La guía completa para el marketing de eventos en 2022

¿Qué es el marketing de eventos? En pocas palabras, el marketing de eventos es el acto de promocionar un evento en línea o en persona que ocurre en un momento específico. Es una práctica estándar para todo, desde conferencias hasta ferias comerciales y seminarios web.

Para las pequeñas empresas, un evento exitoso puede impulsar las ventas, crear conciencia de marca y ayudar a impulsar el crecimiento. Sin embargo, si no hay suficientes personas al tanto de su evento, nada de eso puede suceder. En este artículo, profundizaremos en algunas consideraciones importantes para el marketing de eventos, así como en seis consejos específicos para aprovechar al máximo esta estrategia.

Qué tener en cuenta al comercializar su evento

Lo que hace que el marketing de eventos sea único es la logística de llevar a las personas adecuadas al lugar correcto en el momento correcto. Para comercializar su evento de manera efectiva, debe enmarcar sus decisiones teniendo eso en cuenta.

Echemos un vistazo más de cerca a tres consideraciones importantes al comercializar un evento.

1. ¿Por qué es útil el evento para los asistentes?

Al igual que con cualquier otro aspecto de su negocio, debe tener en cuenta la propuesta de valor. El tiempo es valioso. Pregúntese:desde la perspectiva de sus asistentes, ¿qué ganarán al asistir a este evento?

Por ejemplo, tal vez aprendan algo, o tal vez sea una excelente oportunidad para establecer contactos. Es tu trabajo cuantificar exactamente qué es eso para ellos.

A partir de ahí, debe preguntarse si lo que ganarán vale la pena el tiempo, el viaje y la planificación necesarios para llegar al evento. Si no es así, debe revisar su plan.

2. ¿Es la ubicación adecuada para el evento?

En igualdad de condiciones, un lugar puede hacer o deshacer un evento. Si el estacionamiento es una pesadilla, o la mayoría de los asistentes tardan horas en llegar, la participación puede ser baja. Además, si un lugar tiene mala reputación, puede que no sea un buen comienzo para algunos de tus invitados.

Alternativamente, si un lugar ofrece un servicio deficiente o mala comida, eso puede eclipsar su mensaje y reducir la efectividad de su evento.

Por supuesto, lo contrario también es cierto. El lugar adecuado puede hacer que los eventos sean más convenientes y agradables, lo que da como resultado una mejor experiencia general para los invitados.

3. ¿Está ocurriendo el evento en el momento adecuado?

La hora del día y la época del año importan mucho cuando se trata de la participación. Llevando esto al extremo con el fin de conceptualizar:la participación en un evento a la hora de la cena en el Día de Acción de Gracias en los EE. UU. probablemente será muy baja.

Por supuesto, establecer la fecha y la hora correctas para su evento es un poco más complicado que simplemente evitar los días festivos importantes. Para ayudar a garantizar que su momento sea el correcto, haga estas preguntas:

• ¿Tus invitados podrán salir del trabajo para asistir? De lo contrario, una noche o un fin de semana puede ser mejor que la mitad de un día laboral.
• ¿Qué otros eventos están ocurriendo en el área con un público objetivo similar? Esta es una espada de doble filo. Competir con otro evento puede reducir la participación, pero programar las cosas para que los asistentes puedan ir convenientemente a ambos puede aumentar la asistencia.
• ¿Con cuánta anticipación necesitan sus invitados? Si viajarán lejos o se tomarán un tiempo libre en el trabajo, probablemente sea por lo menos varias semanas.
• ¿Cuándo están disponibles los lugares viables? Lo más probable es que el momento ideal para usted también sea un momento ideal para los demás. Asegúrese de fijar un lugar y una fecha.

Estrategias de marketing que puede utilizar para promocionar su próximo evento

Ahora que comprendemos los conceptos básicos del marketing de eventos, podemos explorar estrategias específicas que puede usar para su próximo evento. Algunos de estos consejos, como los relacionados con el correo electrónico y las redes sociales, surgirán naturalmente de una estrategia de marketing más amplia.

Otros pueden ser territorio desconocido para una pequeña empresa que acaba de entrar en el marketing de eventos. En ambos casos, cuando se implementan de manera efectiva, estas estrategias pueden marcar una gran diferencia para su próximo evento.

1. Encuentra el lugar adecuado

La ubicación es vital para el éxito de su evento. Si es demasiado difícil llegar, no hay estacionamiento o el lugar que elija tiene mala reputación, la asistencia puede ser escasa. En algunos casos, como ferias comerciales o ferias de trabajo, esto se soluciona solo. La organización anfitriona del evento se encarga de la ubicación y la logística.

Sin embargo, si está organizando el evento usted mismo, es imprescindible encontrar la ubicación adecuada. Además del tamaño y el presupuesto, deberá pensar en servicios como alimentos, bebidas, seguridad y valet, así como en comodidades como asientos, aire acondicionado, baños y hardware de presentación.

Consejos para encontrar el lugar adecuado:

Para encontrar el lugar adecuado, debe hacerse algunas preguntas. Para empezar:

• ¿Hasta dónde están dispuestos a viajar sus invitados?
• ¿Cuánto durará su evento?
• ¿Cuánto estacionamiento hay disponible?
• ¿Deberías fomentar el transporte público?
• ¿El lugar coincide con la apariencia que desea para su evento?
• ¿Qué servicios necesita proporcionar?

A medida que comience a responder estas preguntas, obtendrá una idea más clara de qué lugares son lugares viables para su próximo evento.

• Hazlo simple: Como propietario de una pequeña empresa, puede ser fácil sentirse abrumado con todos los detalles que rodean un evento. Afortunadamente, lugares como hoteles y salones de banquetes pueden encargarse de muchas cosas por usted. Siempre que sea posible, busca asociarte con un lugar de confianza que pueda manejar la logística mientras te enfocas en el evento en sí.
• “En línea” puede ser el lugar adecuado: Los eventos en persona definitivamente tienen un impacto que los eventos en línea no pueden igualar. Sin embargo, eso no significa que deba pasar por alto los seminarios web y las presentaciones en línea por completo. El marketing de seminarios web es popular por una razón. Un evento en línea puede ser una excelente manera de crear un evento de bajo presupuesto y conveniente (para usted y sus asistentes). Como beneficio adicional, grabar un seminario web o una sesión de capacitación en línea le brinda un activo digital que puede reutilizar en diferentes canales de marketing.

2. Crear un sitio web de eventos

Si ha estado buscando ejemplos de marketing de eventos, es posible que haya notado que muchos eventos tienen su propio sitio web. Por ejemplo, muchos vendedores de eventos usan sitios web para conferencias de marketing y ferias comerciales.

Si está planeando un gran evento, hacer lo mismo y crear un sitio web del evento puede tener mucho valor. El sitio web de su evento debe servir como un centro central para su evento. Eso significa que un buen sitio web de eventos proporcionará a los invitados potenciales toda la información relevante y una forma de registrarse, le brindará una plataforma para publicar contenido sobre su evento y combinará con su imagen de marca.

Como beneficio corolario, es posible que incluso pueda usar la sección RSVP de su sitio para ayudarlo a crear su lista de correo electrónico.

Consejos para crear un sitio web de eventos:

Al igual que con la búsqueda de un lugar, crear un sitio web puede ser abrumador si no sabe por dónde empezar. Afortunadamente, hay maneras de simplificar el proceso. Puede externalizar el aspecto técnico de las cosas a un profesional de TI, o con la facilidad de uso de los sistemas de administración de contenido de hoy en día, adoptar el enfoque de bricolaje (hágalo usted mismo) no solo es asequible, sino que también puede ser simple.

Por ejemplo, Wix es un sistema de administración de contenido de bajo costo que facilita a los usuarios sin conocimientos técnicos la creación de un sitio web. Wix incluso tiene varias plantillas con temas de eventos para ayudarte a comenzar.

Cualquiera que sea el camino que tome para construir el sitio web de su evento, aquí hay tres consejos para ayudarlo en el camino:

• Facilite la confirmación de asistencia: Hacer que los asistentes confirmen su asistencia de antemano lo ayuda a tener una mejor idea de cuál será la participación. Además, un RSVP significa que los invitados se comprometen a asistir, lo que probablemente aumenta sus posibilidades de presentarse el día del evento. Asegúrese de que su sitio proporcione una manera muy visible y conveniente para que sus invitados confirmen su asistencia.
• Proporcione toda la información sobre su evento: Piensa en las cosas que quieres saber antes de asistir a un evento:dirección, fecha, hora, estacionamiento, comida, transporte público cercano, comida, etc. Asegúrate de que tus visitantes no tengan dificultades para encontrar toda esa información sobre tu evento. evento en su sitio web.
• Usar imágenes: El texto es excelente, pero las imágenes, especialmente las imágenes de eventos pasados ​​o atracciones en el próximo evento, pueden ser de gran ayuda para ayudar a los visitantes de su sitio a comprender qué esperar. Use imágenes relevantes y coherentes con la marca en todo su sitio web para ayudar a que sea más atractivo.

3. Aproveche su lista de correo electrónico

Hemos mencionado la importancia de una lista de correo electrónico de calidad en nuestra descripción general de los consejos de marketing digital. La promoción de eventos es un gran ejemplo de por qué una lista de correo electrónico puede ser tan importante.

Como pequeña empresa, crear conciencia sobre un evento puede ser una batalla cuesta arriba. Si invirtió el tiempo por adelantado, una lista de correo electrónico le brinda un excelente punto de partida para enviar su mensaje a una audiencia interesada. Piénselo de esta manera:ya tiene una lista de invitados; ahora solo necesita enviar sus invitaciones digitales.

Por supuesto, enviar correos electrónicos manualmente a más de unos pocos contactos puede ser tedioso.

Ya sea que ya tenga una lista de correo electrónico o recién esté comenzando a crear una, el software de marketing por correo electrónico simplifica el proceso de administración de listas y creación de campañas. Tampoco tiene que romper el banco. Por ejemplo, Zoho Campaigns ofrece un nivel gratuito que permite hasta 2000 suscriptores y 12 000 correos electrónicos en total por mes.

Consejos para aprovechar su lista de correo electrónico:

Las mejores prácticas de marketing por correo electrónico, como la segmentación de su lista de correo electrónico, la personalización del contenido y el seguimiento del rendimiento de la campaña, pueden ser de gran ayuda para casi cualquier campaña de correo electrónico. Esto también es válido para las campañas de promoción de eventos. Estos son algunos consejos que le ayudarán a empezar:

• Cree una explosión de correo electrónico eficaz y dirigida: Para que una campaña de correo electrónico sea efectiva, debe captar la atención de las personas y proporcionar contenido relevante. Crear una explosión de correo electrónico dirigida en torno a su campaña es una excelente manera de hacer esto.
• Use un llamado a la acción para confirmar su asistencia: Cuando está comercializando eventos, las confirmaciones de asistencia significan mucho. Ayudan a proyectar la participación y obtener un compromiso de sus invitados potenciales. Como resultado, tiene sentido proporcionar una razón convincente y una forma para que los asistentes confirmen su asistencia directamente desde sus campañas de correo electrónico.

4. Crear un comunicado de prensa

Las pequeñas empresas a menudo pasan por alto los comunicados de prensa; pueden parecer más una gran idea de promoción de eventos empresariales.

Sin embargo, los comunicados de prensa pueden agregar legitimidad a un evento y crear conciencia entre una audiencia a la que de otro modo no habría llegado. Obtener un comunicado de prensa con enlaces a su sitio web recogido por un importante sitio de noticias también puede tener un gran impacto en términos de optimización de motores de búsqueda (SEO).

Consejos para crear un comunicado de prensa:

Es importante ser realista cuando se trata de comunicados de prensa. Un seminario web generalmente no garantiza un comunicado de prensa, pero una conferencia sí. Tendrás que asegurarte de que tu evento sea legítimamente de interés periodístico y orientar los perfiles de los medios (en línea o impresos) donde encaje. Si ya sabe cómo hacer un boletín informativo por correo electrónico, incluir su comunicado de prensa tiene sentido. Además, publicar el lanzamiento en su propio sitio web a menudo es una obviedad, pero ¿qué más puede hacer? Aquí hay tres consejos:

• Use los puntos de venta adecuados: Hay una serie de sitios de relaciones públicas que aceptarán gustosamente su dinero para publicar su comunicado de prensa. No compre publicaciones a ciegas en los sitios. Defina sus objetivos, investigue y asóciese solo con plataformas acreditadas.
• Escríbalo como un comunicado de prensa profesional: Los comunicados de prensa tienen un tono profesional y generalmente utilizan la tercera persona. Tenga esto en cuenta cuando escriba su comunicado y evite convertirlo en una publicación de blog informal o en un anuncio exagerado. Además, asegúrese de que su comunicado incluya información de contacto válida en caso de que un lector quiera hacer un seguimiento con usted.
• Usar texto de anclaje relevante: El texto de anclaje, o el texto con hipervínculo, a su sitio web puede proporcionar a los lectores información relevante y mejorar su SEO.

5. Promocionar en las redes sociales

Los eventos tienen que ver con atraer a su audiencia, y las redes sociales son una gran plataforma para hacer precisamente eso antes de un evento. Compartir contenido interesante relacionado con su evento, en particular contenido generado por el usuario, es una excelente manera de generar entusiasmo en torno a un evento.

Además, los hashtags específicos de su evento facilitan que sus seguidores se mantengan actualizados con las últimas noticias.

No existe una estrategia única para todas las redes sociales, por lo que debe asegurarse de orientar sus esfuerzos hacia su audiencia.

Afortunadamente, tiende a haber una gran superposición entre el público objetivo de un evento y la empresa que lo organiza, por lo que si tiene un programa de marketing en redes sociales existente, comenzar con la promoción del evento debería ser sencillo.

Consejos para promocionar en las redes sociales:

Dependiendo de las plataformas en las que participen sus usuarios, hay muchas funciones específicas que puede usar para promocionar su evento. Por ejemplo, los eventos de Facebook, especialmente cuando se integran con las invitaciones de Eventbrite, facilitan la organización de eventos e incluso la venta de entradas. Los geofiltros de Snapchat pueden ser una excelente manera de crear oportunidades para compartir fotos relacionadas con la marca para sus asistentes.

Independientemente de las plataformas de redes sociales que utilice, aquí hay tres consejos para ayudar a mantener sus esfuerzos encaminados:

• Facilite la búsqueda de quién, qué, cuándo y dónde: Tus seguidores deberían poder encontrar rápidamente todos los detalles de alto nivel sobre tu evento en las redes sociales. Asegúrese de tener la fecha, la ubicación, los detalles y la lista de oradores/presentadores de su evento en lugares visibles en todas sus cuentas.
• Promocionar el contenido generado por los usuarios: Si ha lanzado un evento exitoso anteriormente y los usuarios han publicado al respecto, o están entusiasmados con su próximo evento, apóyese en eso y vuelva a compartir el contenido. Es una excelente manera de ayudar a impulsar el entusiasmo orgánico en torno a su evento.
• Manténgase comprometido: Este es simple, pero muchas empresas lo pasan por alto. No publiques y desaparece. Manténgase conectado con sus seguidores, responda comentarios y preguntas, y participe en otras conversaciones relevantes para su evento.

6. Incentivar la asistencia

Idealmente, la propuesta de valor de su evento por sí sola debería ser suficiente para obligar a las personas a asistir. Por supuesto, a veces se requiere un empujón adicional. Los obsequios promocionales, las rifas y los descuentos pueden brindar el incentivo adicional necesario para lograr que un asistente cercano realice el viaje.

Dependiendo del tema de su evento, incluso puede obtener obsequios creativos y lúdicos. Por ejemplo, si su evento es una capacitación de algún tipo, un concurso de trivia con un premio interesante se convierte en un ganar-ganar. Lo ayuda a atraer a más personas y brinda a sus invitados una razón adicional para retener la información que cubrió.

Consejos para incentivar la asistencia:

Es importante lograr un equilibrio al ofrecer algo a cambio de asistencia. Haga que el obsequio sea lo suficientemente agradable como para ser convincente, pero recuerde que el enfoque debe ser el evento. No desea crear un entorno en el que los asistentes sean solo allí por los premios. El ejemplo de libro de texto de esto sería un argumento de venta de tiempo compartido donde las personas asisten esperando unas vacaciones gratis si se quedan. Para evitar crear una situación similar, asegúrese de ofrecer incentivos que complementen su mensaje central en lugar de distraerlo.

Aquí hay dos ideas para ayudarlo a comenzar:

• Descuentos de ofertas: Si la mayoría de sus asistentes son clientes existentes o potenciales, un descuento es una forma útil y relevante de incentivar la asistencia.
• Regala productos relacionados con tu marca: El swag de la marca puede ser una excelente manera de ofrecer a los invitados algo que sea relevante para la marca y que no distraiga demasiado de su mensaje principal.

Reflexiones finales:Aprovecha el impulso de tu evento

Con suerte, podrá implementar algunas de estas estrategias para comercializar con éxito su próximo evento. Sin embargo, tenga en cuenta que no se detiene allí. Querrá hacer un balance de lo que hizo bien y lo que puede mejorar la próxima vez.

Ahora también debería tener algunos prospectos para hacer un seguimiento o nuevos negocios para cerrar. Además, es posible que también tenga contenido nuevo, como videos, testimonios e imágenes, para compartir en las redes sociales y en su sitio web.

No dejes que el impulso se detenga en el evento. ¡Apóyate y haz crecer tu negocio aún más!