Cómo crear un informe de gastos (+ Plantillas)

Quizás tenga la impresión equivocada de que los informes de gastos solo son necesarios para las grandes empresas con miles de empleados.

Si bien es cierto que las empresas medianas y grandes procesan miles de informes de gastos al año, un informe de gastos es igual de importante para las pequeñas empresas y, de alguna manera, puede ser incluso más importante.

Otro mito es que los informes de gastos son solo una necesidad para sus empleados. No es cierto.

Un informe de gastos es una necesidad para cualquier empleado que desee recibir un reembolso por los gastos comerciales en los que ha incurrido, como el kilometraje, la gasolina o las comidas.

Pero como propietario de la empresa, también debe realizar un seguimiento de los gastos comerciales en los que pueda incurrir.

Si bien la necesidad puede ser diferente, la creación de un informe de gastos puede ayudarlo enormemente en sus operaciones comerciales regulares, permitiéndole saber exactamente cuánto gastó en gasolina, millaje o transporte durante el año.

Esta información puede ser invaluable al preparar las declaraciones de impuestos de su negocio, o incluso para crear proyecciones financieras para el año siguiente.

Cómo puede crear su propio informe de gastos

• Los informes de gastos no son solo para sus empleados. Completar un informe de gastos para sus propios gastos lo ayudará a realizar un mejor seguimiento de sus niveles de gasto.
• La mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad no ofrecen la posibilidad de crear un informe de gastos. En su lugar, trabajan con aplicaciones de terceros para capturar imágenes de recibos, registrar gastos y crear informes de gastos.
• Si busca plantillas de informes de gastos gratuitas, consulte las que se ofrecen en Microsoft Excel. Tiene varias variaciones disponibles para realizar un seguimiento de los gastos y también ofrece un registro de kilometraje y una plantilla para estimar los costos.

¿Qué es un informe de gastos?

Un informe de gastos realiza un seguimiento de los gastos en los que se ha incurrido durante el transcurso de la realización de las tareas laborales necesarias. Un informe de gastos puede ser muchas cosas:un registro de millaje utilizado para el reembolso, un recibo de gastos de hotel y estacionamiento, o una cuenta de gastos de comidas y entretenimiento.

¿Qué información se encuentra comúnmente en un informe de gastos?

• Fecha de gastos
• Tipo de gasto (comidas, alojamiento, estacionamiento, kilometraje, etc.)
• Importe total del gasto
• La cuenta a la que se debe cargar el gasto
• Un subtotal para cada gasto por categoría
• Un total general de todos los gastos
• Una resta de cualquier adelanto en efectivo
• El total adeudado al empleado

En el pasado, crear un informe de gastos era una tarea temida, pero la introducción de aplicaciones de informes de gastos, así como plantillas fáciles de usar, ha hecho que el proceso sea menos tedioso.

En muchos casos, los informes de gastos generalmente se usan para detallar los gastos de los empleados para los cuales ese empleado solicita un reembolso, pero los informes de gastos también se pueden usar para justificar los gastos incurridos al usar tarjetas de crédito proporcionadas por la empresa.

Beneficios de usar un informe de gastos

Hay más de 30,2 millones de propietarios de pequeñas empresas a partir de 2018 y es probable que produzcan muchos informes de gastos.

Por supuesto, los dueños de negocios son los principales beneficiarios de los informes de gastos. Tener un informe detallado de sus empleados (o de usted mismo) le permite ver exactamente a cuánto ascienden realmente sus gastos relacionados con viajes.

Tener esta información al alcance de la mano también le permite presupuestar mejor esos gastos, o tal vez reducir los viajes si los costos son excesivos.

Cómo crear un informe de gastos

Si está utilizando un software de contabilidad para pequeñas empresas, como QuickBooks Online, Xero o FreshBooks, probablemente sepa que no es posible crear un informe de gastos en estas y otras aplicaciones similares.

En cambio, la mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad para pequeñas empresas se han asociado con aplicaciones de informes de gastos de terceros que se crearon específicamente para administrar gastos y crear informes de gastos.

También puede estar usando una de las plantillas gratuitas que se pueden encontrar en Internet o una plantilla de Microsoft Excel.

Hay una variedad de formas de crear un informe de gastos según su negocio, el software de contabilidad que utiliza y qué tan automatizado le gustaría que fuera el proceso. Independientemente de las herramientas que esté utilizando, lo más importante es que cree una.

Use una de las plantillas disponibles en línea

Muchas empresas más pequeñas optan por utilizar una plantilla de informe de gastos común como la que ofrece Excel. Las plantillas de Excel se pueden descargar fácilmente y le permiten ingresar datos de elementos de línea en las columnas correspondientes, donde se calcularán automáticamente.

Esta hoja de cálculo de Excel puede ser particularmente útil para las pequeñas empresas que desean realizar un seguimiento de los gastos sin el costo adicional de comprar software adicional.

Las categorías de gastos comerciales predeterminadas incluidas en la plantilla son convenientes y se pueden editar fácilmente si lo desea. Siempre puede agregar una columna adicional si tiene otros gastos que no se incluyen en estas categorías.

Por supuesto, la información en la hoja de cálculo deberá ingresarse en su software de contabilidad para procesar cualquier reembolso adeudado a sus empleados y para garantizar que los gastos de su negocio sean precisos y estén actualizados en su aplicación de software de contabilidad.

Usar software de contabilidad

Si bien el software de contabilidad desempeña un papel fundamental en el proceso de gestión de gastos, la mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad para pequeñas empresas que se encuentran en el mercado hoy en día no ofrecen una forma de crear un informe de gastos.

En su lugar, puede optar por usar una de las muchas aplicaciones de administración de gastos de terceros que están diseñadas solo para ese propósito.

Usar software de gestión de gastos

Certify ofrece integración directa con QuickBooks Online, mientras que Abacus se integra con QuickBooks Online, Sage y Xero.

ReceiptBank es otra aplicación de software de gestión de gastos a un precio asequible que automatiza todo el proceso de creación de informes. Incluso Zoho ofrece una aplicación de gestión de gastos diseñada para integrarse con Zoho Books.

La ventaja de utilizar estas aplicaciones de terceros es el nivel de automatización que aportan al proceso de creación de un informe de gastos.

Estas aplicaciones están diseñadas para hacer lo siguiente:

• Captura imágenes de recibos
• Conciliar gastos con instituciones financieras
• Crea informes de gastos automáticamente
• Diríjase a la(s) persona(s) adecuada(s) para su aprobación

Plantillas de informes de gastos

Si bien hay muchas plantillas de informes de gastos disponibles en Internet, su mejor opción puede ser usar una de las muchas plantillas de informes de gastos disponibles en Excel.

Informe de gastos de Excel con kilometraje

La plantilla Informe de gastos con kilometraje le brinda la capacidad de realizar un seguimiento adecuado de los gastos comunes, incluidos el hotel, las comidas y el transporte, pero la parte realmente útil es su capacidad para realizar un seguimiento de los costos relacionados con el transporte.

Puede ingresar su millaje inicial y final, y la hoja de cálculo calculará automáticamente el gasto de millaje relacionado. La interfaz tiene un diseño agradable y muestra los totales de cada una de las categorías incluidas en la parte superior de la hoja de cálculo que se puede colocar fácilmente en su software de contabilidad para procesar reembolsos o simplemente realizar un seguimiento de los cargos.

Calculadora de gastos de viaje de Excel

Si bien no es una plantilla de informe de gastos, la Calculadora de gastos de viaje le brinda a usted y a sus empleados una manera fácil de calcular los gastos potenciales al ingresar los gastos de transporte, alojamiento y comidas, con columnas para cada uno. Esto puede resultar una herramienta útil para determinar si un viaje es financieramente viable antes de incurrir en los costos, y puede ser especialmente útil si su empresa opera con un presupuesto ajustado.

Registro de kilometraje e informe de gastos de Excel

El Registro de kilometraje y el Informe de gastos pueden ser una herramienta indispensable para cualquiera que pase mucho tiempo en la carretera y está disponible tanto para usted como para sus empleados.

Informe de gastos para su negocio

Ya sea que sea una operación de una sola persona o que administre un personal de 10, el informe de gastos es una parte esencial de su operación comercial. Si usted o sus empleados se encuentran mucho en la carretera (o en los aeropuertos), vale la pena investigar la mejor manera de crear informes de gastos.

¡Será un tiempo bien empleado!