Solicitud de licitación (RFB):una guía completa para empresas

Los proveedores potenciales pueden comparar sus ofertas en una apertura de ofertas formal.

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Más comúnmente conocida como solicitud de propuesta, una solicitud de oferta es una solicitud formal por parte de su empresa de un plan de acción y precios de bienes y servicios que su empresa desea comprar. Una RFP exitosa es lo suficientemente amplia como para atraer una cantidad de ofertas, pero lo suficientemente detallada como para que usted termine comprando los bienes y servicios que iniciaron todo el proceso de solicitud de ofertas.

Investigue

Antes de comenzar a armar su solicitud de oferta, investigar un poco el tema le ayudará a presentar una solicitud de propuesta que tenga sentido a la luz de lo que los proveedores realmente pueden ofrecer a su empresa. Invite a algunos vendedores a su oficina y permítales explicar los detalles de los productos o servicios que venden. Haga muchas preguntas, tome muchas notas e informe a los representantes del proveedor que presentará una solicitud de oferta formal.

Establezca sus objetivos para la solicitud

La primera sección de su RFP debe ser una descripción general de su negocio y lo que hace, seguida de los objetivos que desea alcanzar a través de la propuesta de producto que está preparando. Cuanto más sepan los proveedores que ofertan sobre su negocio y lo que está tratando de lograr, mejor podrán adaptar sus propuestas a sus necesidades. Esta sección también brinda a los proveedores la oportunidad de desviarse de las especificaciones enumeradas si ven una mejor manera de lograr sus objetivos.

Vaya a los detalles

La sección de especificaciones informa a los proveedores sobre los criterios que se espera que cumplan o superen en sus propuestas de oferta. Este es el meollo de su solicitud de oferta y el nivel de detalle puede variar significativamente. Sus requisitos pueden variar desde una descripción general de las tareas que debe cubrir el producto o servicio hasta una lista detallada de las especificaciones que deben cumplirse para que se considere una oferta. La sección de especificaciones cubre los elementos necesarios para que el producto o servicio funcione según las necesidades de su negocio.

¿Cómo deben responder los postores?

Su solicitud de oferta debe incluir el formato y método para aceptar las propuestas. Por ejemplo, es posible que desee que las ofertas en un sobre cerrado se entreguen en una fecha determinada. También debe cubrir cómo se manejarán las ofertas. Es posible que desee darles a los proveedores la oportunidad de ofrecer su mejor precio, o puede optar por dejar abierta la adjudicación del contrato, lo que le permitirá solicitar más información al proveedor o cambiar algunas especificaciones y cambiar el precio de una oferta.