¿Qué son los documentos fuente?

Cada vez que una empresa participa en una transacción financiera, se genera un rastro de papel. Este rastro en papel se conoce en contabilidad como documentos fuente. Si los cheques están emitidos para ser pagados, se realizan ventas para generar recibos, Facturación de facturas Plantilla de factura (Word) Esta plantilla de factura (Word) actuará como una guía para usted cuando cree facturas de ventas para mantener registros de las transacciones. o las horas de trabajo se registran en la hoja de tiempo de un empleado; todos los documentos respectivos son documentos fuente.

Importancia de los documentos fuente

Los documentos fuente son, primero y ante todo, importante para la contabilidad ¿Qué es la contabilidad? sobre una base regular, de las transacciones financieras de una empresa. Con una contabilidad adecuada, las empresas pueden realizar un proceso contable porque sirven como evidencia física de que una transacción financiera realmente ocurrió. Hoy en día, Estos documentos no tienen que ser necesariamente una copia física en papel, pueden estar en un formato electrónico rastreable.

Además, Los documentos fuente también son esenciales en el proceso de auditoría. Cuando las empresas se someten a una auditoría, El acceso del auditor a un registro en papel claro y accesible de todas las transacciones mejora la legitimidad e independencia generales de la auditoría. Para reafirmar la exactitud de los saldos de la empresa en las cuentas individuales, los auditores necesitan acceso completo a todos los documentos. En general, para administrar un negocio de manera más fluida y mejorar la transparencia, Todos sus documentos originales deben conservarse y almacenarse para futuras consultas.

Tipos comunes de documentos fuente

En su forma más simple, un documento fuente generalmente contiene la siguiente información:

• La fecha de la transacción.
• El monto total de la transacción.
• Una descripción de la transacción.
• Una o más firmas de autorización

Los documentos más comunes son:

• Cheques
• Facturas
• Ingresos
• Notas de crédito
• Tarjetas de tiempo de los empleados
• Comprobante de deposito
• Órdenes de compra Orden de compra Una orden de compra es un documento de origen comercial que emite el departamento de compras de una empresa al realizar un pedido con los proveedores de la empresa o

Almacenamiento de documento

Cualquier información generada a través de documentos fuente debe registrarse adecuadamente en el diario de la empresa, programa de contabilidad, o libros financieros. Después de la grabación inicial, Todos los documentos deben conservarse y organizarse en un archivo y colocarse en un sistema para que puedan recuperarse en cualquier momento. También es importante hacer un registro de los procedimientos generales de control interno que especifiquen quién en la empresa puede acceder y autorizar los pagos. pedidos, y otras transacciones.

Originalidad de los documentos fuente

En la mayoría de los casos, Las fotocopias de los documentos originales están permitidas legalmente. Según el Servicio de Revisión Interna de EE. UU. (IRS), siempre que estas fotocopias estén completas, legible, y representaciones precisas del documento original, son legalmente aceptables.

Similar, la Agencia Canadiense de Ingresos (CRA) acepta documentos escaneados siempre que los registros se produzcan y conserven en formato de papel o se almacenen en un formato legible y accesible electrónicamente. Aunque organizar y archivar estos documentos puede resultar tedioso, dedicar tiempo extra para mantener adecuadamente un registro de documentos y crear una manera fácil de acceder a estos documentos puede resultar en un enorme ahorro de tiempo en el futuro, y también asegura una mayor transparencia.

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