Libro mayor:todo lo que necesita saber en 2022

El libro mayor es una parte esencial de sus procesos de contabilidad y teneduría de libros. El libro mayor sirve como depósito para todas las transacciones que se registran y es imprescindible para cualquier empresa que utilice la contabilidad de partida doble.

Resumen:¿Qué es un libro mayor en contabilidad?

El libro mayor proporciona un registro de todas las transacciones financieras que afectan su negocio. Hay cinco tipos diferentes de cuentas del libro mayor general, con cada transacción financiera o entrada de diario ingresada usando al menos uno de estos tipos de cuenta:

1. Activos: Cualquier cosa de valor que sea propiedad de su empresa.
2. Pasivos: Todo lo que su empresa debe.
3. Patrimonio del propietario: El patrimonio del propietario muestra cuánto vale una empresa después de restar los pasivos de los activos.
4. Ingresos: Los ingresos se reciben por la venta de bienes y/o servicios. Es importante utilizar el principio de reconocimiento de ingresos al registrar los ingresos.
5. Gastos: Los gastos son el costo de hacer negocios e incluyen alquiler, servicios públicos, gastos de nómina, franqueo y tarifas de servicios profesionales, por nombrar solo algunos.

Si usted es un trabajador independiente o un propietario único, es probable que pueda arreglárselas sin un libro mayor, simplemente porque no está utilizando la contabilidad de doble entrada. Pero para todos los demás propietarios de empresas, el libro mayor es la parte más importante de la contabilidad.

¿Qué le dicen los libros mayores sobre su negocio?

Si bien su libro mayor generalmente no es la primera herramienta que usaría para tomar decisiones comerciales, puede brindarle los detalles que necesita para ver el desempeño financiero de su negocio durante el mes actual, o incluso el año fiscal actual.

Ya sea creando un presupuesto o calculando la rotación de sus cuentas por cobrar, uno de los mejores lugares para comenzar es con el libro mayor.

De hecho, si desea ver cuánto dinero tiene su cuenta bancaria actual, o por qué su cuenta de gastos de impresión es tan alta, primero debe consultar su libro mayor.

Gestionar mejor los gastos

Sus gastos de servicios profesionales están por las nubes y no sabe por qué. Ejecute un informe de contabilidad general para ver qué actividad ha estado ocurriendo durante el último año. ¿Su contador aumentó sus tarifas? ¿Está pagando ahora a un abogado para que maneje una disputa de empleados?

Una de las mejores maneras de administrar mejor sus gastos es ver en detalle exactamente lo que está pagando cada mes. Si bien esto es fácil de hacer para cada proveedor individual, usar su libro mayor para ver todos los gastos relacionados en cada categoría de gastos le brinda una visión más completa de sus gastos comerciales.

Después de todo, no puede administrar sus gastos si no sabe cuáles son.

Ver la actividad durante un período de tiempo específico

Si bien hay varios informes financieros que puede ejecutar para ver la actividad de la cuenta durante un período de tiempo específico, ejecutar un informe de contabilidad general le permite ver toda la actividad durante un período de tiempo muy específico con mayor detalle.

Por ejemplo, ejecutar un informe de contabilidad general durante dos meses le proporcionará los saldos iniciales y finales de cada uno de esos meses, junto con toda la actividad registrada que afecta el saldo de su contabilidad general. Si ejecuta un informe de contabilidad general desde el 1 de enero de 2020 hasta el 29 de febrero de 2020, tendrá los saldos iniciales y finales que se muestran fácilmente tanto para enero como para febrero.

Detectar y corregir cualquier error

Su gasto en servicios públicos aumentó un 1000 % desde el mes pasado, pero no sabe por qué. Una de las formas más rápidas de averiguarlo es mirar la actividad del libro mayor para su cuenta de gastos de servicios públicos. Aquí hay dos escenarios posibles en los que su libro mayor general puede ayudar:

Escenario A: Cuando revisa su libro mayor para los gastos de servicios públicos, puede ver que se registró una entrada de diario por el monto incorrecto, inflando sus gastos del mes. Puede revertir fácilmente el asiento del diario e ingresar uno nuevo por el monto correcto.

Escenario B: Ve que una de las entradas es para un depósito único para el nuevo edificio que está alquilando. Si bien el gasto de servicios públicos es más alto de lo normal este mes, es exacto. No es necesaria ninguna corrección.

Ejemplo de un libro mayor

Todas las actividades financieras de su empresa se registran en el libro mayor. Esta actividad incluye:

• Depósitos realizados en sus cuentas bancarias
• Cheques escritos a varios proveedores para gastos operativos
• Cheques de nómina emitidos a sus empleados
• Impuestos sobre la nómina pagados a agencias estatales y federales
• Actividad de ventas y actividad de cuentas por cobrar relacionadas
• Registro de pagos recibidos de clientes y clientes
• Ajustes de inventario, como recibir productos o ajustar los niveles de inventario
• Facturas recibidas y registradas en cuentas por pagar
• Cualquier contribución del propietario al negocio o retiros del propietario
• Cualquier entrada de diario para registrar transacciones como intereses y tarifas bancarias

Si bien esta es solo una lista parcial, recuerde que cualquier transacción realizada por su empresa siempre afectará sus cuentas del libro mayor en consecuencia.

Si bien puede ver estos detalles en las áreas donde se originaron, como cuentas por cobrar, inventario y cuentas por pagar, solo el libro mayor general le proporciona los detalles de todas sus cuentas y cómo se relacionan con su negocio.

El mejor software de contabilidad para ver su libro mayor

Cualquier aplicación de software de contabilidad que admita la contabilidad de doble entrada también puede producir un informe de contabilidad general. Estas son solo algunas de las aplicaciones de software que brindan una excelente capacidad de generación de informes de contabilidad general.

1. GnuCash

GnuCash es único en muchos sentidos. Es un software gratuito de código abierto que se descarga e instala en una computadora de escritorio, estación de trabajo o computadora portátil. GnuCash es un sistema de un solo usuario, por lo que funcionará bien para empresas más pequeñas o empresas que solo requieren un solo usuario.

GnuCash incluye excelentes opciones de informes, con informes detallados de activos y pasivos, así como un informe completo del libro mayor. Los informes ofrecen poca personalización, pero hay tantos informes disponibles que es probable que la personalización no sea un problema.

Como aplicación de código abierto, GnuCash es completamente gratuito. Simplemente visite el sitio web de GnuCash para descargar la aplicación en su computadora de escritorio, estación de trabajo o computadora portátil.

2. Libros frescos

FreshBooks ofrece a las empresas más pequeñas una excelente manera de administrar su libro mayor. FreshBooks ofrece actualmente cuatro opciones de planes, lo que facilita la transición a un plan más potente. FreshBooks está diseñado para facilitar la navegación, por lo que incluso los nuevos usuarios pueden orientarse fácilmente.

Aunque las opciones de generación de informes son bastante básicas en FreshBooks, las opciones de generación de informes han mejorado en los últimos años, con informes de panel e informes disponibles. FreshBooks también ofrece un informe de contabilidad general fácil de leer.

El precio de FreshBooks Lite es de $ 15 por mes, Plus cuesta $ 25 y Premium $ 50. Todos los planes incluyen facturación, capacidad de pago en línea, presupuestos de proyectos y sólidas opciones de informes.

3. Escritorio de QuickBooks

QuickBooks Desktop ofrece excelentes opciones de informes de contabilidad general para empresas pequeñas y en crecimiento por igual. Diseñado para la oficina de un solo usuario, así como para empresas en crecimiento con múltiples usuarios, QuickBooks Desktop ofrece tres planes para elegir.

QuickBooks también ofrece otras excelentes opciones de informes, con más de 100 informes estándar incluidos en QuickBooks Pro, mientras que los planes Premier y Enterprise incluyen más de 150 informes. Las plantillas de informes también se incluyen en las aplicaciones de escritorio de QuickBooks, y puede personalizar fácilmente un informe de contabilidad general para incluir solo las cuentas que desea ver.

QuickBooks Desktop Pro actualmente cuesta $ 299.95 y admite hasta tres usuarios. Premier tiene un precio de $499,95 al año y admite hasta cinco usuarios, mientras que el plan Enterprise admite hasta 30 usuarios del sistema y está disponible por $849,10 al año.

El libro mayor es el corazón de su sistema contable

Ya sea que todavía registre transacciones contables usando una aplicación de hoja de cálculo o esté usando un software de contabilidad, el libro mayor es esencial para una contabilidad precisa, ya que proporciona una lista detallada de todas sus transacciones financieras en un solo lugar.

Al igual que una chequera, la contabilidad general ayuda a garantizar que todas sus cuentas permanezcan en equilibrio, con débitos equivalentes a créditos.

Si está buscando una mejor manera de realizar un seguimiento de la actividad del libro mayor, asegúrese de consultar las aplicaciones anteriores o consulte las revisiones del software de contabilidad de The Ascent para ver aún más opciones.