Cómo escribir una factura:una guía paso a paso

Escribir facturas puede ser difícil de dominar para los propietarios de negocios en ciernes, pero solo unos pocos pasos rápidos harán que hacerlo parezca más fácil. Estos son los cinco pasos de The Ascent para escribir una gran factura.

Probablemente los haya recibido periódicamente a lo largo de su vida, prestando poca o ninguna atención al documento en sí. Pero si es propietario de un negocio, autónomo o propietario único, deberá poder crear una factura si desea que le paguen.

La buena noticia es que escribir una factura con software es fácil y muchas de las mejores aplicaciones de software de contabilidad lo han hecho aún más fácil con plantillas de factura y personalización incluidas en sus productos.

Hay cinco pasos sencillos para crear una factura, pero es importante que cada paso se complete correctamente. Omitir un paso, como completar la fecha de vencimiento, puede ocasionar un retraso en el pago, e ingresar información de envío incorrecta puede ocasionar que el pago se envíe por correo a la dirección incorrecta o se deposite en la cuenta bancaria incorrecta.

De un vistazo:Cómo redactar y enviar su primera factura

• Paso 1: Personalice la factura para reflejar su negocio.
• Paso 2: Complete toda la información necesaria del cliente.
• Paso 3: Asigne términos y complete la fecha de vencimiento.
• Paso 4: Explique para qué es la factura.
• Paso 5: Incluya información de envío o un enlace para pagar en línea.

Conceptos básicos de facturación:lo que necesita saber

¡Felicidades por tener tu propio negocio! Es un gran paso y es probable que sus días estén llenos de desafíos y recompensas.

La buena noticia es que hay una gran cantidad de recursos disponibles para usted como propietario de un negocio. Es probable que ya haya decidido un nombre y una estructura legal para su negocio. Entonces, ¿qué es lo siguiente que debes hacer?

Si desea que le paguen (¿y quién no?), deberá aprender a escribir una factura. Si ya está familiarizado con el proceso de creación de facturas, genial. Pero si no sabe nada sobre la creación de una factura, o simplemente quiere refrescarse, continúe leyendo.

Para aquellos que no saben exactamente qué es una factura, es simplemente una forma de cobrar el dinero que se le debe a su empresa. Cada vez que vende un artículo, ya sea una gorra de béisbol o un par de aretes, y no cobra el pago de esos artículos en el momento de la venta, querrá crear una factura.

Lo mismo ocurre con la prestación de un servicio, ya sea reparar una tubería rota o preparar un informe profesional para un cliente. Sea cual sea su negocio, ya sea que esté vendiendo productos o servicios, si está dispuesto a aceptar el pago de esos artículos o servicios en una fecha posterior, deberá crear una factura.

Cómo redactar y enviar correctamente una factura

Su software de contabilidad es el lugar más probable desde el que creará una factura. Si actualmente no usa un software de contabilidad, le recomiendo que lo haga.

Sin embargo, en caso de apuro, también hay numerosas plantillas de facturas que puede descargar de Internet o de una aplicación como Microsoft Word que lo ayudarán a comenzar a facturar a sus clientes. De cualquier manera, se necesitará la misma información para crear una factura adecuada.

Esto es lo que necesitará, en cinco sencillos pasos.

Paso 1:Personaliza la factura

Si está utilizando un software de contabilidad, o está buscando uno para su negocio, es probable que prepare sus facturas usándolo. La mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad en el mercado actual ofrecen una excelente capacidad de facturación con una opción para personalizar la factura como mejor le parezca.

En la mayoría de los casos, la información comercial que ingrese en su software, como el nombre comercial, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico, se completará automáticamente en cualquier factura que cree.

Pero muchas aplicaciones de software de contabilidad van un paso más allá y le brindan la opción de personalizar la factura agregando el logotipo, el eslogan o la combinación de colores de su empresa. Si bien no es una necesidad, personalizar su factura para que refleje mejor su empresa la hará más reconocible para sus clientes y puede ayudarlo a que le paguen un poco más rápido.

Paso 2:Complete los detalles del cliente

Una de las cosas más importantes que desea hacer es administrar a sus clientes o clientes correctamente. Si tiene una pequeña tienda de regalos, administrar a sus clientes correctamente significa tener una forma de comunicarse con ellos acerca de las ventas y otras promociones o campañas.

Lo mismo se aplica a las empresas de servicios, y la conclusión es que si otorga crédito a sus clientes, debe asegurarse de tener la información adecuada en el archivo de esos clientes, incluida una dirección postal precisa, una dirección de correo electrónico y un punto de contacto.

Tener una dirección postal incompleta o una dirección de correo electrónico incorrecta puede retrasar el procesamiento de pagos durante semanas. También querrá asignar un número personalizado a cada factura que cree, pero esto generalmente lo completa automáticamente su software de contabilidad.

Paso 3:Asigne los términos y la fecha de vencimiento de la factura

Asignar términos a sus clientes simplemente significa que está determinando cuánto tiempo tienen que pagar. En muchos casos, Net 30 es el término predeterminado, lo que significa que su cliente o cliente tiene 30 días a partir de la fecha de la factura para pagarle.

Si no pagan antes de que transcurran los 30 días, puede aplicar cargos por mora al monto adeudado. Para los nuevos clientes, es posible que desee utilizar Pago al recibir como su plazo de pago, lo que significa que la factura vence tan pronto como se recibe. 10 netos Los términos también son comunes, pero depende de usted como propietario de la empresa determinar qué términos se deben aplicar a qué clientes.

Paso 4:Explique para qué es la factura

Si está vendiendo un producto, agregará la descripción del producto, así como la cantidad y el precio por artículo.

Si está vendiendo servicios, es probable que desee incluir una descripción detallada de los servicios prestados y lo que el cliente recibió a cambio. Si, como en la factura anterior, creó un informe personalizado, esa información debería mostrarse correctamente en la factura.

Si está facturando por horas trabajadas, probablemente querrá usar un estilo de factura que refleje esa información.

Paso 5:Agregue información de envío o un enlace de pago en línea

Una vez que haya completado su factura, puede imprimirla y enviarla por correo a su cliente, o enviar la factura por correo electrónico directamente. La mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad también ofrecen la opción de incluir una opción de pago en línea, lo que permite a sus clientes pagar rápida y fácilmente con tarjeta de crédito o transferencia ACH directamente desde la factura.

Si bien tendrá que pagar tarifas de servicio si elige aceptar pagos en línea, la verdadera ventaja es que probablemente le pagarán mucho más rápido.

Sin embargo, si elige que le paguen de una manera más tradicional, asegúrese de que la información de su remesa sea precisa en su factura para que sus clientes sepan dónde enviar sus pagos.

¿Necesita una plantilla de facturación?

Si bien hay muchas plantillas de facturación que se pueden usar para facturar a sus clientes, podrá administrar mejor todo su negocio utilizando un software de contabilidad.

Hay muchas aplicaciones disponibles. Algunos de nuestros favoritos, Wave Accounting, Xero y QuickBooks Online, ofrecen una excelente capacidad de facturación, así como la opción de personalizar sus facturas.

Facture mejor, cobre más rápido

La facturación sigue siendo un componente clave para la gestión de su negocio. Los propietarios de pequeñas empresas, en particular, querrán asegurarse de facturar de manera rápida y adecuada porque cuanto más rápido envíe una factura, más rápido se le pagará.