¿Qué es el software de gestión de gastos y por qué es importante?

La gestión de los gastos comerciales es una preocupación clave para todas las empresas, y uno que es difícil de orquestar con procesos manuales, recibos en papel y notas escritas a mano. Mediante el uso de software para rastrear y monitorear los gastos de los empleados, las empresas pueden acelerar el proceso de gestión de gastos, reduzca los errores y distribuya los reembolsos más rápidamente.

¿Qué es la gestión de gastos?

La gestión de gastos no solo rastrea los gastos de los empleados, sino que también determina cómo la organización reembolsará los costos incurridos. También aplica los procedimientos y políticas utilizados para controlar este tipo de gasto. Por ejemplo, si los empleados reciben asignaciones diarias para las comidas cuando viajan, luego, el proceso de gestión de gastos tiene en cuenta esos límites al generar reembolsos para los trabajadores.

¿Por qué es importante la gestión de gastos?

Todas las empresas deben poder pagar sus facturas a tiempo para poder seguir operando. y los gastos de los empleados son una de esas facturas. Para cualquier empresa con empleados que realicen negocios fuera de la oficina, la gestión de gastos siempre será vital. Incluso algo tan simple como el almuerzo de un cliente pagado por un gerente de ventas externo debe estar documentado, aprobado y reembolsado.

Con procesos de gestión de gastos efectivos en su lugar, las empresas pueden emitir esos reembolsos de forma rápida y precisa. A los empleados no les gusta esperar meses después de cubrir un gasto para recibir un reembolso.

Tipos de gestión de gastos

Las empresas tienen diferentes formas de gestionar los gastos, incluso:

• Seguimiento de papel. Esta es la forma tradicional (y obsoleta) de administrar los gastos, con los empleados recolectando recibos en papel y enviándolos al departamento de contabilidad para su aprobación sobre una base mensual o trimestral.
• Hojas de cálculo. Esta es una opción popular entre las empresas que intentan reducir su dependencia del papel que aún no han pasado a un sistema automatizado de gestión de gastos.
• Software de gestión de gastos. Este enfoque simplifica el proceso de gestión de gastos. El software alerta a los gerentes sobre los informes de gastos que deben revisarse, permitiéndoles aceptar o rechazar la reclamación. Los gastos aprobados se envían automáticamente a la contabilidad para el reembolso.

Proceso de gestión de gastos

La gestión de gastos es un proceso de varios pasos que incluye la captura y envío de gastos, que puede implicar:presentar reclamaciones de reembolso, aprobar o denegar esos reclamos, programar las reclamaciones de pago, y, finalmente, reembolsar al empleado.

Con el proceso correcto implementado, las empresas pueden controlar sus gastos, asegurarse de que los empleados no abusen del sistema, y tomar medidas correctivas rápidas si lo son (por ejemplo, informar a los empleados individuales que están gastando más de lo que deberían en áreas específicas). Si, por ejemplo, un vendedor ha estado volando en primera clase sin autorización previa para hacerlo, una revisión rápida de sus recibos revelará la infracción.

Puede resultar difícil encontrar estos problemas con los sistemas manuales, particularmente para una empresa con un equipo creciente de trabajadores de campo. Falta información la aprobación del gasto sin una revisión exhaustiva y las aprobaciones lentas son todos problemas comunes. Esto no solo hace perder el tiempo de los empleados, sino que también deja a los empleados preguntándose dónde están sus cheques de gastos (a menudo porque ya están acumulando nuevos gastos para el próximo período de cierre).

Como ocurre con todos los procesos comerciales manuales, administrar los gastos manualmente puede ser ineficaz, consume mucho tiempo y es propenso a errores. Sin embargo, una encuesta reciente descubrió que un gran porcentaje de empresas todavía lo están haciendo y no están aprovechando los beneficios de la gestión automatizada de gastos:

• Casi la mitad de las organizaciones (46%) no realiza un seguimiento del costo de procesamiento de los informes de gastos.
• El 43% de las empresas todavía gestionan los informes de gastos de forma manual.
• 44% de las empresas que no planean invertir en una solución dedicada a la gestión de gastos y viajes porque "nuestros procesos actuales funcionan lo suficientemente bien".

Los beneficios de automatizar este aspecto de las operaciones de una empresa están bien documentados. De las empresas que han invertido o planean invertir en tecnología para facilitar la gestión de gastos, El 82% dice que simplificar el proceso de informes de gastos para empleados y gerentes es una razón principal para la mudanza.

Otros motivadores clave incluyen la necesidad de información en tiempo real sobre los gastos y la necesidad de tener toda la actividad de gestión de gastos de la empresa en una sola plataforma en lugar de distribuirse en varias hojas de cálculo y documentos.

Política de gestión de gastos

Una de las mejores formas de controlar el gasto de los empleados es implementar una política de gestión de gastos para que todos la sigan. Una póliza puede justificar por qué se rechaza o cuestiona un gasto y ayudar a tomar la decisión final sobre si reembolsar los costos.

Todas las políticas de gestión de gastos deben incluir:

• Una lista completa de los gastos que pagará la empresa.
• Una lista completa de los gastos que la empresa no pagará.
• Lenguaje claro y conciso (para que no haya preguntas sobre lo que es / no es admisible).

Es fundamental que las organizaciones actualicen su política de gestión de gastos con regularidad. A medida que su empresa crece y se expande hacia nuevas líneas de negocio, deberá ajustar esta política para adaptarse a esos cambios.

No olvide incorporar las mejores prácticas, como solicitar aprobaciones previas para ciertos gastos, definir claramente los pasos del proceso de aprobación y otros elementos que pueden ayudar a minimizar los problemas potenciales cuando alguien marca los gastos.

¿Qué es un sistema de gestión de gastos?

Un sistema de gestión de gastos es un software que simplifica el proceso de reembolso de gastos de los empleados al automatizar gran parte de él. El software reduce la necesidad de papel, reduce la cantidad de tiempo dedicado a gestionar los gastos y minimiza los errores.

¿Qué hace un sistema de gestión de gastos?

Este sistema automatiza la grabación, seguimiento, aprobación y pago de gastos reembolsables incurridos por empleados. El software de gestión de gastos se alinea con la política de gestión de gastos de la empresa para garantizar que la empresa no gaste de más en gastos aprobados (o no aprobados).

Un sistema de gestión de gastos también proporciona herramientas analíticas que ayudan a la organización a tomar mejores decisiones sobre los gastos futuros e informan cualquier ajuste necesario a su política. Finalmente, el sistema ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento y la responsabilidad al informar con precisión sobre todos los gastos.

La integración del software de gestión de gastos con un ERP o un sistema de contabilidad proporciona beneficios adicionales. Para uno, elimina la necesidad de que el personal de contabilidad cargue o ingrese manualmente los datos del informe de gastos, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de errores. Una vez aprobado, los gastos se programan automáticamente para su pago, lo que resulta en un reembolso más rápido a los empleados.

La combinación de datos de informes de gastos con datos de ERP también conduce a un análisis más completo en todas las categorías de gastos, así como por región, marca u otro segmento comercial. Por ejemplo, la integración permite a las empresas de servicios vincular más fácilmente los gastos a proyectos individuales, eliminando preguntas sobre cómo se deben asignar los gastos o a qué cliente se les debe facturar.

Funciones y capacidades del software de gestión de gastos

Estas son algunas de las características y capacidades clave del software de gestión de gastos:

• Seguimiento de todos los recibos de los empleados
• Permita que los empleados usen sus teléfonos inteligentes para capturar recibos
• Coloque los recibos en un tablero centralizado
• Documentar los límites de gasto y las políticas de la empresa.
• Permitir que las empresas cambien estos límites y políticas según sea necesario.
• Integrar con tarjetas de crédito corporativas (si corresponde)
• Enrute los recibos a los aprobadores apropiados
• Administre esas aprobaciones o marque las que necesitan más atención
• Compruebe si hay infracciones de la política
• Programar cheques de reembolso para el pago

¿Por qué utilizar un sistema de gestión de gastos?

La gestión manual de informes de gastos es costosa y requiere mucho tiempo. Según la Asociación Global de Viajes de Negocios, se necesita un promedio:

• 20 minutos para completar un informe de gastos
• 18 minutos para corregir un informe de gastos
• $ 58 para procesar un informe de gastos
• $ 52 para corregir un informe de gastos

Las empresas que automatizan el proceso de gestión de gastos pueden reducir drásticamente la cantidad de tiempo y dinero invertidos en esta importante tarea. Al mismo tiempo, obtienen mejores conocimientos sobre los hábitos de gasto de los empleados individuales, lo que facilita la identificación de gastos inusualmente altos para poder abordarlos.

Ventajas del software de gestión de gastos

El software de gestión de gastos ayuda a las empresas a automatizar un proceso que requiere mucho tiempo, obtenga un mejor control sobre los gastos individuales de los empleados (no los gastos generales de la empresa) y reduzca los errores. El software también proporciona un seguimiento confiable (por ejemplo, notificaciones instantáneas cuando un asociado ingresa recibos usando su teléfono inteligente), informes más rápidos y mejor cumplimiento de las políticas de la empresa.

Usando flujos de trabajo personalizados, el software también simplifica el proceso de aprobación de gastos al enrutar automáticamente esas tareas a las personas adecuadas. Finalmente, estas soluciones incorporan análisis que pueden detectar rápidamente problemas potenciales y mejorar la toma de decisiones.

Elección de un sistema de gestión de gastos

Hay muchos sistemas diferentes de gestión de gastos disponibles en la actualidad, y no todos son iguales. Al igual que con cualquier compra de tecnología, querrá asegurarse de que la solución ofrezca el nivel adecuado de funcionalidad, puede adaptarse a las necesidades específicas de su empresa y viene con un alto nivel de soporte posventa.

Las funcionalidades comunes para buscar y comparar entre proveedores incluyen:

• Gestión de documentos para crear pistas de auditoría.
• Fácil, procesos de aprobación personalizables.
• Políticas de gastos personalizables, con verificaciones en tiempo real para el cumplimiento de los empleados.
• Accesibilidad móvil en muchos tipos de dispositivos.
• Análisis e informes.
• Integración con otros sistemas de software.

Una vez que haya identificado las necesidades de su empresa, explore sus opciones y solicite demostraciones. Hable con otras empresas (preferiblemente dentro de su industria) que estén utilizando con éxito un sistema de gestión de gastos, y asegúrese de evaluar múltiples opciones antes de tomar su decisión final.