Por qué la comunicación empresarial eficiente conduce a la productividad mientras se trabaja de forma remota

Comunicación eficiente para la FMH

¡Una nueva era está amaneciendo entre las personas! Llame a esto la era de la "nueva normalidad". El trabajo remoto se está volviendo cada vez más popular entre los líderes empresariales y sus empleados. A medida que las empresas buscan nuevas formas de crecer y aumentar la productividad, el efecto dominó del "cambio" se ha vuelto inevitable.

Según una investigación que incluyó a 317 encuestados (todos directores financieros), hasta el 74 % de estos directores financieros esperan que el 5 % de sus empleados comiencen a trabajar desde casa de forma permanente. Eso no es todo. El 4% de ellos espera que hasta el 50% de su fuerza laboral trabaje desde cualquier lugar de forma permanente. Mientras tanto, el 17 % espera que el 20 % de su equipo se convierta en trabajadores remotos permanentes.

Estos resultados son impresionantes, especialmente porque indican una nueva práctica comercial global. Se estima que para el año 2035, la cantidad de nómadas digitales en todo el mundo alcanzará la asombrosa cifra de 1000 millones. Esto es emocionante teniendo en cuenta que hace solo dos décadas, tener una fuerza laboral remota se consideraba un mito. A partir de 2019, solo el 3,4 % de los adultos empleados trabajaban desde casa, una cifra que desde entonces ha aumentado a más del 51 % solo en los Estados Unidos.

Sin embargo, por impresionantes que sean estas cifras, un equipo remoto no es nada si la fuerza laboral no es productiva. Toda empresa tiene la intención de crecer, pero esto solo se puede lograr mediante un trabajo en equipo beneficioso y una gestión eficaz. Para lograr todo esto, la comunicación es importante. No cualquier tipo de comunicación, sino productiva y efectiva.

La comunicación productiva es una parte esencial de la herramienta de crecimiento de una organización. Desempeña un papel crucial en la creación de una relación de trabajo duradera en todos los niveles de gestión. Más aún ahora que más empresas están operando equipos de trabajo remotos. La comunicación productiva se ha vuelto necesaria ahora más que nunca.

Dynamicsignal realizó una encuesta que mostró que un asombroso 86 % de educadores, empleados y ejecutivos corporativos están de acuerdo en una cosa:la comunicación ineficaz puede fomentar el fracaso en el lugar de trabajo.

Este artículo analiza cómo su fuerza de trabajo remota puede generar resultados con éxito a través de una comunicación eficiente con sus compañeros de equipo.

Qué hacer:mantener abiertas las líneas de comunicación

Mantener abiertas las líneas de comunicación es una excelente manera de mejorar la comunicación y generar confianza entre los gerentes y sus empleados remotos. Al aumentar el vínculo entre los trabajadores y sus empleadores, los empleados se involucran más con sus trabajos. Saber que pueden comunicarse fácilmente con su jefe, hacer preguntas y presentar quejas les hará sentir que son parte de la empresa y que sus contribuciones son importantes.

Los empleados comprometidos son más productivos y es menos probable que busquen nuevos trabajos en otros lugares. Es por eso que empresas como Adobe han adoptado el proceso de Check-in, en lugar de utilizar el proceso de revisión formal que es común en la mayoría de las empresas. El método de registro implica una técnica de comunicación informal en la que la comunicación es regular y continua. Los gerentes establecen expectativas/objetivos con sus empleados, reciben y brindan comentarios y discuten formas de crecer, todo según las necesidades de cada empleado.

Esto significa que los empleados no tienen que enfrentarse a la sensación de incomodidad que acompaña a las discusiones mensuales sobre el rendimiento. Los trabajadores comienzan a ver a sus empleadores/gerentes como entrenadores en lugar de figuras intimidatorias que deben evitar.

Hacer:Discutir objetivos a corto y largo plazo

Al mantenerse al tanto de cómo le está yendo a cada trabajador remoto en sus tareas diarias o semanales, le permite comprender mejor cuándo sus empleados enfrentan desafíos. Esto permite que los empleados puedan discutir cómo van sus tareas, informar a sus supervisores si enfrentan desafíos y luego recibir comentarios sobre cómo cumplir con sus objetivos establecidos. Quizás puede ser que el empleado se sienta abrumado. Esto significa que reajustar el objetivo establecido es todo lo que se necesita para aliviar la presión y aumentar su creatividad y aportación.

Permitir la comunicación bidireccional en las tareas brinda espacio para la flexibilidad y ayuda a los empleados a avanzar hacia la conquista de lo que se avecina. Esto se debe a que se sienten apoyados. Algo tan simple como discutir una tarea y reajustar los objetivos antiguos a objetivos más realistas con mejores plazos puede marcar la diferencia.

Hacer:mantener a los empleados actualizados sobre los problemas de la empresa

Otro error que cometen los gerentes en términos de comunicación es olvidarse de mantener a los empleados al tanto de los problemas y el progreso de la empresa. Esto hace que los empleados se sientan extraños o robots en los engranajes de la empresa en la que trabajan.

Los trabajadores se sentirán humanos y dispuestos a esforzarse más si creen que se los considera parte del negocio. Esto solo da la sensación de que los considera cruciales para el crecimiento de la empresa. No dé a su fuerza de trabajo remota la impresión de que no son importantes al mantenerlos alejados de los desarrollos importantes de la empresa.

% de empresas globales que utilizan políticas de espacios de trabajo flexibles para atraer y retener a los mejores talentos

Informe a su equipo remoto sobre los objetivos, la declaración de la misión y la dirección de la empresa. Permítales tener una comprensión de cómo sus contribuciones encajan en esta misión. Si la empresa está teniendo un año malo o excelente, está cumpliendo sus objetivos o está por debajo del promedio, mantenga informados a sus empleados al respecto.

Esta forma de comunicación fomenta la lealtad de los empleados. De repente, ya no son solo trabajadores insignificantes que reciben un salario; ahora son parte del negocio dando lo mejor de sí para asegurar su crecimiento. Esto significa que tienen un mayor sentido de pertenencia y propósito. Los hace menos propensos a sentir la necesidad de buscar nuevos trabajos en otros lugares, dar lo mejor de sí mismos para alcanzar los objetivos e incluso dar sugerencias sobre cómo lograr la misión de la empresa.

Hacer:hacer uso de la mejor tecnología para trabajar de forma remota

Trabajar de forma remota será un desastre si no emplea el uso de herramientas de trabajo remotas. Estas herramientas lo ayudan a mantener una comunicación productiva a través del compromiso virtual.

Herramientas de videoconferencia 

Las videollamadas le permiten participar en interacciones cara a cara en un entorno virtual. El 98% de los encuestados en una encuesta está de acuerdo en que ver las sonrisas de los demás y escuchar las voces de los demás hace que el equipo sea más feliz y aumenta la productividad. Da la sensación de estar en la misma habitación que los miembros de su equipo. Estas herramientas salvan la distancia entre los trabajadores remotos.

Herramientas de gestión del tiempo

Herramientas de gestión del tiempo como Traqq, son una excelente manera de aumentar la productividad y monitorear a sus empleados. Estas aplicaciones ayudan a los empleados que trabajan desde casa a administrar su tiempo correctamente, tomar descansos adecuados y recibir el pago exacto por su trabajo. También permite a los jefes de equipo saber las horas de trabajo que dedica cada empleado por día, reconocer a los trabajadores que tienen dificultades con sus tareas e incluso automatizar la facturación de hojas de tiempo.

Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos le permite manejar proyectos complejos con cronogramas complejos. Realice un seguimiento de los plazos, asigne tareas, obtenga actualizaciones periódicas sobre la finalización de las tareas y mantenga a los clientes informados sobre el progreso del proyecto. Si alguna vez te preguntaste cómo garantizar una comunicación fluida entre los diferentes departamentos de una organización, herramientas como ProjectManager y Asana te ayudarán a lograrlo.

Software CRM

El software CRM o Customer Relationship Management, como Really Simple Systems, es excelente para la colaboración en equipo con trabajadores remotos. El software lo ayuda a administrar sus contactos y clientes mediante el seguimiento de sus llamadas, correos electrónicos y otras interacciones, luego establece tareas para realizar un seguimiento. Puede ver en un instante quién se puso en contacto por última vez con quién y de qué se habló. Esto elimina las conjeturas de sus comunicaciones, creando eficiencia y una organización optimizada.

No:Ignorar los comentarios y reconocimientos periódicos

Uno de los mayores errores que cometen los líderes de equipo en la comunicación es ignorar los comentarios y no reconocer los esfuerzos de su fuerza laboral. Para ayudarlo a comprender cuán importante es este factor aparentemente pequeño, considere que los empleados que no se sienten apreciados tienen el doble de probabilidades de renunciar y buscar un nuevo trabajo el próximo año.

Cuando un empleado hace un buen trabajo, reconocerlo con un pequeño elogio contribuirá en gran medida a levantar su moral. Los hace ansiosos por hacer más. De hecho, muchos empleados valoran el reconocimiento de sus esfuerzos por encima de los obsequios monetarios. Esto significa que no tiene que gastar una fortuna para comunicarse y hacer que sus empleados se sientan apreciados. Puede ser en forma de reconocimiento/premio público o privado, elogio, promoción o bonificación.

De la misma manera, brindar a sus trabajadores comentarios de calidad es una excelente manera de mantenerlos comprometidos, motivados y dispuestos a hacerlo mejor. Un empleado que no sabe lo que está haciendo mal es menos probable que sepa qué cambiar o en qué áreas mejorar. Esto significa menos productividad y más posibilidad de fracaso.

La retroalimentación y el reconocimiento oportunos son una excelente herramienta de comunicación que hace crecer el negocio y aumenta la productividad de su fuerza laboral.

No:evitar la socialización

Se ha demostrado que tomar descansos adecuados y socializar con compañeros de trabajo mejora y aumenta la productividad. Era más fácil cuando todos los trabajadores compartían una oficina y podían interactuar físicamente entre ellos todos los días. Con un equipo remoto, los trabajadores están aislados y corren el riesgo de encontrarse con la soledad. Después de todo, somos criaturas sociales. Comunicarnos con otros humanos es importante para nosotros incluso si no nos damos cuenta conscientemente.

Es importante implementar medidas para fomentar la socialización entre los miembros remotos del equipo. Esto levantará la moral y les ayudará a desarrollar un sentido de pertenencia. Al emplear técnicas simples, como tener una videoconferencia una vez al día al mediodía o a primera hora de la mañana, puede generar confianza entre los compañeros de trabajo y mejorar la colaboración entre departamentos. No hace falta decir que cuando los compañeros de trabajo comparten una amistad saludable, se elimina la competencia dañina, aumenta la productividad y los empleados se involucran más.

Conclusión

La comunicación efectiva es una de las herramientas más efectivas para administrar con éxito un negocio de forma remota. Al emplear las pautas anteriores, está bien encaminado para aumentar en gran medida la productividad y garantizar el crecimiento de su negocio.

Sobre el autor

Ikechukwu Nnabeze es un experto en tecnología y escritor de Traqq.com. Su interés en brindar soluciones prácticas a problemas tecnológicos de la vida real lo ha llevado a una carrera exitosa en la creación de contenido para sitios web modernos. Su pasión es ayudar a personas y organizaciones de todo el mundo a adoptar la belleza de la tecnología moderna que cambia la vida. Disfruta de la poesía en su tiempo libre.