Órdenes de cambio 101:Conceptos básicos

Como en muchas áreas de la vida, el cambio es inevitable cuando se trata de proyectos de construcción. El propietario decide alterar un diseño, un huracán golpea y elimina los plazos de entrega, un subcontratista subestima sus costos; la lista de razones continúa. Pero los cambios incontrolados pueden afectar rápidamente las ganancias, incluso descarrilar un proyecto.

Es por eso que las empresas de construcción inteligentes tienen una regla estricta y rápida:cualquier cosa que requiera una modificación a un contrato de construcción existente requiere una orden de cambio, que detalla las revisiones en el alcance del trabajo de un proyecto, costo y horario. Ejecutado bien y de manera consistente, las órdenes de cambio mantienen a los clientes y contratistas en la misma página y evitan disputas, facturas impagas e incluso acciones legales.

¿Qué es una orden de cambio?

Una orden de cambio es oficial, Modificación documentada de un contrato de proyecto de construcción existente. Puede ser iniciado por el propietario o el contratista. Cuando un proyecto se expande o se actualizan elementos, los detalles se capturan en una orden de cambio aditiva. Cuando un proyecto se reduce o los elementos se degradan, estos cambios se anotan en una orden de cambio deductiva. En todos los casos, la orden especifica cómo la modificación impacta el alcance del trabajo, precio, línea de tiempo o algunos o todos los anteriores. Tanto el cliente como el contratista deben estar de acuerdo con los términos y firmar para que una orden de cambio sea válida.

Conclusiones clave

• El alcance y el costo de los proyectos de construcción cambian después de que comienza el trabajo por una variedad de razones.
• Las órdenes de cambio documentan estos ajustes y son formales, enmiendas legalmente vinculantes a los contratos de proyectos de construcción.
• Las órdenes de cambio son más eficaces cuando se utilizan de forma coherente como parte de un proceso documentado.
• La tecnología puede mejorar drásticamente la visualización de proyectos, calidad de datos y colaboración, todo lo cual mejora el proceso de orden de cambio.

Explicación de las órdenes de cambio

Las órdenes de cambio son una parte rutinaria de los proyectos de construcción. Modifican el alcance del trabajo establecido en un contrato original y están firmados por todas las partes involucradas:el propietario del proyecto, el contratista y posiblemente el prestamista y / o uno o más subcontratistas. Las razones de las órdenes de cambio incluyen errores de diseño del plan, una subestimación en el tiempo o el presupuesto necesarios para completar un proyecto o condiciones imprevistas en el lugar de trabajo. La orden de cambio contiene estos detalles, su impacto en el alcance del trabajo (tal vez se necesite más tiempo para cumplir con los nuevos requisitos), así como la revisión de precios. Si bien las órdenes de cambio generalmente reflejan trabajo adicional, también pueden ser el resultado de reducciones o sustituciones.

La mayoría de los contratos de construcción contienen una cláusula que especifica cómo se manejarán las órdenes de cambio. Formalizar el proceso por adelantado puede hacer que un proyecto funcione sin problemas y a tiempo, asegurar el flujo de caja al contratista y proteger a todos los involucrados. Las empresas de construcción necesitan un proceso para asegurarse de que las órdenes de cambio se manejen con rapidez para que los proyectos continúen sin demoras indebidas.

Tenga en cuenta que las órdenes de cambio importantes pueden provocar un aumento en la retención del proyecto, es decir, la parte del pago final que se retiene durante un período definido para asegurar que un contratista o subcontratista haya terminado un proyecto de construcción completa y correctamente.

¿Cómo funcionan las órdenes de cambio?

El propietario o contratista del proyecto puede iniciar una orden de cambio en cualquier momento durante el proceso de construcción. El contrato original del proyecto generalmente estipulará el uso de un formulario de orden de cambio en particular; que no, uno puede crearse en un documento, hoja de cálculo o incluso estar escrito a mano. Todas las partes se reúnen para discutir el cambio propuesto y su impacto en el alcance del trabajo, costo y horario. Una vez que todos hayan aceptado y firmado formalmente, el trabajo puede ponerse en marcha.

Las órdenes de cambio son documentos legales, por lo que su uso no debe ser fortuito. Los expertos aconsejan utilizar un proceso transparente con las siguientes mejores prácticas en mente:

Aborde el proceso de cambio en el contrato original. Por lo general, esto se incluye en una cláusula de "cambios en el trabajo". El contrato debe especificar cómo las solicitudes de cambio, incluido el proceso de orden de cambio, deben ser manipulados. También puede especificar un formulario de orden de cambio en particular que se utilizará o establecer un proceso de revisión sobre una cierta cantidad en dólares, por ejemplo.

Concéntrese en el cambio verdadero. Las órdenes de cambio están destinadas a abordar los cambios que alteran fundamentalmente el alcance de un proyecto o impactan sustancialmente su precio o cronograma. No son necesarios para cambios menores o trabajos que los clientes esperarían razonablemente que estuvieran cubiertos por el contrato original. Por ejemplo, Los contratos de construcción generalmente especifican que el trabajo se realice según los "estándares de la industria de la construcción" o las "instrucciones escritas del fabricante". En ese contexto, un contratista no instalará una puerta sin terminar y luego creará una orden de cambio cuando el cliente quiera pintarla.

Piensa fuera de la caja. Aunque poco común, Las órdenes de cambio pueden usarse simplemente para sugerir cambios. Por ejemplo, Se invita a los contratistas de algunos proyectos federales a sugerir un método o material diferente si esos cambios reducen los costos.

¿Qué se incluye en una orden de cambio?

No hay dos proyectos de construcción idénticos, por lo que es lógico que tampoco lo sean las órdenes de cambio. Sin embargo, Las órdenes de cambio bien construidas suelen compartir algunos elementos en común. Éstas incluyen:

• A descripción del cambio solicitado y un comparación a lo que contiene el acuerdo original. Esta sección debe incluir suficiente información para que el cliente y potencialmente un prestamista comprendan fácilmente por qué el trabajo adicional está más allá del alcance del acuerdo original.
• Un resumen detallado de todo contratista y, si es requerido, Costos de subcontratistas resultantes del cambio.
• Un recuento de la coste total del cambio.
• Una declaración contractual sobre el cambio impacto en el cronograma del proyecto .
• El firmas del cliente, el contratista y, si es requerido, el prestamista y / o subcontratista.

Las órdenes de cambio también deben identificar claramente el proyecto relevante incluyendo:

• Número de contrato original;
• Nombre e información de contacto del propietario del proyecto;
• Nombre del contratista, información de contacto y número de licencia;
• Información del prestamista cuando corresponda;
• Dirección del proyecto; y
• Cambiar el número de orden.

¿Cuándo ocurren las órdenes de cambio?

Las órdenes de cambio generalmente comienzan cuando un cliente tiene una nueva idea o quiere modificar características que ya están en su lugar. Pero los contratistas pueden iniciar una orden de cambio, tal vez anticipan un problema a medida que avanza el trabajo o no estimaron adecuadamente el costo del proyecto. Y, a veces, las órdenes de cambio son impulsadas por factores fuera del control de cualquiera de las partes. Estas razones pueden incluir las condiciones del lugar de trabajo, como obstrucciones desconocidas antes de que comenzara el trabajo, o problemas o interrupciones en la cadena de suministro que retrasen la entrega de materiales. La pandemia por ejemplo, ha tenido un impacto negativo en los sistemas de entrega. El clima o los desastres naturales también pueden ralentizar o incluso detener un proyecto. Entonces, ¿pueden diseñar fallas? como especificaciones inexactas, que no son evidentes hasta que comienza un proyecto de construcción.

Cómo prepararse para órdenes de cambio

Un proceso de orden de cambio exitoso comienza con la suposición saludable de que todos los proyectos se modificarán a lo largo del camino. Es por eso que los expertos están de acuerdo en que el contrato de construcción en sí debe detallar cómo se manejará el proceso de orden de cambio. Con un plan y un proceso sólidos en su lugar, se pueden redactar órdenes de cambio, enmendado de acuerdo, firmado y ejecutado rápidamente para que un proyecto siga avanzando.

El software que automatiza este proceso y rastrea cada paso puede ser útil. Además, una empresa de construcción querrá asegurarse de que sus gerentes de proyecto puedan comunicar claramente los cambios que consideren necesarios, por qué son necesarios, su impacto potencial en el proyecto y una estimación de costos precisa, y poder explicar tales cambios a sus equipos y otros jugadores clave. Si un prestamista está involucrado y el cambio aumentará materialmente el costo del proyecto, asegúrese de que el equipo sepa qué formato se requiere y qué información necesitará el banco para cerrar la sesión.

En todos los casos, adherencia a las mejores prácticas de contabilidad de la construcción, como el costeo del trabajo y la documentación meticulosa, hará que sea más fácil de ensamblar y defender, si es necesario, cambie las órdenes.

5 pasos para el proceso de orden de cambio

Cualquier cambio en un proyecto de construcción que involucre trabajo fuera del alcance original del contrato requiere una orden de cambio. Pero hay mucho trabajo preliminar por hacer antes de redactar una orden de cambio oficial. Estos son los pasos de un proceso de orden de cambio efectivo:

1. Inicie la conversación. Independientemente de quién inicie un cambio potencial, el primer paso es que el propietario del proyecto y el contratista discutan cuál es el cambio, por qué se solicita y cómo afectará el costo y el cronograma del proyecto. Todos deben alejarse en la misma página.

2. Sentar las bases. Próximo, el contratista debe fijar el precio del cambio. Si el cambio expande el proyecto, los gastos adicionales pueden incluir planes de construcción revisados, mano de obra adicional y nuevos materiales y equipos. Es probable que también sea necesario ajustar el cronograma del proyecto.

3. Revise los números con el cliente y el prestamista. si es requerido. Si la estimación del contratista es más de lo que el cliente desea gastar, o el banco lo aprobará, o extiende demasiado el cronograma estimado, el proceso puede detenerse aquí. O puede significar que las partes deben volver al comienzo del proceso para discutir otras opciones.

4. Redacte una propuesta de orden de cambio. Después de que todos estén de acuerdo con los costos, el contratista enviará una propuesta de orden de cambio, no la orden final, para que el cliente la revise. Es posible que se necesiten algunas revisiones de ida y vuelta para llegar a un acuerdo.

5. Escriba y firme la orden de cambio. Una vez que el cliente acepta los términos de la propuesta, el contratista puede redactar la orden de cambio real. Ambas partes deben firmarlo, y luego puede comenzar el trabajo.

Causas comunes de órdenes de cambio

Pueden surgir una variedad de problemas durante la construcción. Son de esperarse, y son la razón por la que existen las órdenes de cambio en primer lugar. Los problemas comunes que conducen a órdenes de cambio incluyen:

Errores u omisiones de dibujo

Idealmente, todos los errores, como una especificación incorrecta u omisión en el plan de construcción original, se detectan y corrigen antes de que comience un proyecto. Pero si los detectan una vez que la construcción está en marcha, pueden ser lo suficientemente importantes como para requerir una orden de cambio.

Estimaciones inexactas

Las estimaciones son solo eso. Todo lo que se necesita es un número:en costo de materiales, Horas de mano de obra o cronograma del proyecto:estar fuera de más de una variación aceptable para requerir una orden de cambio.

Cambios en el alcance del trabajo

Desde cambios en el diseño hasta sustituciones de materiales, los clientes a menudo cambian de opinión. Cuando lo hacen se necesita una orden de cambio. Por ejemplo, un cambio de encimeras de cuarzo a mármol cambiará el precio del material y la mano de obra calificada. O, la decisión de convertir un estacionamiento en un garaje de estacionamiento alterará significativamente el alcance de un proyecto, costo y cronograma.

Los clientes y contratistas deben acordar desde el principio un monto en dólares después del momento en que se debe implementar una orden de cambio. Por ejemplo, cambiar el cuarzo artificial por granito de rango medio en lugar de mármol podría sumar solo unos pocos dólares por pie de carrera; el contratista puede tener suficiente colchón incorporado para que pueda absorber eso, o puede recortar las baldosas o los herrajes del gabinete.

Los costos de materiales

Los proyectos de construcción extendidos son inherentemente vulnerables a la variabilidad en los costos de los materiales. Revestimiento de madera contrachapada que cuesta $ 40 la hoja cuando comienza el trabajo puede costar hasta $ 55 cuando los subcontratistas deben volver a realizar el pedido. Un armario extra aquí plantaciones adicionales allí, y pronto el proyecto ha superado su presupuesto material. Las órdenes de cambio ayudan a gestionar los aumentos de costes antes de que se salgan de control y afecten la rentabilidad.

Condiciones ocultas en el lugar de trabajo

Los problemas comunes que se encuentran a lo largo del camino de un proyecto pueden incluir madera podrida, fugas lentas, infestaciones de plagas y focos de amianto. Estos problemas deben solucionarse, necesitando una orden de cambio. En grandes proyectos, los contratistas también pueden toparse con líneas subterráneas imprevistas o repisas, o descubrir que la junta de planificación de un municipio impone condiciones inesperadas basadas en la zonificación u otros factores.

Eventos no planeados

Es posible que se necesiten órdenes de cambio para corregir o compensar eventos externos que interrumpan un proyecto. Tales eventos pueden incluir huelgas laborales, vandalismo, clima, desastres naturales e incluso un cliente que se encuentra con un déficit de efectivo o crédito y necesita recortar drásticamente un proyecto.

Inspecciones fallidas

Los inspectores pueden encontrar violaciones del código en un proyecto de construcción. Quizás el espacio libre en el ático sea insuficiente, o se necesitan paneles eléctricos adicionales. Los inspectores también pueden encontrar problemas no relacionados con el proyecto principal. Durante la renovación de un edificio, por ejemplo, pueden descubrir que el sistema de aire acondicionado no se instaló correctamente. El trabajo necesario en todos estos escenarios requerirá una orden de cambio.

Consejos para disputas de órdenes de cambio

Un proceso de orden de cambio efectivo en el que todas las modificaciones y los costos asociados estén bien documentados y las firmas se recopilen de todas las partes interesadas es clave para minimizar los desacuerdos sobre lo acordado. Pero las discusiones pueden suceder no obstante.

A continuación, se muestran algunas formas en las que los contratistas pueden minimizar o sortear las disputas:

• Vaya en orden. Cuando se firma la orden de cambio es casi tan importante como tenerla en primer lugar. El trabajo no debe comenzar hasta que se complete y firme la orden de cambio.

• Cubre todas las bases. Un proyecto puede incluir más de un contrato, por lo que es posible que una orden de cambio para una no se aplique a las demás. Por ejemplo, si el cliente y el contratista firman una orden de cambio pero se olvidan de obtener una para un subcontratista, puede haber una brecha en el alcance del trabajo que se puede discutir más adelante.

• Asegúrese de que el prestamista esté a bordo. Como mínimo, Los contratistas deben reservarse el derecho de verificar con el prestamista del cliente para asegurarse de que haya fondos suficientes disponibles para cubrir la orden de cambio.

• Confíe en los hechos. Pueden surgir disputas sobre si el trabajo en cuestión realmente constituyó un cambio, lo que, en última instancia, puede ser respondido por un juez que no esté familiarizado con el trabajo o la industria. Los contratistas deben armarse con hechos para defender el caso. Eso puede incluir todo, desde documentos previos a la licitación y órdenes de trabajo de campo hasta fotografías, tarjetas de tiempo de los empleados y correspondencia del proyecto.

Ejemplos de orden de cambio

Es probable que haya tantos ejemplos de órdenes de cambio como proyectos de construcción. Llevar, por ejemplo, una pequeña empresa que ha firmado un contrato con una empresa constructora para construir su primer espacio de oficinas. No mucho después de que el trabajo comience, el cliente decide cambiar el diseño de la entrada. También quiere actualizar el material de piso originalmente especificado de alfombra a baldosa en todo el espacio. Debido a que estos cambios están fuera del alcance de trabajo original del contrato, requieren dos órdenes de cambio separadas que tengan en cuenta los gastos adicionales, horarios revisados ​​y otras consideraciones. Por ejemplo, Es posible que se necesite un arquitecto para el rediseño de la entrada. Es posible que se necesiten instaladores expertos para la loseta. Las órdenes de cambio especifican estos detalles y entran en vigencia una vez que todas las partes, incluidos los subcontratistas, los he firmado.

Plantilla de orden de cambio gratuita

Pocos proyectos de construcción terminan sin cambios que modifiquen el alcance original del trabajo. Si bien las órdenes de cambio se utilizan para abordar muchos tipos diferentes de modificaciones, todos ellos tienen ciertos elementos en común. En lugar de reinventar la rueda cada vez que se necesita una, Esta plantilla de orden de cambio descargable se puede utilizar para acelerar el proceso.

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Mejore la gestión de órdenes de cambio con software

En medio de la actual revolución empresarial digital, No debería sorprendernos que el software pueda cambiar las reglas del juego en la construcción, también. Algunas soluciones pueden ayudar a minimizar la necesidad de órdenes de cambio y los gastos relacionados en primer lugar, como herramientas de visualización que crean planos de construcción más precisos. Además, una sólida plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP) y un software de automatización de servicios profesionales (PSA) con capacidades de gestión de producción integradas permiten a los contratistas conectar varios elementos de la gestión de proyectos para que el trabajo se realice de forma más eficiente y sin errores inherentes a los procesos manuales. La integración relacionada permite a un contratista acceder a sus registros financieros, ingrese una orden de cambio, envíe la orden de cambio y ajuste el horario en minutos.

Se esperan cambios con cualquier proyecto de construcción. Ya sea iniciado por el cliente o por el contratista, cualquier cosa que altere el alcance del trabajo original contratado, Los costos o el cronograma del proyecto requieren una orden de cambio firmada que capture estas modificaciones. Debido a que los cambios son tan comunes, los expertos aconsejan preparar un proceso para gestionar las órdenes de cambio directamente en el contrato del proyecto original. Hacerlo puede ayudar a minimizar las disputas y la mala voluntad, impago y posible acción legal.

Preguntas frecuentes sobre el cambio de orden

P:¿Por qué es importante tener una orden de cambio?

A: Una orden de cambio es oficial, Modificación documentada de un contrato de proyecto de construcción existente. Puede ser iniciado por el propietario del proyecto o el contratista. El cliente y el contratista deben acordar los términos y firmar el acuerdo para que una orden de cambio sea válida. Esto protege a todas las partes. Sin una orden de cambio, las disputas sobre las alteraciones pueden conducir a la mala voluntad, pagos retrasados ​​o nulos, acciones adversas por parte de prestamistas e incluso juicios.

P:¿Cómo se escribe una orden de cambio?

A: Se puede crear una orden de cambio en un documento, hoja de cálculo o en papel. Debido a que son adiciones a los contratos, deben incluir algunos elementos estándar:

• Una comparación entre el cambio propuesto y el acuerdo u oferta original.
• Un resumen detallado de todos los costos de contratistas y subcontratistas resultantes del cambio.
• Un resumen del costo total del cambio.
• Una declaración contractual sobre el impacto que tendrá el cambio en el cronograma del proyecto.
• Las firmas de todas las partes.

P:¿Quién prepara una orden de cambio?

A: En general, un contratista principal prepara una orden de cambio. Sin embargo, si hay subcontratistas involucrados, puede que les convenga redactar sus propias órdenes de cambio para sus partes del trabajo. De lo contrario, Es posible que se pasen por alto componentes de su trabajo o que se discuta la responsabilidad por los costos.

P:¿Puede un contratista rechazar una orden de cambio?

A: Una orden de cambio es válida cuando el propietario del proyecto (cliente) y el contratista la firman. Pero si las partes no pueden ponerse de acuerdo, el propietario puede utilizar una directiva de cambio de construcción (CCD) en su lugar. Un CCD es una instrucción unilateral que no requiere consenso. Según la Asociación de Abogados de Estados Unidos, Los contratistas no pueden negarse a cumplir con la CCD; hacerlo es un incumplimiento del contrato. Sin embargo, eso no significa que los contratistas deban ceder a las demandas que alteran fundamentalmente la obligación inicial del contratista. La doctrina del cambio cardinal protege a los contratistas de aceptar construir una iglesia y luego verse obligados a construir un hotel. por ejemplo.