15 técnicas de optimización de inventario que transformarán tu negocio

Heather Smith, autora de "Xero for Dummies", regresa con más información de expertos de la industria. Esta vez, entrevista a los mejores contadores y directores ejecutivos para obtener consejos rápidos y sencillos para cambiar la forma en que administra su inventario.

Para las empresas que llevan inventario, comprender y gestionar eficazmente su inventario es vital para garantizar una rentabilidad y un flujo de caja óptimos dentro de la empresa. Aquí hay 15 técnicas que puede usar en su propia pequeña empresa, o en las empresas a las que aconseja:

1. Adopte una plataforma de gestión empresarial conectada basada en la nube con análisis en tiempo real.

Una solución óptima minimiza la entrada de datos y permite el flujo de información financiera de inventario precisa, desde el empleado de la tienda hasta el oficial de compras y la gerencia. Esto garantiza que todos puedan tomar decisiones informadas de manera oportuna.

2. Actualice los registros de inventario con prontitud, para que todo el personal clave tenga acceso a la información oportuna, y el inventario se pueda administrar y reabastecer en consecuencia.

Para seguir siendo competitivas, las empresas deben tomar decisiones rápidamente y tener acceso a información confiable.

3. Divida el inventario en diferentes categorías y analice las categorías por separado.

4. Mantener una relación laboral activa con los proveedores.

Los proveedores son socios en su negocio, y las líneas abiertas de comunicación ayudan a su empresa a proporcionar productos a sus clientes al precio y en el tiempo que ellos desean. Por ejemplo, un proveedor con el que tiene una buena relación puede notificarle de manera proactiva sobre la posible escasez y trabajar con usted para idear soluciones para satisfacer las demandas de los clientes, como ponerse en contacto con un competidor o buscar diferentes fuentes. Una tendencia actual alienta a las personas a comprar productos fabricados en su propio país, por lo que, como empresa, es posible que trabaje con proveedores para obtener productos locales. Sus conversaciones no deberían tratarse solo de obtener el precio más bajo; también necesita construir una relación abierta a largo plazo.

5. Establecer la capacidad de monitorear todos los aspectos del inventario.

6. Utilice dispositivos móviles siempre que sea posible.

Capacite al personal en el uso de dispositivos móviles, como iPads o lectores de códigos de barras, para que se puedan rastrear los movimientos de inventario y, a su vez, actualizar los registros financieros en tiempo real. Esto evita la monotonía de actualizar los informes de existencias en papel, minimizando los errores y el tiempo de administración desperdiciado. También es una buena práctica asegurarse de que los dispositivos móviles sean adecuados para la tarea en cuestión, las estaciones de carga estén disponibles y las medidas de seguridad implementadas para evitar el robo de los dispositivos.

7. Trate con los artículos de movimiento lento para asegurarse de que no se vuelvan tecnológicamente obsoletos, pasen su fecha de caducidad o tengan un valor superior al que se pueden vender.

La inflación o los cambios en el valor de la moneda pueden afectar el valor de venta percibido del producto, en ambas direcciones.

8. Planifique un diseño de almacén óptimo que se adapte a su inventario.

9. Establezca cantidades de pedido nuevo y tenga alertas de existencias bajas.

Evalúe si estos niveles funcionan para su negocio y ajústelos según sea necesario. Nunca quedarse sin existencias puede indicar que tiene demasiadas existencias, mientras que quedarse sin existencias puede significar que no tiene existencias disponibles para cumplir con los requisitos del cliente. Sea claro sobre quién es responsable de reordenar el inventario.

10. Cultive líneas abiertas de comunicación internamente.

Por ejemplo, si hay un pedido de ventas grande o inusual en trámite, asegúrese de que el equipo de ventas tenga procesos implementados para notificar al oficial de compras y otras personas involucradas en la gestión del inventario. El departamento de compras puede necesitar hablar de manera proactiva con los proveedores, por ejemplo, o capacitar a personal adicional y liberar espacio en el almacén, antes del pedido.

11. Planifique para el futuro.

Si sus procesos de gestión de inventario actuales no pueden hacer frente al crecimiento del negocio, serán un cuello de botella doloroso en su ciclo de inventario. Debe comenzar a prepararse ahora para adoptar una solución que pueda manejar la evolución de su negocio.

12. Comparta datos de inventario relevantes, en formato digerible, con el equipo comercial para que tengan una comprensión integral de lo que está sucediendo en el negocio.

Si bien tienen su propio rol y responsabilidades, este conocimiento los ayuda a comprender qué hace el negocio, dónde encajan en el negocio y cómo pueden ayudar al crecimiento de las ventas del negocio.

13. Mantenga los niveles de existencias actualizados, de modo que el inventario pueda administrarse de manera oportuna y reabastecerse según sea necesario.

14. Almacene el inventario de forma segura.

15. Lleve a cabo un inventario anual completo del inventario y realice controles puntuales regulares del inventario.

Es importante para el flujo de caja empresarial que las empresas maximicen las ganancias que pueden generar a partir de las existencias y muevan las existencias de manera oportuna. La utilización de estas 15 técnicas ayudará a la empresa a administrar de manera óptima su inventario.