¿Qué es la contabilidad de nómina?

La contabilidad de la nómina es esencialmente el cálculo, administración, grabación, y análisis de la remuneración de los empleados Remuneración La remuneración es cualquier tipo de compensación o pago que una persona o empleado recibe como pago por sus servicios o el trabajo que realiza para una organización o empresa. Incluye cualquier salario base que reciba un empleado, junto con otros tipos de pago que devengan durante el curso de su trabajo, cuales. Además, la contabilidad de la nómina también incluye la conciliación de beneficios, y retenciones de impuestos y deducciones relacionadas con la compensación. El cálculo de la nómina está muy influenciado por los requisitos legales de cada país (también puede depender de los requisitos de la ciudad local o estatal).

Resumen

• La contabilidad de la nómina es esencialmente el cálculo, administración, grabación, y análisis de la remuneración de los empleados.
• La clave para la contabilidad de la nómina es reconocer cuándo el empleador o el empleado asume un concepto.

Principales costos de la contabilidad de nómina

Los costos de nómina están relacionados con las obligaciones (gastos) asumidos por un empleador. Financian la compensación pagada a los empleados por su trabajo directo o como consecuencia de los beneficios obligatorios definidos por los requisitos legales.

La suma de todos los conceptos enumerados anteriormente forma el gasto acumulado por mantener a un empleado en la nómina.

Bajo principios contables, todos los gastos acumulados Gastos acumulados Los gastos acumulados son gastos que se reconocen aunque no se haya pagado el efectivo. Por lo general, se emparejan con los ingresos a través del principio de emparejamiento que debe cumplir con el principio de emparejamiento. El principio de emparejamiento establece que todos los gastos deben coincidir en el período en el que se informan todos los ingresos relacionados (no depende de la fecha de pago). Por ejemplo, si se contrata a un empleado el primer día de diciembre pero se le paga en la primera semana de enero, el gasto relacionado con la mano de obra del empleado debe reconocerse en diciembre.

Nota: La compensación por el trabajo de los empleados no siempre se reconoce como un gasto. Por ejemplo, si la mano de obra de los empleados sirvió para fabricar un producto o activo, la compensación (incluidas las provisiones) debe registrarse como costo de fabricación del producto (inventario) o activo y reconocerse como gasto cuando se vende el inventario (a través del costo de ventas).

Obligaciones de desempeño bajo la contabilidad de nómina

Las obligaciones de desempeño están relacionadas con retenciones o deducciones de los salarios de los empleados. Estos montos retenidos no se pagan directamente a los empleados, pero se pagan posteriormente a instituciones gubernamentales o empresas privadas. Las retenciones más comunes según las leyes de EE. UU. Son:

• Retenciones federales:retenciones de impuestos federales sobre la renta
• Retenciones estatales:retenciones de impuestos estatales sobre la renta
• FICA pagadero:Retenciones por Seguro Social y Medicare
• Discapacidad estatal:impuestos estatales por discapacidad
• Seguro médico para empleados:retenciones por cobertura de seguro médico
• 401K:Retenciones para ahorros para la jubilación.

Otras retenciones incluyen:

• Retenciones ordenadas por el tribunal:Deducciones del salario ordenadas por el tribunal para fines específicos.
• Cuotas sindicales

Configurar la contabilidad de nómina

Antes de iniciar el proceso de contratación, Hay algunos requisitos o consideraciones importantes que los empleadores deben cumplir. Están de acuerdo con la legislación federal de EE. UU. Y pueden variar de un estado a otro.

1. Número de identificación de empleador federal (EIN)

Se utiliza para realizar un seguimiento de los pagos de impuestos federales. Una empresa debe obtener un EIN del IRS.

2. Tipo de pago y periodicidad

Después de decidir el nivel salarial (según el puesto, experiencia, industria, etc.) y tipo (salario por hora o anual), seleccione el período en el que se les pagará a los empleados. Los pagos se suelen seleccionar entre semanales, quincenal, o mensual. Los períodos de pago no deben ser más largos que la base mensual.

3. Beneficios y seguros para empleados

Si los empleadores ofrecen beneficios adicionales como un seguro o un plan de jubilación 401K, Tendrán que decidir cuánto contribuir como empleador, y cuánto del costo debe asumir el empleado para obtener el beneficio.

4. Formularios de empleados

Al contratar empleados, Es importante recopilar toda la información relacionada con el derecho a trabajar en los EE. UU. y la información personal. Los formularios más importantes son el formulario I-9 (para verificar si el empleado tiene la ciudadanía o el derecho a trabajar en los EE. UU. Con un permiso de trabajo), Formulario W-4 (Información personal de los empleados:al completar este formulario, obtiene la información necesaria para calcular la retención aplicable a un empleado) y el Formulario de Depósito Directo.

Cálculos en contabilidad de nómina

Después de configurar la empresa para contratar empleados y recopilar toda la información relacionada con los empleados, la empresa deberá seguir estos pasos:

1. Calcule la compensación directa e indirecta por mano de obra:Al terminar un mes, sumar todos los costos de compensación directa, tales como salarios y horas extraordinarias (la mayoría de las retenciones y provisiones se calculan en base a estos conceptos).
2. Luego, Sumar conceptos indirectos como comisiones y bonificaciones (Verifique sus requisitos federales y estatales para ver si deben incluirse en el cálculo de retenciones o deducciones).
3. Calcular retenciones y deducciones:Después de determinar la base para cada retención o deducción según el paso anterior, Calcule los impuestos y las deducciones salariales de sus empleados de acuerdo con los requisitos aplicables.
4. Calcular provisiones:Las provisiones son gastos devengados que generan pasivos Tipos de pasivos Hay tres tipos principales de pasivos:corriente, no corriente, y pasivos contingentes. Los pasivos son obligaciones legales o deudas que se van a pagar en el futuro. Los gastos que son resultado de requisitos legales como feriados y vacaciones se reconocen como provisiones en el período en que se incurren, aunque se pagan en los meses siguientes. Son el resultado de la relación contractual con el empleado.
5. Registre las entradas en los libros.
6. Generar pagos:después de calcular y registrar los asientos contables, las empresas necesitan generar los pagos a los empleados, entidades gubernamentales (relacionadas con retenciones), y otras entidades. Este proceso a menudo se puede contratar a terceros, como Ceridian.
7. Calcular ajustes posteriores de provisiones:Debido a la naturaleza de las provisiones, que se basan en estimaciones, Es importante recalcular y ajustar las provisiones si es necesario.

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