Establecer metas de cuentas a pagar y cómo puede ayudar la automatización de AP

Establecer metas detalladas y luego medir regularmente el progreso es la mejor manera de mantener a todos los departamentos alineados con los objetivos a largo plazo de la empresa. Para cuentas por pagar, Los objetivos pueden variar desde capturar beneficios, como descuentos por pago anticipado o preferencial, para reducir los costos eliminando los cargos por pagos atrasados ​​y administrando el flujo de efectivo al retrasar el pago hasta que realmente se vence una factura.

¿Por qué debería establecer metas para las cuentas por pagar?

Establecer metas para el equipo de AP cambia el pago de facturas de una tarea de limpieza en su mayoría ingrata a una forma de que ese departamento brinde una ventaja comercial estratégica. Eso es bueno tanto para la moral de los empleados como para sus resultados.

Una nota importante:los líderes deben ser realistas y establecer metas que sean alcanzables dentro de los plazos establecidos. De lo contrario, está preparando al equipo financiero para el fracaso. Nuestro consejo es tener en cuenta las condiciones económicas actuales e involucrar a los expertos internos que trabajan en sus estados de flujo de efectivo y construyen sus modelos financieros. Conocerán los recursos con los que tiene que trabajar AP, así como los objetivos alcanzables y los exagerados.

Cómo establecer metas AP

No hay nada de malo en alentar a AP a apuntar alto. Al hacer su lista de objetivos, recuerde que el objetivo final es eliminar los desperdicios de dinero, como los informes de gastos erróneos o fuera de la política, obtener mejores condiciones o tasas de interés, capturar los beneficios del pago anticipado cuando tenga sentido financiero y, en general, mejorar el flujo de caja y las calificaciones crediticias.

Para determinar objetivos específicos, considerar las mejores prácticas en la reducción de costos, tácticas de apalancamiento de dinero y políticas crediticias, así como los desafíos departamentales y las necesidades de la empresa en términos de disponibilidad de efectivo y crédito.

Estos son algunos consejos para tener éxito en el establecimiento de objetivos.

Revise / audite su proceso de AP existente

Un factor importante para alcanzar sus objetivos de AP:mejorar o reemplazar procesos ineficientes. Eso comienza con la digitalización de sus registros financieros y la minimización del uso de facturas en papel, cheques y registros de pago. Al limitar el uso de papel, reduce costos y errores mientras aumenta el acceso, mejorar el intercambio de datos entre aplicaciones y eliminar el riesgo de que los registros físicos se destruyan en caso de incendio o inundación. Anime a sus proveedores a enviar facturas electrónicamente.

Una vez que sus datos financieros sean digitales, el equipo de AP puede encontrar que los procesos ineficientes utilizados para barajar facturas en papel, los recibos y otros documentos no solo son torpes, ya no funcionan. Consejo profesional:no se limite a "levantar y cambiar" esos viejos flujos de trabajo. Revíselos para identificar qué pasos o procesos deben eliminarse, unido o perfeccionado para crear un departamento de AP más moderno y eficiente, y considere invertir en software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir facturas en papel en archivos digitales. Esto ayudará enormemente con un futuro proyecto de automatización de AP.

Asegúrese de estandarizar también sus formatos de datos. Por ejemplo, asegúrese de que los campos similares estén etiquetados de la misma manera y de que se utilicen los tipos de cambio actuales para la conversión de divisas. La estandarización hace que compartir o reutilizar datos sea más fácil y preciso.

Establezca metas INTELIGENTES

Típicamente, tecnologías inteligentes, a menudo incorpora aprendizaje automático, automatización de procesos robóticos e IA, son más comunes en la oficina principal que en departamentos como AP. Un ejemplo de tecnología inteligente es la gestión de clientes potenciales para marketing:a medida que llegan nuevos clientes potenciales, el sistema de automatización de marketing puede rastrear estos prospectos a medida que avanzan en el ciclo de ventas.

Como otro ejemplo, La automatización inteligente del procesamiento de crédito puede simplificar y acelerar la incorporación de nuevos clientes mediante la recopilación de datos del informe crediticio del cliente. encontrar y validar documentos sin que el cliente tenga que cargarlos y hacer juicios sobre si otorgar crédito y cuánto crédito, incluso si faltan uno o dos de los documentos habituales.

Hay varias formas en que la automatización puede ayudar a las empresas pequeñas y grandes. Para AP específicamente, la automatización puede eliminar lo mundano, tareas repetitivas como procesar y aprobar facturas de proveedores. Los pagos se pueden programar automáticamente en función de las fechas de vencimiento, descuentos por pago anticipado u otras reglas predefinidas. Los pagos que se realizan regularmente a proveedores establecidos también pueden aprobarse automáticamente o marcarse para revisión si los montos superan un cierto umbral. En pocas palabras:las tecnologías de procesamiento inteligente ayudan a integrar información de varias aplicaciones. Los directores financieros pueden y deben abogar por la tecnología para ayudar a sus equipos a trabajar de manera más inteligente.

Los equipos también deben establecer objetivos inteligentes al determinar qué procesos deben automatizarse y conectarse para garantizar menos errores, más transparencia y mayor eficiencia.

Categorías de objetivos:precisión, eficiencia, adaptabilidad

Si bien hay muchos objetivos a los que el personal de AP debe aspirar, precisión, la eficiencia y la adaptabilidad son los principales objetivos.

La precisión en AP no se trata solo de ingresar datos correctamente y presentar comprobantes de pagos y otros documentos correctamente, aunque ambos son críticos. Asegurar la precisión también implica precisión y estandarización, así como actualizaciones frecuentes, en conciliaciones de cuentas, calculos matematicos, controles y equilibrios de supervisión y en la creación de pistas de auditoría para encontrar y corregir errores fácilmente, ahorrando tiempo durante las auditorías anuales y reduciendo las tarifas de auditoría.

Simplemente hay poco margen de error en cualquier lugar de los procesos de AP. Establezca metas para mejorar constantemente la precisión y detectar errores antes.

Similar, como discutimos, no obtendrá eficiencia si solo automatiza los procesos anticuados existentes. Para hacer que AP sea más eficiente, repensar los procesos:¿cómo puede hacer el trabajo con el mínimo esfuerzo? tiempo y recursos? También necesitará ajustar los procesos para mejorar la puntualidad en lugar de depender de ejecuciones por lotes. Por ejemplo, su antiguo proceso de AP puede haber sido pagar facturas los días 15 y 30 de cada mes. Con automatización, Puede reducir los costos moviéndose más rápidamente en las facturas que ofrecen un descuento por pago anticipado y mejorar el flujo de caja esperando hasta la fecha de vencimiento para pagar las facturas que no ofrecen descuentos similares.

Establezca metas que llevarán a AP a su nivel principal de eficiencia en cada proceso. Curiosamente, una encuesta reciente de Brainyard descubrió que los líderes financieros ahora están presionando para adaptarse a los nuevos desafíos mediante la adopción de más tecnología. Asegúrese de que AP aproveche ese impulso porque este es el camino hacia una mayor precisión y eficiencia.

Gráfico 5:Cambios generalizados

Deck:¿Cuánto ha cambiado cada uno de los siguientes para su empresa debido a la pandemia?

En tercer lugar, La adaptabilidad debe ser un objetivo principal de AP porque la empresa evolucionará con el tiempo junto con las necesidades del cliente y la economía en general. Los procesos de AP demasiado restrictivos pueden obstaculizar la competitividad de una empresa o dañar su reputación y solvencia.

12 ejemplos de metas AP

Si bien los objetivos de AP variarán según las necesidades y la cultura de la empresa, estrategia empresarial global y prácticas estándar de la industria, hay algunos objetivos que son comunes a todos.

1. Ahorro de tiempo

Un gran beneficio de agregar eficiencia a sus procesos de AP:liberar al personal de dedicar tiempo a tareas rutinarias para que puedan concentrarse en un trabajo más estratégico y gratificante.

Esto se puede lograr de varias formas, desde la automatización de tareas repetitivas hasta el uso de tecnologías inteligentes como la automatización de procesos robóticos (RPA) para recopilar datos en todas las aplicaciones de manera más eficiente, integraciones ad hoc y tiempos de procesamiento más cortos.

2. Capacitación de empleados de AP

El personal de AP sabe lo que hace cuando se trata de tareas financieras, pero aún puede sentirse un poco perdido cuando se implementan nuevas tecnologías. Hacer de la capacitación y los cursos de actualización para empleados un objetivo permanente. Las tasas de adopción de tecnología aumentarán, y también lo hará la eficiencia del personal.

Si persiste la resistencia al uso de la tecnología, puede deberse a que a esos empleados les preocupa perder sus puestos de trabajo debido a la automatización. Contrarreste eso ofreciendo ejemplos de nuevas iniciativas que brindan más oportunidades para el avance y el desarrollo de habilidades. La mejor manera de hacer que el personal de AP se incorpore y se entusiasme con el aprendizaje es hacer que el equipo de RR.HH. ejecute un ejercicio de "análisis de personas". donde RR.HH. analiza los objetivos comerciales para decidir dónde se necesita capacitación / reciclaje o nuevos talentos.

3. Brindar apoyo a los empleados

Es común que una nueva tecnología parezca simple en la sesión de capacitación, pero en uso real, de alguna manera se vuelven mucho más complejos. Trabaje con el proveedor o su socio de integración para proporcionar, desde el día 1, soporte para ayudar a las personas a superar cualquier obstáculo y aprender más funciones a medida que aumenta su familiaridad con el software.

Algunos métodos probados y verdaderos son nombrar un "superusuario" par para cada departamento y / o proporcionar tutoriales en video a pedido y documentos de preguntas frecuentes.

4. Mayor precisión

Para mejores resultados, establecer metas específicas de precisión. Los puntos de referencia pueden ser reducciones en los errores de datos medidos en porcentajes u ocurrencias, o en la estandarización de campos o formularios en y entre procesos. Elija áreas específicas en las que desee aumentar la precisión de los datos, establezca horarios realistas y luego use métricas para medir el progreso.

5. Desempeño

Los objetivos de rendimiento que probablemente desee establecer incluyen el cumplimiento, reducciones de costos, desempeño contra presupuesto, y ganó eficiencias. Automatizar todo el proceso en lugar de cada parte por separado le reportará mayores ganancias en cada una de estas y otras métricas también.

Las métricas fiscales son algunas de las más fáciles de rastrear y, por obvias razones, el más utilizado en finanzas. Veamos algunos de ellos.

6. Reducciones de costos

De nuevo, establecer objetivos específicos y granulares. Las fuentes de ahorro pueden incluir menos horas de personal dedicadas a tareas repetitivas, trabajo de bajo nivel; obtener más descuentos por pago anticipado; renegociar términos y tasas de interés más favorables; o mejor transparencia para correcciones de rumbo anteriores.

7. Facturas pagadas a tiempo

Los días de pagar basados ​​en una política anticuada y a menudo arbitraria han quedado atrás. Los departamentos modernos de cuentas por pagar buscan ganancias más estratégicas que la conveniencia del pagador. Pagar las facturas a tiempo afecta tanto al flujo de caja como a la reputación de la empresa. Es tan importante no pagar una factura demasiado pronto como no pagar tarde. Establezca metas de puntualidad para que el efectivo y los descuentos anticipados se obtengan, pero las facturas que no ofrecen ninguno se paguen en la fecha de vencimiento. Y, Esté atento a estos seis problemas comunes de facturación que pueden arruinar las obras.

8. Tiempo de procesamiento de AP y atrasos

La automatización es el mejor medio para eliminar los atrasos de AP y lograr una tasa de rotación de AP más alta porque acelera el tiempo de procesamiento. Establezca objetivos específicos que lo ayudarán a automatizarse tanto como su empresa pueda administrar para que los esfuerzos sean holísticos en lugar de fragmentarios.

9. Días por pagar pendientes

DPO es un índice revelador, ya que revela cuánto tiempo le toma a una empresa pagar sus obligaciones de deuda. En otras palabras, es un indicador de qué tan bien la empresa gestiona la salida de efectivo a proveedores y otros acreedores.

Un DPO más alto puede significar que la empresa tiene buena liquidez y retiene su dinero por más tiempo pagando las facturas más tarde. Sin embargo, si el DPO es demasiado alto, indica problemas probables para pagar las facturas. Un DPO bajo indica que una empresa paga demasiado rápido, lo que puede dejarlo sin dinero en efectivo en algún momento.

Establezca metas que mantengan a su DPO en el punto óptimo, ni demasiado alto ni demasiado bajo, por el bien de la salud financiera general de su empresa.

10. Métricas basadas en el volumen (número de facturas procesadas)

Establezca metas aquí para determinar que el trabajo avanza a un ritmo suficiente para completar las tareas en cuestión y pagar las facturas a tiempo. Al rastrear el número de facturas procesadas, tendrá una buena medida no solo de la cantidad de trabajo que se está realizando, sino también de la cantidad de proveedores que utiliza la empresa. Demasiados proveedores pueden generar oportunidades perdidas en descuentos por volumen y ofertas. Muy pocos pueden dejar a su empresa vulnerable a una interrupción o interrupción del proveedor.

11. Métricas de pago (número de pagos realizados)

Las "excepciones" son discrepancias, a menudo por parte del proveedor, y requieren manipulación dentro de sistemas automatizados. Las métricas de pago le dirán con qué frecuencia ocurren las excepciones y si el problema reside en el proveedor o en sus procesos. Dado que las excepciones son caras de manejar, querrá saber qué proveedores están obstruyendo sus sistemas, o qué en sus procesos está creando un cuello de botella. Este conocimiento le ayudará a corregir el problema.

Consejos para administrar cuentas por cobrar y por pagar

Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Ofrezca un pago con descuento a cambio de pagos más rápidos Verifique los contratos para asegurarse de que su empresa no esté pagando a los proveedores con anticipación. disputas o incumplimientos Mapee sus proveedores críticos para el negocio para determinar la prioridad de pago Envíe a tiempo, Facturas completas y recordatorios proactivos Verificar oportunidades de descuentos con los proveedores Asegurar que no haya barreras para el pago, tales como errores en las facturas o facturación retrasada Comunicarse para comprender qué proveedores pueden estar en riesgo y qué proveedores pueden potencialmente extender los plazos Priorizar a los clientes con grandes saldos en el proceso de cobranza de efectivo Asegúrese de que los sistemas y procesos sean eficientes para evitar retrasos y errores Asegúrese de que su sistema de pago sea funcional y conveniente. En línea con múltiples opciones de pago funciona mejor Asegúrese de que el pago se realiza a través del método de pago acordado Definir objetivos semanales de cobro de efectivo Cuando sea posible, calcular las condiciones de pago a partir de la fecha de recepción de la factura en lugar de a partir de la fecha de la factura

El objetivo debería ser una reducción constante del número de excepciones. Es posible que también desee establecer un límite en la cantidad de excepciones mensuales o trimestrales que su empresa considere aceptables para que su equipo de AP se esfuerce por lograrlas.

También tenga en cuenta que las excepciones pueden indicar fraude, un problema significativo con AP. La encuesta anual de la AFP revela un aumento continuo en la prevalencia de estafas. Considere un reconocimiento especial para el personal de AP que detecta y denuncia los intentos de fraude.

12. Métricas financieras (reembolsos obtenidos, descuentos por pago anticipado tomados)

Seguimiento de reembolsos, los descuentos y otras recompensas de pago disponibles te ayudarán a cosechar más. En este caso, Las métricas financieras miden cuánto dinero se ganó a través de estas medidas. Esto significa que no solo se identificaron tales oportunidades, también se completaron con éxito. Establezca metas para asegurarse de que su equipo de AP obtenga beneficios de manera constante.

La automatización de AP puede ayudarlo a lograr sus objetivos de AP

La mayoría de las empresas descubren que superan sus procesos de AP a medida que logran cosas más grandes y mejores. Eso es especialmente cierto si sus procesos de AP se basan en papel. Manipular el papel le ralentizará, especialmente cuando hay un volumen apreciable y creciente, y es costoso, también. Finalmente, anticuado, Los procesos de cuentas por pagar en papel se convertirán en un obstáculo para el crecimiento porque afectan negativamente su flujo de caja.

El software de automatización de AP permite a su equipo escalar para adaptarse al cambio y al nuevo crecimiento sin interrupciones. Más lejos, La automatización puede transformar el AP de un simple centro de costos a un diferenciador financiero estratégico. Aprovechando los nuevos beneficios, desde descuentos por pago anticipado hasta gestión de condiciones contractuales, puede hacer que su empresa avance más rápido.