Los peligros de usar una plantilla de hoja de cálculo de inventario para su negocio

¿Su negocio realmente necesita una plantilla de hoja de cálculo de inventario o necesita una solución holística?

Puede encontrar toneladas de sitios web que ofrecen plantillas de hojas de cálculo de inventario, pero esta página no es una de ellas. ¿Cuál es nuestro problema con una plantilla de hoja de cálculo de inventario? No nos malinterpretes. Creemos que las hojas de cálculo son excelentes para métricas y análisis, pero simplemente no están hechas para rastrear el inventario o monitorear los niveles de existencias, simplemente porque no están diseñadas para sus necesidades de inventario.

Te vamos a mostrar por qué...

Para qué se utiliza una plantilla de hoja de cálculo de inventario

El objetivo principal de crear y usar una plantilla de hoja de cálculo de inventario es realizar un seguimiento de su inventario:las entradas y salidas, para que se mantenga actualizado con sus niveles y movimientos de existencias. Una plantilla de hoja de cálculo de inventario suele ser una tabla que contiene columnas para el número de inventario, la descripción del artículo, el precio de compra, el nivel de pedido de existencias, la cantidad y la ubicación.

Ventajas de usar una plantilla de hoja de cálculo de inventario

La mayoría de las personas ya conocen las funciones básicas de una hoja de cálculo y cómo usarlas, por lo que no hay mucha curva de aprendizaje allí.

Las plantillas de hojas de cálculo de inventario también están preintegradas en su Microsoft Office Suite (que probablemente ya posee), lo que la convierte en una solución práctica, gratuita y de fácil acceso.

Limitaciones del uso de hojas de cálculo para realizar un seguimiento del inventario

Por lo tanto, las hojas de cálculo pueden ser una forma rentable para que los dueños de negocios comiencen, pero eventualmente enfrentarán desafíos cuando su negocio crezca y las hojas de cálculo ya no cumplan con sus requisitos.

Para elaborar, usar una plantilla de hoja de cálculo de inventario para monitorear los niveles de existencias es en gran medida un proceso manual. Su hoja de cálculo no se actualiza automáticamente cada vez que se realiza una venta o compra. Además, debe recordarse a sí mismo cuándo pedir más productos para que no se quede sin existencias. La administración y el seguimiento de las actividades de inventario deben realizarse mentalmente cuando se utiliza una plantilla de hoja de cálculo de inventario.

Además, el uso de una hoja de cálculo para realizar un seguimiento del inventario dificulta que todo el equipo colabore y actualice la plantilla. Como resultado de esto, se pueden crear muchas ediciones y versiones diferentes de un solo archivo de hoja de cálculo de inventario, lo que genera confusión y más tiempo perdido en clasificar y encontrar la versión "final" y "más actualizada".

La mayoría de las veces, este método de monitoreo de inventario conduce a un aumento en la mano de obra y el desperdicio de tiempo, el nivel de estrés en todo el equipo y el error humano. Esta es una pregunta muy real que enfrentan la mayoría de las empresas hoy en día. ¿Mantener las operaciones como se llevan a cabo ahora a través de hojas de cálculo? ¿O dar el salto de fe tecnológica y buscar un software como solución (Saas)?

Encontrar una solución holística para sus necesidades de inventario

Las empresas ya no pueden sobrevivir confiando en procesos obsoletos, como el uso de una hoja de cálculo, para controlar el inventario. Uno de los elementos más importantes que impiden que las empresas crezcan y se amplíen es el uso de hojas de cálculo para controlar su inventario.

El tiempo y el trabajo manual necesarios para mantener sus hojas de cálculo de inventario se pueden ahorrar utilizando una solución de gestión de inventario sofisticada pero simple. El software basado en la nube de TradeGecko puede mejorar su productividad y la colaboración en equipo, así que acceda a la nube hoy.