Cómo escribir una carta para una solicitud de reembolso a un concesionario de automóviles

Una carta cuidadosamente elaborada es primordial si espera recibir un reembolso por una compra importante como un automóvil. Su reclamo de reembolso aborda el problema fundamental del servicio al cliente. Si el concesionario de automóviles valora el servicio al cliente y usted tiene un derecho legítimo a un reembolso, debe honrar su solicitud.

Paso 1

Póngase en contacto con el concesionario de automóviles. Explique la naturaleza de su llamada y obtenga un nombre de contacto para la persona que se encarga de los problemas de servicio al cliente, como los reembolsos. Informe al concesionario de su intención de reclamar un reembolso y por qué. Esto le da aviso a la empresa para que esté al tanto de su reclamo. Tenga tacto si siente que solicitar un reembolso podría volverse polémico. Lo último que quiere hacer es reducir sus posibilidades de recibir un reembolso debido a sus malos modales.

Paso 2

Utilice un formato comercial para crear el título de su carta. En un formato comercial, este es tu nombre, dirección postal y fecha en la parte superior de la página. El encabezado debería verse así:

Su nombre Su dirección postal Su ciudad, Estado Código postal Su dirección de correo electrónico (si tiene una) Fecha

Paso 3

Crea la dirección interior, que incluye el nombre y apellido de la persona a quien le está escribiendo. La dirección interior sigue el mismo formato que su título:

Nombre y apellido de la persona de contacto en el concesionario de automóviles Su dirección Ciudad, Código postal del estado

El espaciado es importante. Idealmente, no debe haber más de dos espacios de línea entre el encabezado y la dirección interior.

Paso 4

Crea el saludo, que es donde se dirige a la persona en la carta. El saludo estándar es:"Estimado Sr. (Sra.) Nombre completo:" A diferencia de una carta amistosa, asegúrese de usar el nombre y apellido de la persona en la carta comercial, que requiere un saludo formal.

Paso 5

Escribe (o escribe) el cuerpo de la carta. Aquí es donde haces tu punto principal. Separe el cuerpo de la carta en tres partes:el principio, medio y final. Preséntese usando su nombre completo y por qué está escribiendo la carta:para solicitar un reembolso. No sangrar, porque las cartas comerciales siguen un formato de bloque.

Paso 6

Indique por qué merece un reembolso en la parte central del cuerpo de la carta. Esta es una carta persuasiva, que es profesional y apasionado. Indique la razón por la que cree que merece un reembolso después de su presentación. El simple hecho de pedir un reembolso sin explicación probablemente caerá en saco roto. Incluya toda la información pertinente y copias de la documentación de respaldo, como los nombres de las personas con las que ha hablado y su recibo de compra. Termine el cuerpo de la carta agradeciendo a la persona de contacto e incluya su número de teléfono y la mejor hora para comunicarnos con usted.

Paso 7

Cierra la carta con "Atentamente, "y firme su nombre al final de la carta. Si escribió la letra, también escriba su nombre completo debajo de su firma.

Propina

Comprenda la política de reembolso del concesionario de automóviles antes de escribir su carta. Esto debería ayudarlo a adaptar la carta para incluir puntos específicos que abordan un reembolso. Obtenga los nombres completos de cualquier persona con la que haya hablado en persona o por teléfono. Incluya los nombres de estas personas en su carta. Sea lo más detallado posible y evite usar jerga o ser demasiado prolijo. Su carta comercial debe ser sucinta y al grano. Finalmente, corrige tu carta para evitar errores tipográficos y gramaticales. Considere que otra persona lea la carta para obtener una segunda opinión y un segundo par de ojos. Una carta mecanografiada puede ser más eficaz para obtener los resultados deseados y tiene un aspecto profesional. Definitivamente debe escribir la carta si tiene mala letra.

Advertencia

Es posible que deba hacer varios intentos para obtener un reembolso del concesionario de automóviles, incluidas varias cartas y llamadas telefónicas. No se rinda después del primer intento. Mantener un registro de fechas, horarios y conversaciones con el personal, incluidos sus nombres.