¿Qué es la reconciliación?

La conciliación es el proceso de comparar transacciones que se han registrado internamente con estados de cuenta mensuales de fuentes externas, como bancos, para ver si hay diferencias en los registros y corregir cualquier discrepancia.

Por ejemplo, el registro interno de recibos y desembolsos de efectivo se puede comparar con el extracto bancario para ver si los registros concuerdan entre sí. El proceso de conciliación confirma que la cantidad que sale de la cuenta se gasta correctamente y que los dos están equilibrados al final del período contable.

El proceso de reconciliación

En la mayoría de las organizaciones, el proceso de conciliación suele estar automatizado, Uso de software de contabilidad Sin embargo, dado que es posible que algunas transacciones no se capturen en el sistema, Se requiere la participación humana para identificar tales diferencias inexplicables. Los pasos básicos involucrados en la conciliación de transacciones incluyen los siguientes:

1. Compare la caja registradora interna con el extracto bancario

El primer paso es comparar las transacciones en el registro interno y la cuenta bancaria para ver si las transacciones de pago y depósito coinciden en ambos registros. Identifique cualquier transacción en el extracto bancario que no esté respaldada por ninguna evidencia.

2. Identificar los pagos registrados en la caja registradora interna y no en el extracto bancario (y viceversa)

Es posible tener ciertas transacciones que se han registrado como pagadas en la caja registradora interna pero que no aparecen como pagadas en el extracto bancario. Las transacciones deben deducirse del saldo del extracto bancario. Un ejemplo de una transacción de este tipo es un cheque que ha sido emitido pero que aún no ha sido compensado por el banco.

Una empresa puede emitir un cheque y registrar la transacción como una deducción en efectivo en la caja registradora. pero puede tomar algún tiempo antes de que se presente el cheque al banco. En tal caso, la transacción no aparece en el extracto bancario hasta que el banco haya presentado y aceptado el cheque.

En cambio, Identifique los cargos que aparecen en el extracto bancario pero que no se han registrado en la caja registradora interna. Algunos de los posibles cargos incluyen cargos por transacciones en cajeros automáticos, tarifas de impresión de cheques, sobregiros, interés bancario, etc. Los cargos ya han sido registrados por el banco, pero la empresa no los conoce hasta que se recibe el extracto bancario.

3. Confirmar que los recibos y depósitos de efectivo se registren en la caja registradora y en el extracto bancario.

La empresa debe asegurarse de que cualquier dinero que ingrese a la empresa se registre tanto en la caja registradora como en el extracto bancario. Si hay recibos registrados en el registro interno y faltan en el extracto bancario, agregue las transacciones al extracto bancario. Como consecuencia, todas las transacciones registradas en el extracto bancario y que falten en la caja registradora deben agregarse a la caja registradora.

4. Tenga cuidado con los errores bancarios

Es posible tener ciertas transacciones que se han registrado como pagadas en la caja registradora interna pero que no aparecen como pagadas en el extracto bancario. Las transacciones deben deducirse del saldo del extracto bancario. Un ejemplo de una transacción de este tipo es un cheque que ha sido emitido pero que aún no ha sido compensado por el banco.

Los errores deben agregarse, restado o modificado en el saldo del extracto bancario para reflejar la cantidad correcta. Una vez que se hayan identificado los errores, Se debe notificar al banco para corregir el error en su extremo y generar un extracto bancario ajustado.

5. Equilibrar ambos registros

El objetivo de hacer conciliaciones para asegurarse de que la caja registradora interna esté de acuerdo con el extracto bancario. Una vez que se hayan identificado y rectificado las diferencias, tanto los registros internos como los externos deben ser iguales para demostrar una buena salud financiera.

Métodos de reconciliación

La conciliación debe realizarse de forma regular y continua en todo el balance general Balance general El balance general es uno de los tres estados financieros fundamentales. Los estados financieros son clave tanto para la elaboración de modelos financieros como para la contabilidad. cuentas como una forma de garantizar la integridad de los registros financieros. Esto ayuda a descubrir omisiones, duplicación, hurto, y transacciones fraudulentas.

Hay dos formas de conciliar los registros financieros, como sigue:

1. Revisión de documentos

El método de revisión de documentos implica revisar las transacciones o los documentos existentes para asegurarse de que la cantidad registrada sea la cantidad que realmente se gastó. La revisión se lleva a cabo principalmente mediante software contable.

Por ejemplo, una empresa puede revisar sus recibos para identificar cualquier discrepancia. Mientras examina los registros, la empresa constata que los gastos de alquiler de sus locales se facturaron por partida doble. La empresa presenta una queja ante el propietario y se le reembolsa la cantidad cobrada en exceso. En ausencia de tal revisión, la empresa habría perdido dinero debido a un cargo doble.

2. Revisión de análisis

La revisión de Analytics utiliza los niveles de actividad de la cuenta anterior o la actividad histórica para estimar la cantidad que debe registrarse en la cuenta. Examina la cuenta de efectivo o el extracto bancario para identificar cualquier irregularidad, errores de balance, o actividad fraudulenta Los principales escándalos contables Las últimas dos décadas vieron algunos de los peores escándalos contables de la historia. Se perdieron miles de millones de dólares como resultado de estos desastres financieros. En esto.

Por ejemplo, La empresa XYZ es un fondo de inversión que adquiere al menos de tres a cinco empresas de nueva creación cada año. Para el año en curso, la empresa estima que los ingresos anuales serán de $ 100 millones, basado en su actividad de cuenta histórica. Los ingresos actuales de la empresa son de $ 9 millones, que es demasiado bajo en comparación con la proyección de la empresa.

Después de examinar la cuenta, el contador detecta un error contable que omitió un cero al registrar asientos. La rectificación del error eleva los ingresos actuales a 90 millones de dólares. que está relativamente cerca de la proyección.

Palabra final

La conciliación asegura que los registros contables sean precisos, detectando errores contables y transacciones fraudulentas. Las diferencias a veces pueden ser aceptables debido al momento de los pagos y depósitos, pero cualquier diferencia inexplicable puede apuntar a un posible robo o mal uso de fondos.

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