Cómo asignar gastos funcionales para organizaciones sin fines de lucro

Usado exclusivamente por organizaciones sin fines de lucro, el estado de gastos funcionales se usa para informar correctamente los gastos y es obligatorio en los EE. UU. Aprenda a asignar correctamente los gastos funcionales.

Los informes de organizaciones sin fines de lucro son diferentes de los de una empresa con fines de lucro, y las organizaciones sin fines de lucro emiten los siguientes estados financieros.

• Estado de situación financiera: Esto es similar a un balance general, que informa sobre activos, pasivos y activos netos, que es similar al patrimonio del propietario.
• Declaración de actividades: El estado de actividades es similar a un estado de resultados estándar, que analiza los ingresos y los gastos de la organización.
• Estado de flujos de efectivo: Al igual que un estado de flujo de efectivo estándar, el estado de flujo de efectivo de una organización sin fines de lucro muestra la misma información según las actividades de la organización.

El informe final que las organizaciones sin fines de lucro deben ejecutar es el estado de gastos funcionales, que informa los gastos en función de las clasificaciones funcionales. Cada organización sin fines de lucro tiene áreas funcionales sobre las que deben informar, pero debido a que el dinero para financiar organizaciones sin fines de lucro con frecuencia proviene de subvenciones, campañas y actividades de recaudación de fondos, las organizaciones sin fines de lucro deben realizar un seguimiento de los gastos organizacionales de manera diferente a una empresa estándar.

Resumen:¿Qué son los gastos funcionales?

Antes de que pueda utilizar cualquiera de los métodos de asignación descritos a continuación, debe comprender las clasificaciones funcionales. En la contabilidad sin fines de lucro, todos los gastos deben registrarse en una de estas tres categorías de gastos sin fines de lucro.

Programas: Todas las organizaciones sin fines de lucro tienen una misión. Un programa es una actividad que se crea para cumplir esa misión. Dependiendo de la organización, puede tener un solo programa, como alimentar a los hambrientos, o puede ofrecer varios programas, como apoyo prenatal para madres adolescentes embarazadas, así como clases de GED para continuar su educación. Los gastos de cada programa deben registrarse por separado.

Gastos de gestión y generales: Los gastos de administración y generales son elementos que no están vinculados a un programa en particular, pero son una parte requerida de la operación de la organización. Por ejemplo, el salario del director ejecutivo y otros funcionarios se considerarían gastos de administración y generales, al igual que el contador del personal que administra los libros de todos los programas.

Gastos de recaudación de fondos: Si bien puede parecer extraño ubicar la recaudación de fondos en una categoría de gastos, las organizaciones sin fines de lucro gastan mucho dinero en la recaudación de fondos. Esto incluye los gastos salariales de los empleados de desarrollo y recaudación de fondos y los gastos de creación y envío de cartas de apelación anuales, incluido el costo de impresión, papel y franqueo.

En muchos casos, los gastos funcionales se clasifican fácilmente, pero si no, deberá asignarlos en consecuencia.

Los 4 métodos de asignación de gastos funcionales

Si bien puede asignar los gastos según sea necesario, los siguientes métodos de asignación son los que utilizan con mayor frecuencia las organizaciones sin fines de lucro. La forma más fácil de asignar sus gastos es mediante el uso de un software de contabilidad de fondos o sin fines de lucro, aunque también se puede usar un software de contabilidad regular si es necesario.

1. Coste directo

Los costos más fáciles de asignar son aquellos que solo pueden asignarse a una sola categoría. Por ejemplo, una subvención que recibe Sam le permite comprar una variedad de alimentos enlatados y no perecederos para la despensa de alimentos de su comunidad. Este costo se puede asignar directamente a los programas, ya que la subvención y el gasto resultante se relacionan directamente con el costo del programa de despensa de alimentos de la comunidad.

2. Tiempo de empleado

Si los empleados dividen su tiempo entre varios programas o áreas organizacionales, su tiempo debe ser rastreado y asignado adecuadamente. Por ejemplo, Ann dirige una organización agrícola sin fines de lucro llamada Back to the Land que ofrece varios programas diferentes que van desde capacitación agrícola en el lugar hasta seminarios de planificación financiera para propietarios de granjas y ranchos.

Debido a que su personal es muy pequeño, los empleados no solo dedican horas del programa a capacitar a los agricultores, sino que también realizan trabajo administrativo, y la propia Ann a menudo divide su tiempo entre capacitar a los agricultores y administrar la organización.

Actualmente, Ann pasa el 25% de su tiempo entrenando, dividiendo su tiempo equitativamente entre ambos programas. Ella también gasta el 25% escribiendo subvenciones y el 50% dirigiendo la organización. Con base en estos porcentajes, asignemos el salario de Ann, que es de $4000 por mes.

Estado de Gastos Funcionales
Regreso a la Tierra
Julio 2020

Gastos	Programa A	Programa B	General y Administrativo	Recaudación de fondos	Total
Salarios	$500	$500	$1,000	$2,000	$4,000

El extracto parcial anterior muestra las tres categorías de gastos funcionales:Programas, General y Administrativo (G&A) y Recaudación de fondos, y la línea de pedido muestra exactamente cómo se asignó el salario de $4000 de Ann para julio.

3. Número de empleados

Para organizaciones sin fines de lucro muy pequeñas, podría ser más fácil basar los costos en el número total de empleados. Este método utiliza los salarios totales de cada empleado, combinándolos en un total y luego asignando el total en función de la cantidad de tiempo dedicado a cada área funcional de gastos.

Si bien este método no funciona para organizaciones con numerosos empleados que tienen áreas de responsabilidad bien definidas, para la organización sin fines de lucro cuyos empleados trabajan en todas las áreas funcionales de gastos, el salario total se puede distribuir entre esas áreas.

Por ejemplo, Jason dirige Coats 4 Kidz, una organización sin fines de lucro que recolecta y distribuye abrigos de invierno a niños de familias de bajos ingresos. Solo tiene una plantilla de dos, y los tres trabajan de forma rutinaria donde sea que se los necesite. Juntos, los tres empleados pasan el 60 % de su tiempo en programas, seguidos del 25 % en G&A y el 15 % en recaudación de fondos. Con un gasto salarial total de $6,000 entre los tres, asignemos sus gastos salariales.

Estado de Gastos Funcionales
Coats 4 Kidz
Octubre 2020

Gastos	Programas	General y Administrativo	Recaudación de fondos	Total
Salarios	$3600	$1500	$900	$6,000

4. Pies cuadrados

El método de asignación de pies cuadrados es probablemente el más detallado. El método de los pies cuadrados se puede utilizar para asignar correctamente los siguientes gastos:

• Utilidades
• Alquiler
• Depreciación del edificio
• Seguros

Si su organización sin fines de lucro se encuentra en un espacio grande sin oficinas, este método no funcionará, pero para aquellas que tienen áreas definidas en la oficina, como un área de recepción o sala de descanso u oficinas separadas para el personal, puede asignar los gastos anteriores basado en pies cuadrados.

Volviendo a Coats 4 Kidz, digamos que la organización sin fines de lucro se encuentra actualmente en un espacio de oficina de 1,000 pies cuadrados. Todos los empleados utilizan el veinticinco por ciento del espacio por igual, mientras que el personal del programa ocupa el 30 %, la recaudación de fondos ocupa el 25 % y la administración ocupa el 20 %.

En octubre, Coats 4 Kidz tuvo los siguientes gastos:

• Utilidades: $350
• Alquiler: $1,500
• Depreciación del edificio: $400
• Seguro: $375

Comencemos con el espacio común, que ocupa el 25% de la oficina de 1,000 pies cuadrados. Para calcular el costo de los servicios públicos para octubre, necesitaríamos hacer dos cálculos:

$350 x 25% =$87.50

Esa es la asignación total para el espacio abierto en la oficina. A continuación, debemos dividir esa cantidad entre las tres categorías de gastos funcionales. Esto se puede hacer por el área utilizada por cada categoría o por la cantidad de personas en cada departamento, lo que sea más fácil.

$87,50 ÷ 3 =$29,16

Eso significa que tendremos que asignar $29.16 adicionales en gastos de servicios públicos a cada una de las tres categorías de gastos funcionales.

Estado de Gastos Funcionales
Coats 4 Kidz
Octubre 2020

Gastos	Programas	General y Administrativo	Recaudación de fondos	Total
Utilidades	$134,16	$99.17	$116,67	$350
Alquiler	$575	$500	$425	$1500
Depreciación del edificio	$153,33	$133,33	$113,34	$400
Seguro	$143,75	$125	$106,25	$375

Entonces, si calculamos el gasto de servicios públicos para los programas de octubre, haríamos el siguiente cálculo:

$350 x 30% =$105

Luego agregaríamos $29.16 adicionales a ese total para tener la asignación completa para el mes.

105 $ + 29,16 $ =134,16 $

Simplemente seguiría el mismo proceso para asignar el resto de los gastos.

Ejemplo de declaración de gastos funcionales

Si tomamos la parte del salario de la declaración de gastos funcionales anterior y la combinamos con los demás gastos, tendrá una contabilidad completa de los gastos de octubre.

Estado de Gastos Funcionales
Coats 4 Kidz
Octubre 2020

Gastos	Programas	General y Administrativo	Recaudación de fondos	Total
Salarios	$3,600.00	$1,500.00	$  900,00	$6,000.00
Salarios totales	$3,600.00	$1,500.00	$  900,00	$6,000.00
Utilidades	$  134,16	$     99,17	$   116,67	$  350,00
Alquiler	$  575,00	$  500,00	$  425,00	$1,500.00
Depreciación del edificio	$   153,33	$  133,33	$   113,34	$  400,00
Seguro	$   143,75	$  125,00	$   106,25	$  375,00
Gastos Totales	$4606,24	$2357,50	$1661,26	$8,625.00

Solo necesitaría agregar los totales de ingresos del mes para tener una declaración completa de los gastos funcionales.

La declaración de gastos funcionales es imprescindible para cualquier organización sin fines de lucro

De acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, o las pautas GAAP, las organizaciones sin fines de lucro deben categorizar adecuadamente los gastos funcionales. Después de todo, los donantes quieren saber cómo gastaste los fondos de la subvención, mientras que el público en general quiere estar seguro de que su donación se está utilizando de manera responsable.

Comprender la declaración de gastos funcionales puede llevar un poco de tiempo, pero es una parte importante de la gestión adecuada de su organización sin fines de lucro. El software de contabilidad de fondos puede hacer que administrar y asignar gastos sea un proceso más fácil, mientras que consultar con un CPA que se especialice en contabilidad sin fines de lucro también puede ayudar.