Facturación:evita estos 8 problemas que afectan tu flujo de efectivo

El comercio electrónico es la industria más prometedora y de rápido crecimiento, sin embargo, hacer que los clientes paguen de forma remota puede convertirse en un desafío. Aquí es cuando la facturación en línea puede ayudarlo. Hay varios programas de facturación disponibles que ayudan a crear facturas y enviar recordatorios. Sin embargo, la contabilidad de facturas requiere mucho tiempo, esfuerzo y paciencia. Los propietarios de pequeñas empresas deben tener en cuenta las tarifas de los canales de venta, las direcciones de envío, el inventario y otros detalles de pago. Incluso un pequeño error en el proceso de facturación puede generar grandes problemas en la gestión del flujo de caja. Estos son los problemas más comunes en la facturación que pueden enfrentar las empresas.

Contenido:

1. ¿Qué es una factura?

2. Cómo crear una factura en línea

3. 8 problemas de facturación que afectan su flujo de caja

   • Facturación manual
   • Información faltante
   • Seguimiento de pagos entrantes
   • Monitoreo de inventario
   • Gestionar pagos en varias divisas
   • Cuotas de conteo
   • Pagos irregulares
   • Asociaciones negativas

4. Conclusión

¿Qué es una factura?

Según la definición de Investopedia, una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. La factura especifica todos los detalles del pago, como el producto o servicio, el precio, la fecha de vencimiento y otra información sobre un comprador y un vendedor.

Las facturas son extremadamente útiles para recibir pagos con tarjeta de crédito. En este caso, un cliente solo necesita abrir la factura e ingresar los detalles de la tarjeta de crédito. ¡Listo, la compra está hecha! Además, las facturas mejoran el proceso contable, ya que describen información sobre el envío, la ubicación y los impuestos que se registran en los libros.

Recientemente, las facturas en papel fueron reemplazadas por facturas electrónicas que consumen menos tiempo. Para los dueños de negocios, es mucho más fácil actualizar la información o eliminar errores en las facturas en línea. Y para los clientes, toma mucho menos tiempo y esfuerzo pagar en línea que usar la facturación en papel.

Cómo crear una factura en línea

Existen muchas aplicaciones de facturación que pueden ayudarlo a automatizar el proceso de facturación. Puede usar un software específico para estos fines o usar una herramienta de "creador de facturas" en su cuenta de QuickBooks, Square o PayPal, etc.

El software de contabilidad Synder proporciona una de las herramientas más sencillas para crear una factura. Synder conecta procesadores de pago como Stripe, PayPal y Shopify con QuickBooks o Xero. Por lo tanto, puede recibir pagos de diferentes plataformas al mismo tiempo y registrarlos automáticamente en sus libros. Veremos más de cerca cómo crear facturas en Synder para aprovechar al máximo la automatización de pagos más adelante en este artículo

8 problemas de facturación que afectan su flujo de caja

Si es un principiante en la facturación electrónica, es posible que tenga algunas dificultades para administrar las transacciones en línea. Incluso algunos errores pequeños e insignificantes pueden causar grandes problemas con los informes y extractos. Aquí hay una lista de los problemas más comunes en la facturación que pueden afectar la gestión de su flujo de caja.

1. Facturación manual

Muchos dueños de negocios, que recientemente convirtieron su negocio en comercio en línea, no automatizan el proceso de facturación y crean cada factura manualmente. Tal enfoque tiene sentido cuando solo tiene unas pocas transacciones por mes. Pero si su objetivo es aumentar sus ventas, debe minimizar la facturación manual tanto como sea posible. Hay muchas aplicaciones que proporcionan plantillas de facturas sencillas para facilitar el proceso de pago. Solo necesita completar la información necesaria en los espacios y enviar la factura a su cliente. Las plantillas de factura le ahorrarán tiempo y minimizarán los riesgos de perder algunos datos sobre la transacción.

Aquí hay un ejemplo de factura en Synder.

1. Falta información

Incluso cuando se utilizan plantillas de factura, es difícil estar 100 % seguro de haber incluido todos los datos en la factura. Cualquiera puede cometer errores. Por ejemplo, puede olvidarse de completar la dirección de envío en la factura y enviarla a su cliente. Como no hay datos de envío en la factura, es posible que tenga problemas para contar el monto del impuesto y registrar esta transacción en sus libros.

En general, debe recordar los componentes clave de la factura que son esenciales para su contabilidad:

• Fechas de vencimiento
• Nombres y direcciones de un comprador y un vendedor
• Contactos
• Detalles de venta sobre el producto o servicio
• Detalles de pago

1. Seguimiento de pagos entrantes

La parte complicada de usar un generador de facturas en PayPal, Square u otros procesadores de pago es que los detalles de la transacción no se registran en sus libros automáticamente. Debe rastrear y registrar manualmente los datos en su cuenta de QuickBooks o Xero. Como alternativa, Synder monitorea el estado de la factura e ingresa los datos en los libros automáticamente por su cuenta. Tan pronto como su cliente pague la factura, Synder sincronizará el pago con su plataforma de contabilidad. Además, todos los detalles de la transacción (nombre del cliente, inventario, envío, descuento, impuestos, etc.) se reflejarán en su cuenta automáticamente.

1. Monitoreo de inventario

Otro problema con los pagos en línea es cómo rastrear el inventario. Si sus clientes no pagan las facturas a tiempo, puede ser difícil controlar la cantidad de productos que quedan en stock. Por ejemplo, si registra el inventario en QuickBooks, no tiene más remedio que ingresar todos los cambios en las cantidades de productos manualmente. Synder puede ayudarlo a automatizar este proceso. Sincroniza transacciones y cambia el inventario en QuickBooks, por lo que tendrá una cuenta precisa de los productos en stock.

¿Como funciona? Synder toma el nombre del producto en la factura y lo compara con todos los productos en QuickBooks. Cuando los nombres coinciden, Synder reduce la cantidad de productos en QuickBooks.

1. Administración de pagos en varias monedas

Si su negocio atiende a clientes que usan diferentes monedas, el proceso de compra se vuelve mucho más fácil para ellos. Sin embargo, es una pesadilla para el propietario de un negocio o el contador de una empresa registrar transacciones en varias monedas en los libros y contar impuestos. Algunos procesadores de pago como Stripe aplican tipos de cambio para registrar el pago de forma precisa en Quickbooks o Xero. Desafortunadamente, esta característica no siempre funciona correctamente. Como resultado, los dueños de negocios obtienen un informe con transacciones mal sincronizadas.

En comparación, Synder utiliza un tipo de cambio bancario oficial, vuelve a calcular el monto del pago y aplica impuestos precisos. ¡Y sucede absolutamente automáticamente!

1. Cuotas de conteo

Uno de los mayores problemas con las facturas es la tarifa que cobra un procesador de pagos por realizar una transferencia de dinero. Si trabaja con muchas plataformas de pago al mismo tiempo, le tomará horas contar todas las tarifas de cada transacción. Synder encuentra automáticamente la información de la tarifa en el recibo de compra y la registra en su cuenta de QuickBooks o Xero. A fin de mes, obtendrá informes con información separada de ganancias y gastos. No tendrás que cobrar todas las tarifas manualmente y buscar el monto de la tarifa para una nueva plataforma de pago. ¡Synder lo hará por ti!

1. Pagos irregulares

Para que su negocio sea rentable, es importante mantener un equilibrio entre las ganancias y los gastos. Es una situación común cuando las empresas tienen que cubrir los gastos antes de recibir dinero de los clientes. Idealmente, los pagos entrantes y salientes deberían ser paralelos. Sin embargo, en el mundo real, es un desafío hacer que los clientes paguen a tiempo. El seguimiento del estado de los pagos y la creación manual de recordatorios requiere mucho tiempo y esfuerzo. Synder proporciona una función especial "Reglas inteligentes" para evitar tales situaciones. Con esta herramienta, puede crear sus propias reglas para los clientes que no pagaron la factura a tiempo. Synder puede enviarles un correo electrónico, un mensaje de texto en messenger o incluso grabar un mensaje de voz para asegurarse de que un cliente recibió la factura y no se olvidó de pagarla. Cuando sus pagos entrantes estén programados, podrá planificar las transacciones salientes de manera más efectiva.

1. Asociaciones negativas

Muchas empresas suelen cometer un error después de recibir el pago:no dan las gracias a sus clientes. El negocio no es solo "vender y olvidar". Debe involucrar a sus clientes en el embudo de compra y hacer que compren más y con regularidad. Uno de los momentos clave es dejar emociones positivas tras la compra. Los clientes felices son clientes habituales. El software de facturación generalmente permite enviar un correo electrónico de "agradecimiento" al cliente después de que se realiza el pago. Sin embargo, si desea que este proceso sea más personalizado, eche un vistazo al sistema de facturación de Synder.

Conclusión

En resumen, la facturación en línea es imprescindible para el desarrollo de negocios. Ayuda a automatizar el proceso de pago y lo hace mucho más rápido y fácil. Sin embargo, vale la pena prestar especial atención a la contabilidad de facturas. Para administrar un gran volumen de transacciones sin errores y de forma rápida, debe considerar el uso de un software de contabilidad para pequeñas empresas. Inicie una PRUEBA GRATUITA en Synder de inmediato para alcanzar el siguiente nivel de contabilidad de comercio electrónico.