Cómo organizar un retiro virtual

¿Está buscando planificar un retiro virtual para su empresa pero no sabe por dónde empezar? Compartiremos nuestros propios consejos y trucos para que tu retiro virtual también sea un éxito.

Fue un día triste cuando decidimos cancelar nuestro amado retiro del equipo YNAB en 2020. (¡COVID!). Nuestra empresa ha sido completamente remota desde sus inicios, y esos retiros en persona una vez al año han sido legendarios, después de todo. Pero con una planificación decidida, logramos un retiro virtual que aún capturó la magia.

Nuestro retiro se llevó a cabo durante dos días de semana, seis horas cada día, incluidos los descansos. ¡Aquí hay algunas actividades que incluimos, junto con consejos y lecciones aprendidas para inspirar las suyas!

Cómo organizamos un retiro virtual exitoso

Genera entusiasmo

Aproximadamente un mes antes del retiro, creamos un canal de Slack designado para el retiro para generar entusiasmo y generar buenas conversaciones. ¡La anticipación es clave! Lanzamos teasers sobre novedades, juegos de mesa y otras cosas que entusiasman a nuestro equipo.

Trae la magia con bocadillos

¡Los refrigerios son una parte no negociable de nuestros retiros en persona! Entonces, para seguir incluyéndolos, usamos SnackMagic, una plataforma de obsequios de refrigerios. Aproximadamente una semana antes del retiro, todos recibieron un correo electrónico de SnackMagic ofreciéndoles una caja llena de refrigerios que podían elegir. Las cajas llegaron justo antes del retiro, y ¡guau, habrías pensado que sorprendimos al equipo con un viaje a Maui! ! (Nota del editor:esto no es una exageración. Fueron increíbles).

No puede equivocarse con las tarjetas de regalo de entrega de comidas

Comer juntos también es una parte muy querida de los retiros en persona en YNAB. Enviamos a cada miembro del equipo una tarjeta de regalo electrónica a un servicio de entrega de alimentos (cualquiera que tuvieran localmente) para que las personas aún pudieran comer "juntas" si así lo deseaban.

Juega juegos en línea (y pruébalos primero)

¡Los juegos de mesa son imprescindibles en los retiros de YNAB! (Tal vez el imprescindible n.° 1). Nuestro equipo de operaciones probó algunos juegos en línea con anticipación (¡oye, alguien tenía que hacerlo!), luego le pedimos al equipo que se inscribiera en los juegos que querían. jugar cada día. Antes y durante el retiro, nos aseguramos de que todos supieran dónde estar para cada juego, quién era el líder de su grupo e incluso enviamos invitaciones de calendario que incluían la información del grupo y los enlaces del juego. ¡Codenames y Drawphone fueron grandes éxitos!

Planifique algunas actividades divertidas e inesperadas

Incluimos otras actividades divertidas e inesperadas que ayudaron a las personas a reunirse en grupos más pequeños y a conocerse entre sí. Usamos Puzzle Break para una sala de escape virtual (¡me encantó esto!), Icebreaker para chats uno a uno asignados aleatoriamente y un proyecto de trabajo por diversión que llamamos Small Teams Super Secret Work Project. ¡Mantuvimos los detalles de ese, bueno, en secreto, hasta que comenzó el proyecto!

Prueba los recorridos por la ciudad natal

Cada miembro del equipo podría optar por crear un video opcional que nos muestre su hogar o ciudad natal. Vimos estos Hometown Tours juntos durante fragmentos de 30 minutos varias veces durante el retiro. ¡Nos encantó tener estos vistazos en los hogares y vecindarios de los demás!

8 cosas que hacer en un retiro virtual

1. Sea claro sobre la agenda . ¿Hay ciertas actividades a las que todos en el equipo querrán asistir? ¿Qué es opcional?
2. Sea consciente del hecho de que las personas asistirán desde sus hogares. Tendrán necesidades e interrupciones (¡hola, niño hambriento!) que no existirían si el retiro fuera en persona. ¡Hágale saber a su grupo que está bien ser flexible con su horario cuando sea necesario!
3. ¡Deja un poco de misterio! Planifica algunas sorpresas o actividades sin mostrar todas tus cartas.
4. Ofrezca oportunidades para que las personas interactúen individualmente o en pequeños grupos. En la medida de lo posible, recrea los chats improvisados ​​que suceden en persona, cuando las personas realmente se conocen.
5. Dar comida de alguna forma!! Mucha gente se relaciona con la comida. Pero si la comida no es lo que le gusta a tu equipo, encuentra algo más que sí crea conexiones en tu equipo e incorpóralo.
6. Comunicar, comunicar, comunicar. Hágale saber a su grupo fechas, cronogramas y (al menos) planes tentativos con anticipación, y luego asegúrese de que todos sepan a dónde ir en un momento dado. Teníamos una agenda maestra (documento de Google) y publicamos enlaces de reuniones de Zoom y recordatorios en Slack durante todo el retiro.
7. ¡Conoce a tu equipo! ¿Necesitan una semana entera para un retiro? ¿Qué genera conversaciones? ¿Qué les ayuda a conectarse? ¿De qué actividades pasadas han hablado mucho después de que ocurrieron? ¿Qué bromas internas surgen a menudo?
8. Recorra todo el retiro como si fuera un miembro del equipo. ¿Qué preguntas podrían surgir para alguien en ciertos puntos? Ajuste su horario, instrucciones y planes para que sea lo menos estresante posible para su equipo. Ayúdalo a fluir para ellos.

3 cosas a evitar durante un retiro virtual

1. Hacer demasiadas actividades. Hay muchas opciones divertidas para los retiros virtuales, pero resista la tentación de hacerlos todos. ¡Elige los que mejor se adapten a tu equipo! Piense en la calidad sobre la cantidad.
2. Lanzar algo juntos. Incluso un retiro virtual requiere mucha planificación cuidadosa, o se sentirá como otra conferencia cursi. No celebres un retiro por el simple hecho de realizar un retiro.
3. Pensando que será perfecto. Haz tu mejor esfuerzo para planificar y obsesionarte con los detalles, pero luego aguanta los golpes cuando algo no salga según lo planeado.

Qué más aprendimos

• Incorpore descansos reales. Considere incluir momentos durante las horas del retiro que sean verdaderos descansos, cuando no esté pasando nada. De esa manera, las personas no tienen que elegir entre actividades "opcionales" o realmente tomarse un descanso de la sociabilidad del retiro. Ayuda a disminuir FOMO. 🙂
• Sea sensible a los miembros del equipo en diferentes zonas horarias. Esta vez, mantuvimos nuestras actividades en el horario de trabajo estándar para la mayoría del equipo. Pero como también tenemos un gran número de miembros del equipo internacional, la próxima vez programaremos más actividades durante sus horas de trabajo estándar.
• Deje espacio entre actividades. La gente quiere tiempo para charlar y ponerse al día, aparte de jugar juntos o hacer otra actividad. Necesitan oportunidades para conversaciones e interacciones no planificadas. La próxima vez, podríamos dejar un poco más de espacio para respirar entre actividades.

Con cualquier retiro, virtual o no, la parte más importante es la gente. Tu equipo. Entonces, independientemente de lo que elija hacer para su retiro virtual, tenga a su gente en mente y diviértase con eso. Si su objetivo es deleitarlos y mostrarles lo valiosos que son, puede ser prrreeeetty ¡seguro que lo lograrás!

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