¿Cómo registrar pagos en contabilidad?

El registro de pagos en contabilidad puede denominarse "cuentas por pagar, ”Que significa el monto total que una determinada empresa debe a empresas o proveedores por productos o servicios. Es más, El saldo de las cuentas por pagar se refleja en el balance general. El balance general es uno de los tres estados financieros fundamentales. Los estados financieros son clave tanto para la elaboración de modelos financieros como para la contabilidad. específicamente en la sección de pasivo corriente, e incluye todas las facturas que deben pagarse.

Por ejemplo, una empresa que acaba de comprar sus suministros de oficina a la empresa B y recibió una factura de $ 500 debe registrar el monto en su sub-libro mayor de cuentas por pagar y pagarlo en la fecha de vencimiento o antes para mejorar su flujo de efectivo y evitar multas por demora.

Cuentas por pagar frente a cuentas por cobrar

Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar son conceptos contables que se utilizan en la contabilidad de acumulación (o devengo) para registrar transacciones cuando no se intercambia efectivo. Cuentas por pagar Cuentas por pagar Las cuentas por pagar son un pasivo en el que se incurre cuando una organización recibe bienes o servicios de sus proveedores a crédito. Las cuentas por pagar son registradas por una empresa cuando compra bienes y servicios a crédito y realizará el pago en un período futuro. Las cuentas por pagar se consideran pasivos corrientes de la empresa.

Cuentas por cobrar Cuentas por cobrar Cuentas por cobrar (AR) representa las ventas a crédito de una empresa, que aún no han sido recogidos de sus clientes. Las empresas permiten es todo lo contrario, ya que es cuando una empresa registra la venta de sus bienes o servicios a otra pero aún no ha recaudado fondos. Las cuentas por cobrar se consideran activos corrientes de la compañía discográfica.

Ejemplo de cómo registrar pagos en contabilidad

Supongamos que una empresa llamada Bags Unlimited vendió 100 bolsas de nailon a la empresa B, y ambas empresas acordaron una determinada fecha de vencimiento del pago. Bags Unlimited envía su factura Documentos de origen El registro en papel de las transacciones financieras de una empresa se conoce en contabilidad como documentos de origen. Si los cheques están emitidos para ser y escriben con la fecha de vencimiento el 15 de diciembre, según lo acordado por ambas partes. Registra la transacción como una cuenta por cobrar, mientras que la Compañía B la registra como una cuenta por pagar.

¿Son las cuentas por pagar un débito o un crédito?

La pregunta anterior confunde a algunos debido a la terminología utilizada en contabilidad. Por ejemplo, las cuentas por pagar se consideran una deuda de una empresa porque implican la compra de bienes a crédito. Sin embargo, en la contabilidad por partida doble, un aumento en las cuentas por pagar siempre se registra como un crédito.

El saldo acreedor en las cuentas por pagar representa el monto total que una empresa debe a sus proveedores. Una vez recibida la factura, se registra la cantidad adeuda, lo que en consecuencia eleva el saldo acreedor.

Cuando se paga la factura, el monto se registra como débito en la cuenta de cuentas por pagar; por lo tanto, bajar el saldo acreedor. Cuanto mayores sean las cuentas por pagar, cuanto mayor sea su saldo acreedor, y cuanto más bajas sean las cuentas por pagar, cuanto menor sea su saldo acreedor.

El proceso de cuentas por pagar

El proceso de cuentas por pagar parece una tarea fácil, pero implica un escrutinio muy cuidadoso de las facturas porque el más mínimo error puede significar grandes pérdidas para una empresa. De hecho, todas las empresas, especialmente los grandes y antiguos, Es necesario adoptar un sistema automatizado de cuentas por pagar para asegurarse de que el siguiente proceso se realice con precisión.

1. Recepción de una factura

El primer paso es la recepción de la factura, que se puede hacer a través de varios canales, como por correo electrónico, fax, o mensajero.

2. Reenvío a la persona adecuada

Debido a que puede llegar por correo postal o por correo electrónico de la empresa, debe ser remitido a la persona apropiada, quién puede ser el contador Contador Un contador juega un papel muy importante en una organización, independientemente de si es una empresa multinacional o una pequeña, doméstico., gerente, Contador Contable El trabajo principal de un contador es mantener y registrar los eventos financieros diarios de la empresa. Un tenedor de libros es responsable de registrar y mantener las transacciones financieras de una empresa, como compras, gastos, los ingresos por ventas, facturas, y pagos., o el especialista en cuentas por pagar, si existe tal posición.

3. Introducción de detalles

Una vez que llega a las manos de la persona correcta, los detalles de la factura luego se ingresan en un archivo como una hoja de cálculo o un sistema de contabilidad, que se guarda.

4. Aprobación de facturas

La aprobación de facturas es muy importante. Idealmente, antes de que se realicen los pagos, cada factura debe pasar por un escrutinio rígido para garantizar que todas las facturas sean válidas y estén autorizadas. De hecho, hay varios puntos que deben comprobarse específicamente, incluso:

• Preaprobación del gasto o de la orden de compra emitida por la empresa
• La llegada de la mercancía comprada antes de que se realice el pago.
• La singularidad de la factura
• Contratos y acuerdos con proveedores

5. Emisión de cheques

Una vez que se completen los pasos y se verifique la factura, el contador crea los cheques y especifica el monto a pagar por cada cheque. Están sellados en sobres, etiquetado con las direcciones apropiadas, y enviado a los destinatarios previstos.

Los pasos anteriores se encuentran en un sistema de cuentas por pagar manual. Debido a que es muy tedioso y requiere mucho tiempo, con una alta probabilidad de errores, Se recomienda encarecidamente un sistema automatizado.

Características de un sistema de cuentas por pagar bien administrado

Un proceso de cuentas por pagar preciso da como resultado estados financieros precisos que, en última instancia, conducen al éxito de una empresa. Un sistema de cuentas por pagar bien administrado presenta las siguientes características.

• Se tramitan facturas legítimas, no solo con precisión, sino también a tiempo.
• Las facturas se registran en las cuentas correctas.
• Los gastos no procesados ​​se ajustan.

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