Documentos financieros:qué guardar y qué tirar

¿Estás de humor para organizarte? Asegúrate de no tirar nada que puedas necesitar.

Si, como muchos de nosotros, tiene montones y archivos de documentos financieros almacenados en su hogar, es posible que sienta curiosidad por saber cuánto tiempo se supone que debe conservarlos. Aquí hay un resumen de lo que necesita conservar y lo que puede triturar.

Documentos para conservar mientras está activo

Algunos documentos financieros deben conservarse hasta que se cancelen, vendan, cobren, caduquen o dejen de tener un propósito. Incluyen:

• Documentos del seguro
• Contratos 
• Garantías 
• Certificados de acciones
• Contratos de alquiler (puedes tirarlos después de que te hayas mudado y el propietario te haya devuelto el depósito de seguridad)

Documentos a conservar durante 12 meses

Siempre que no necesite ninguno de los siguientes a efectos fiscales, se pueden triturar y reciclar después de un año:

• Facturas de servicios públicos
• Resguardos de cheques
• Cheques cancelados
• Recibos de tarjetas de crédito
• Extractos bancarios y de tarjetas de crédito mensuales 
• Declaraciones de inversión trimestrales

Documentos a conservar durante un mínimo de tres años

En general, el plazo de prescripción para que el IRS audite una declaración es de tres años (aunque hay excepciones a la regla, como se explica con más detalle a continuación). Guarde todos los documentos relacionados con el IRS durante al menos tres años. Estos son algunos de los elementos que puede tirar en ese momento:

• W-2
• 1099s
• Facturas médicas 
• Registros de venta de acciones
• Declaraciones de inversión anuales 
• Recibos por contribuciones caritativas
• Prueba de pago de pensión alimenticia
• Declaraciones de intereses hipotecarios
• Declaraciones de contribuciones al plan de jubilación
• Documentos de respaldo utilizados en su declaración de impuestos, como recibos (incluido el impuesto a la propiedad), cheques cancelados y declaraciones de intereses

Documentos a conservar durante un mínimo de seis años

El IRS puede auditarlo por hasta seis años si no declara sus ingresos en más del 25 %, exagera su base (miente sobre cuánto pagó inicialmente por una inversión) o no declara ingresos, obsequios o activos en el extranjero . Nota :Si presenta una declaración fraudulenta, no firma su declaración o simplemente elige no presentarla en absoluto, el IRS no está sujeto a un estatuto de limitaciones si puede probar que intentó cometer fraude.

Estos son los documentos que usará para calcular las ganancias de capital cuando venda una casa. Guárdelos, en caso de que lo auditen dentro de los seis años posteriores a la declaración de los gastos en sus impuestos:

• Documentos relacionados con la compra de una vivienda y registros de mejoras sustanciales realizadas, como una nueva adición o plomería.
• Registros de los gastos incurridos en la compra (y posterior venta) de su casa, como comisiones pagadas a agentes inmobiliarios y honorarios legales.

Documentos para conservar para siempre

Aunque no son necesariamente documentos financieros, debe conservar las tarjetas del Seguro Social, las tarjetas de identificación, los pasaportes, los registros de vacunas, los certificados de nacimiento y defunción, las licencias de matrimonio, las licencias comerciales y los documentos de adopción por tiempo indefinido. Además, guarde estos documentos financieros:

• Registros de hipotecas pagadas y escrituras
• Testamentos
• Pólizas de seguro de vida
• Poderes notariales
• Testamentos en vida
• Acuerdos pre y post nupciales
• Planes de pensiones y jubilaciones

Y en caso de que alguna vez necesite presentar un reclamo de seguro, conserve la documentación asociada con la compra de estos artículos (o hasta que ya no los tenga):

• Joyas
• Computadoras (y otros aparatos electrónicos)
• Arte caro

Asegúrese de destruir los documentos que ya no necesita para proteger la información valiosa y reducir el riesgo de ser víctima de un fraude con tarjeta de crédito. El mejor lugar para almacenar los registros restantes es un lugar que esté fuera de la vista de los visitantes ocasionales, preferiblemente en una caja a prueba de agua/fuego. Sin embargo, antes de almacenar esos registros, escanéelos y guárdelos en línea para asegurarse de tener copias de seguridad.

A menos que sea una persona que disfruta el proceso, no hay nada divertido en reunir y organizar documentos importantes. Aún así, hacerlo puede ahorrarle tiempo y estrés cuando necesite acceder a ellos. También puede ayudarlo a tener una mejor idea de su situación financiera, incluido cuánto tiene en su cuenta bancaria.