagar. También deberá registrar el gasto de intereses del año.

Cuando pague los intereses en diciembre, debitará la cuenta de intereses por pagar y acreditará la cuenta de efectivo.

Registrar una factura en cuentas por pagar

Cuando reciba una factura de un proveedor o de una empresa de servicios públicos, la ingresará en cuentas por pagar, ya que la factura se pagará en un futuro cercano. La entrada se vería así:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
2-1-2020	Gastos de servicios públicos	$203
2-1-2020	Cuentas por pagar		$203

Debitaría (aumentaría) su cuenta de gastos de servicios públicos, al mismo tiempo que acreditaría (aumentaría) su cuenta de cuentas por pagar.

Registrar el pago de una factura

Cuando pague la factura de servicios públicos del mes siguiente, la entrada se vería así:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
28-2-2020	Cuentas por pagar	$203
28-02-2020	Efectivo		$203

Debitaría (reduciría) las cuentas por pagar, ya que está pagando la factura. También acreditaría (reduciría) el efectivo.

El mejor software de contabilidad para rastrear débitos y créditos

La contabilidad general es una necesidad para su negocio, sin importar su tamaño. Si desea ayuda para realizar un seguimiento adecuado de los activos y pasivos, la mejor solución es utilizar un software de contabilidad. Aquí hay algunas opciones que son especialmente adecuadas para empresas más pequeñas.

1. Xero

Xero es una aplicación de contabilidad en línea fácil de usar diseñada para pequeñas empresas. Xero ofrece una larga lista de funciones que incluyen facturación, gestión de gastos, gestión de inventario y pago de facturas.

Xero ofrece contabilidad de doble entrada, así como la opción de ingresar asientos de diario. Las opciones de informes también son buenas en Xero, y la aplicación ofrece integración con más de 700 aplicaciones de terceros, lo que puede ser increíblemente útil para pequeñas empresas con un presupuesto limitado.

Xero ofrece tres planes:Temprano, Creciente y Establecido, con el plan Temprano actualmente $9/mes; El crecimiento es actualmente de $30/mes; mientras que Establecido cuesta $40/mes, con una prueba gratuita de 30 días disponible.

2. Contabilidad empresarial en la nube de Sage

Ideal para empresas muy pequeñas, Sage Business Cloud Accounting también es una buena opción para autónomos y propietarios únicos que desean administrar las finanzas comerciales correctamente.

Sage Business Cloud Accounting ofrece capacidad de contabilidad de doble entrada, así como un sólido seguimiento de ingresos y gastos. Las opciones de generación de informes son justas en la aplicación, pero las opciones de personalización se limitan a exportar a un archivo CSV.

Sage Business Cloud Accounting ofrece dos planes:Accounting Start y Accounting, con Accounting Start solo adecuado para empresas muy pequeñas. Contabilidad inicial cuesta $10/mes, mientras que Contabilidad cuesta actualmente $25/mes, y ambos planes ofrecen facturación, seguimiento y conectividad bancaria.

3. Kashoo

Kashoo es una aplicación de software de contabilidad en línea ideal para empresas nuevas, autónomos y pequeñas empresas.

Kashoo ofrece una función de entrada de diario sorprendentemente sofisticada, que le permite publicar cualquier entrada de diario necesaria. Las opciones de generación de informes se limitan a estados financieros y un par de informes de lista, con pocas opciones de personalización disponibles, aunque los informes se pueden exportar a Microsoft Excel si se desea personalizarlos.

Kashoo ofrece un plan único para todos los suscriptores, con un costo de $199/año o $19.95/mes, y admite una cantidad ilimitada de usuarios.

Débitos vs. créditos:Una palabra final

Ya sea que esté creando un presupuesto comercial o rastreando la rotación de sus cuentas por cobrar, debe usar los débitos y créditos correctamente.

De hecho, la precisión de todo, desde su ingreso neto hasta sus índices contables, depende de ingresar correctamente los débitos y créditos. Tomarse el tiempo para comprenderlos ahora le ahorrará mucho tiempo y trabajo adicional en el futuro.