Por qué uso YNAB en lugar de Quickbooks para administrar mi negocio

Si tiene una pequeña empresa y no tiene que lidiar con el inventario físico, YNAB podría simplificar su flujo de caja y brindarle más tranquilidad para el futuro.

You Need a Budget fue diseñado como una solución para el presupuesto personal, y así es como la mayoría de la gente lo usa. Pero también puedes usar YNAB para tu negocio. De hecho, el foro de YNAB tiene una comunidad completa de propietarios de pequeñas empresas que comparten consejos sobre el uso de YNAB para los negocios.

Hablamos con Mónica, dueña de un negocio de acupuntura y ávida usuaria de YNAB. Nos explicó por qué YNAB era la solución adecuada para las finanzas de su empresa y cómo la usa.

Conoce a Mónica

Monica Fauble es acupunturista en Filadelfia y usa YNAB tanto para su negocio como para sus finanzas personales. Pero no era una novata en la elaboración de presupuestos cuando descubrió la herramienta; incluso usó algunos de los conceptos de YNAB antes de saber que YNAB existía.

“Mi papá me enseñó a hacer un presupuesto (quien cariñosamente tiene una dirección de correo electrónico que contiene el apodo 'coupondad' y que una vez usó una hoja de cálculo para calcular sus ahorros anuales de franqueo cuando finalmente cambió al pago de facturas en línea). Durante la primera ronda de la escuela de posgrado, usé Quicken para ingresar gastos futuros como "zapatos" (había una tienda de Saucony cerca de mi escuela) con una fecha futura, ahorrando $5 o $10 a la vez hasta que supe que tenía los $35 para un nuevo par de tenis”, dijo Mónica.

(Esto suena familiar...)

Cuando un amigo le recomendó YNAB, Mónica reconoció de inmediato que la capacidad de ahorrar para gastos futuros era una parte clave de la herramienta, y lo había estado haciendo durante años. De hecho, Mónica vivió con un estipendio de solo $ 9,010 al año ($ 750 al mes) durante la escuela de posgrado para obtener su primera maestría (en literatura inglesa) utilizando esta estrategia de planificación anticipada.

Negocio de Monica antes de YNAB

Durante el primer año de propiedad de la empresa de Mónica, utilizó una hoja de cálculo de Excel. Hizo un seguimiento de todo, desde sus ingresos y gastos hasta la cantidad de pacientes que tenía. Fue efectivo pero requirió mucho tiempo.

Consideró una herramienta de contabilidad comercial como QuickBooks, pero sintió que el programa sería demasiado voluminoso y difícil de usar. Y sabía que no tendría la capacidad crítica de ahorrar para gastos futuros. En cambio, se quedó con su hoja de cálculo, sabiendo que podría planificar más fácilmente los gastos mensuales y anuales.

“Mientras estaba en la escuela de acupuntura, fui voluntaria en una clínica comunitaria de acupuntura que usaba QuickBooks”, compartió Monica. “Una vez ingresé una transacción incorrectamente y causó un gran alboroto en su contabilidad. Sabía que tener un software tan quisquilloso podría no ser la opción correcta para mí mientras estaba comenzando y averiguando lo que necesitaba. Así que comencé con Excel, que sabía que podría deshacerme o hacer la transición fácilmente más adelante”.

Por qué Mónica eligió YNAB

Aproximadamente un año después de que Monica comenzara su negocio de acupuntura, un amigo le presentó YNAB. Inmediatamente, reconoció que YNAB encajaba bien con los hábitos financieros que ya tenía, como planificar gastos más grandes pero menos frecuentes. El uso de YNAB no solo ayudó a optimizar las finanzas comerciales de Mónica, sino que también le dio confianza y la ayudó a relajarse.

“Cuando comencé a usar YNAB, descubrí que me ayudó a potenciar mi flujo de caja”, nos dijo Mónica. "Al final del primer año en el negocio, tenía una comprensión decente de lo que necesitaba en términos de gastos mensuales, trimestrales y anuales".

“YNAB me ayudó a superar el recálculo constante que estaba haciendo con Excel, lo que requería muchos cálculos manuales y verificaciones dobles para asegurarme de que realmente estaba al día con mis objetivos. Excel requería demasiada energía mental y, finalmente, agotó mi atención y mi capacidad mental”.

Comprender el componente financiero es especialmente importante en la acupuntura, un campo donde la propiedad de pequeñas empresas es el curso natural.

“Uno de los desafíos de la acupuntura como profesión es que la mayoría de las personas que terminan en la escuela de acupuntura quieren ser curanderos, pero muchos no tienen ningún interés en tener un negocio”, compartió Mónica. “Aunque existen trabajos W-2 para acupunturistas, son pocos y distantes entre sí. Es posible que no sea hasta el año 2, o incluso el 3, de un programa de 3 o 4 años que alguien en la escuela de acupuntura se dé cuenta de que probablemente terminará como propietario de una pequeña empresa".

Monica ha visto a muchos de sus colegas luchar con el aspecto financiero de su negocio. Por ejemplo, ve que otros acupunturistas pagan precios más altos por su seguro de negligencia médica. No cuentan con un sistema para planificar la prima anual con descuento, por lo que pagan más a largo plazo para poder pagar trimestralmente. Con una herramienta como YNAB, podrían planificar con anticipación y ahorrar dinero y estrés a largo plazo.

Y como nos dijo Mónica, “¡Nadie quiere trabajar con un acupuntor estresado! Los clientes vienen a nosotros en busca de estabilidad y apoyo. Por lo tanto, la administración del dinero es muy esencial para poder seguir siendo acupunturista”.

Cómo usar YNAB para su negocio

Muchos propietarios de pequeñas empresas usan YNAB para ayudarlos a administrar las finanzas de su negocio. ¡Funciona para más que solo acupunturistas! El primer paso que Mónica recomienda tomar es establecer categorías en su presupuesto para reflejar cada una de sus categorías de gastos del IRS. De esa manera, puede transferir fácilmente sus transacciones a un contador cuando llegue el momento de los impuestos.

Incluso hay un taller grabado que explica cómo configurar su negocio en YNAB.

Otro consejo que Mónica recomienda a los dueños de negocios es leer el libro Profit First e implementar sus enseñanzas en su presupuesto.

"Aunque el libro aborda negocios multimillonarios y no estoy ni cerca de ese punto de referencia, una cosa que me encanta de Profit First es el presupuesto basado en porcentajes", compartió Monica.

El método Profit First le permite decidir con anticipación qué porcentaje de los ingresos asignará a las ganancias, la nómina, los impuestos y los gastos. Una vez que haya establecido estos porcentajes en su negocio, es fácil decidir cómo presupuestar una vez que comience a generar ingresos.

Por último, a Mónica le gusta recordar a los propietarios de pequeñas empresas que solo presupuesten con el dinero que ya tienen.

“Es tentador pronosticar dinero que aún no se ha recibido cuando se trabaja por cuenta propia”, dijo Mónica. “¡Pero no lo hagas! Trabaja con lo que tienes y deja que la escasez esté de tu lado para ayudarte a priorizar”.

¡Vea más recursos de YNAB para propietarios de pequeñas empresas!

¿Está considerando usar YNAB tanto para su negocio como para sus finanzas personales? Aquí hay un consejo para usted:puede tener más de un presupuesto en su cuenta YNAB. Usa un presupuesto para tus finanzas personales y otro para tu negocio. Luego use la función "Presupuesto abierto" para ir y venir según sea necesario.