Principales tendencias de la industria de gestión de gastos en 2020

¿Piensa que ingresar los recibos a mano y luego enviar archivos por correo electrónico para su aprobación sigue siendo la forma en que se realiza la administración de gastos? No tan, y si su empresa está bloqueada en modo manual, estás perdiendo el tiempo de todos, por no mencionar la posible ralentización de las auditorías, faltar a las infracciones de las políticas y al fraude, y posiblemente no cumplir con las reglas de deducibilidad del IRS.

Los trabajadores de la generación del milenio y de la generación Z, en particular, no tienen paciencia para barajar los recibos manualmente. Quieren aplicaciones y la industria de gestión de viajes y gastos ha respondido. Los avances tecnológicos han proporcionado nuevas capacidades. Soluciones automatizadas, la nube y el aprendizaje automático pueden acelerar el proceso de gestión de gastos y reducir la frustración tanto para los empleados como para el equipo de contabilidad, que tiene que gestionar el proceso de aprobación y pago en todos los departamentos y empleados.

No es que todo el mundo se esté aprovechando.

Desafíos de la industria

El cuarenta y seis por ciento de las empresas no realiza un seguimiento del costo de procesar los informes de gastos, según el informe de tendencias de gestión de gastos y viajes de 2019 de Tallie, y el 43% todavía gestiona los informes de gastos de forma manual.

La encuesta abarcó a casi 600 profesionales de las finanzas de una combinación de tipos y tamaños de empresas. La mayoría, 44%, de los encuestados están al frente de las finanzas como controladores, gerentes o contables. El informe arroja luz sobre cuánto gastan las empresas en T&E, así como el tiempo y costo de la gestión de gastos desde el punto de vista contable:

• Para el 29%, Cuesta $ 10 o menos procesar un informe de gastos; El 14% gasta $ 21 o más. Pero la mayoría (46%) dice no tener idea del costo.
• Los profesionales de las finanzas dicen que encuentran el mayor valor en los sistemas que usan aplicaciones móviles para capturar recibos (citado por 48%) y permiten el depósito directo por ACH (36%). Ambas respuestas tienen sentido porque perseguir la documentación faltante y procesar los pagos son tareas que requieren mucho tiempo.
• Solo el 27% tiene sistemas que marcan automáticamente los gastos fuera de la póliza. Eso significa que la contabilidad está revisando informes manualmente, o los elementos no permitidos se están escapando, eso es una bomba de tiempo de auditoría en marcha, sin mencionar una fuga de efectivo.

A pesar de eso, Tallie informa que el 44% de las empresas no tiene planes de agregar soluciones de gestión de gastos dedicadas que puedan señalar problemas automáticamente. diciendo que sus procesos actuales "funcionan lo suficientemente bien".

Quizás, pero tal vez no. La gestión manual de gastos es indiscutiblemente costosa y requiere mucho tiempo y genera grandes ineficiencias tanto para los empleados como para los equipos financieros. Este es un proceso de varios pasos que comienza con la aceptación de las reclamaciones de reembolso de los empleados y pasa por la aprobación o denegación de dichas reclamaciones. programar informes para reembolso, pagar a los empleados y verificar continuamente si hay fraudes y errores.

Además de incurrir en altos costos y consumir mucho tiempo, la ineficiencia conduce a empleados frustrados arriba y abajo del organigrama. Cuando se introduce la automatización, el proceso se vuelve mucho más fácil y asequible y cumple con las reglas de impuestos del IRS y las expectativas de los auditores.

Recordar, el IRS tiene reglas complicadas sobre, por ejemplo, tarifas de viáticos permitidos, y los auditores ven muchos procesos manuales como una señal de alerta de que una empresa tiene controles laxos.

A menudo, esa impresión es acertada.

Principales ineficiencias en la gestión de gastos

Mastercard informa que los costos de T&E suelen ser el segundo gasto indirecto más alto de una organización, detrás del trabajo. Ese informe también establece que las funciones de contabilidad, como procesamiento de gastos, auditoría, cumplimiento y gestión del programa, de media, oscilan entre el 11% y el 23% del costo total del programa.

Entonces, si está gastando $ 100, 000 en T&E y están en la mitad del paquete en términos de eficiencia de back-end al 17%, eso es $ 17, 000.

¿Suena acertado? En muchos casos, los clientes potenciales de finanzas simplemente no saben, porque manejan la gestión de gastos manualmente y tienen poca o ninguna visibilidad de sus gastos generales, no puede producir informes precisos y no puede identificar (y actuar sobre) áreas potenciales de preocupación.

Por ejemplo, en la encuesta de Tallie, El 26% de los encuestados dice que sus empresas ni siquiera saben si los informes de gastos presentados cumplen con sus políticas corporativas. y solo uno de cada cuatro puede marcar automáticamente los informes que no cumplen para su seguimiento. De nuevo, eso es un indicador de auditoría o una infracción fiscal que está a punto de ocurrir.

Otros problemas:los procesos manuales no se escalan, y las empresas con datos dispersos no pueden encontrar áreas de ahorro, como tomar medidas enérgicas contra los viajes reservados fuera de los proveedores aprobados o, últimamente, No se permiten compras relacionadas con la oficina en el hogar.

La tecnología está detrás

IDC espera que el mercado mundial de software de gestión de T&E alcance los 2.700 millones de dólares en 2022, es decir, una tasa de crecimiento anual compuesta del 8,7%.

Eso es un crecimiento lo suficientemente saludable, pero no es lo que esperaríamos dada la cantidad de empresas que realizan esta función financiera de forma manual. Nuestra opinión:los sistemas de gestión de gastos locales no se han adaptado a las necesidades de las empresas, por lo que los equipos de finanzas pueden no ver el sentido de invertir tiempo y dinero.

La respuesta, a menudo, está saltando esos sistemas heredados de T&E y se dirige directamente a soluciones más avanzadas. IDC respalda eso, diciendo que la demanda de software de gestión de gastos basado en la nube está creciendo a una tasa compuesta anual del 11,2%.

Eso tiene mucho sentido especialmente en la era de trabajar desde casa. Cuando la gente no está en la oficina, un proceso de gestión de gastos manual se vuelve aún más engorroso. El software basado en la nube facilita la gestión eficaz del proceso desde cualquier lugar.

ROI para T&E Software

Tallie dice que las áreas en las que las inversiones en la gestión automatizada de gastos dan resultado incluyen una mayor productividad mediante, por ejemplo, reducir la entrada manual de datos; alentar a los empleados a presentar informes de gastos con mayor frecuencia y rapidez; y los gerentes dedican menos tiempo a estudiar detenidamente los informes en busca de problemas.

Para las finanzas, la gran ventaja es poder asignar efectivo de manera eficiente porque el equipo sabe en un momento dado lo que cuesta T&E.

Y curiosamente, las empresas más pequeñas obtuvieron retornos más rápido que las empresas, según la encuesta:

• Para empresas, El 50% obtuvo un ROI positivo en un año o menos, mientras que el 57% obtuvo un ROI positivo en dos años o menos.
• Entre las empresas medianas, El 55% vio un ROI positivo en un año o menos, mientras que el 76% obtuvo un ROI positivo en dos años o menos.
• Para pequeñas empresas, 64% obtuvo un ROI positivo en un año o menos, mientras que el 71% vio un ROI positivo en dos años o menos.

El análisis de Grand View Research confirma que el ROI se reduce a la automatización de los procesos relacionados con T&E, como enviar solicitudes de aprobación previa de compras, e integración con otro software empresarial, como ERP, CRM y sistemas de recursos humanos. Permitir la movilidad, clave para los trabajadores Millennial y Gen Z, también es un factor que contribuye, al igual que la automatización del proceso de revisión y aprobación.

Analicemos más tendencias para observar.

Las 4 principales tendencias de la industria de gestión de gastos en 2020

1. Movilidad

Los empleados quieren usar sus dispositivos móviles para crear informes y luego ingresar, rastrear y enviar sus gastos. De hecho, las aplicaciones móviles y la integración deben ser un punto de decisión central al seleccionar el software de informes de gastos.

Los proveedores están respondiendo a esto implementando sistemas que permiten la presentación y aprobación de reclamos a través de teléfonos inteligentes, lo que incluye tomar fotografías de los recibos y cargarlas en el sistema. Aún mejor:capacidades de OCR para "leer" recibos y campos de autocompletar.

Espere que esta tendencia continúe. Cuando los profesionales en movimiento pueden manejar las tareas de informes de gastos sobre la marcha, en casa por ahora, pero eventualmente durante el almuerzo, desde una habitación de hotel, en la parte trasera de un Uber o en el vuelo a casa, eso no solo ahorra tiempo al empleado, acelera la facturación administrativa y la conciliación financiera.

Tres capacidades más para buscar en las soluciones de gestión de gastos habilitadas para la movilidad:

• Integración con aplicaciones de itinerario y reserva de viajes.
• Capacidades de GPS para completar automáticamente las entradas de gastos según la ubicación, como un aeropuerto o un restaurante.
• Capacidades específicas de la industria, como la conversión de moneda móvil para empresas globales.

2. Viajes

A medida que las empresas reinventan los viajes de negocios en el mundo posterior a la pandemia, continuará la necesidad de un buen seguimiento de los gastos. Con una solución de gestión de gastos automatizada en su lugar, Los equipos de finanzas pueden instituir nuevas políticas y monitorear el cumplimiento para asegurarse de que los empleados no abusen del sistema de reembolso, y tomar medidas correctivas rápidas si lo hacen. Simplemente alertar a los supervisores casi en tiempo real para que puedan alertar a los empleados individuales de que están gastando más de lo que deberían, puede eliminar los problemas de raíz.

Decir, por ejemplo, un vendedor intenta reservar un vuelo que está fuera de la política. Un sistema inteligente de gestión de gastos que está integrado con el sistema de reserva de viajes lo marcará y sugerirá una opción que cumpla con las políticas. Quizás el vendedor anule la alerta; en ese caso, su gerente recibirá una notificación y podrá permitir o denegar el gasto.

O, digamos que dos empleados se reúnen para almorzar y dividen la cuenta 50/50 en lugar de pagar la persona mayor. Más tarde, ambos gastos de la misma comida con recibos que muestran la misma cantidad. En este caso, eso no es fraudulento, pero ciertamente es algo que debería ser marcado; Tampoco es una buena práctica que la contabilidad se encargue de una comida dos veces.

Sin un flujo de trabajo de aprobación basado en reglas, tales ineficiencias, Las banderas rojas y las infracciones relacionadas con los viajes pueden ser difíciles de detectar. particularmente para empresas más grandes.

Lo mismo se aplica a las nuevas políticas de trabajo desde casa que están promulgando muchas empresas. El informe Spend Insights publicado recientemente por Oversight muestra un aumento alarmante en el fraude y el uso indebido del sistema de gastos. De hecho, a pesar de que el gasto total en T&E se redujo en un 64%, la tasa de infracción ha aumentado un asombroso 207% en comparación con los tiempos anteriores a COVID.

¿Qué va mal? Probable, Las "medidas de seguridad" basadas en reglas que pueden señalar violaciones no están habilitadas o no están actualizadas para reflejar la realidad actual. por lo que el gasto se aprueba sin la revisión adecuada. Luego, cuando los supervisores se dan cuenta, las aprobaciones de informes legítimos pueden llevar mucho tiempo. Esto deja a los empleados preguntándose dónde están sus cheques, incluso cuando ya están acumulando nuevos gastos para el próximo período de cierre.

De nuevo, Los sistemas inteligentes pueden ayudar a las finanzas a crear y actualizar estas medidas de seguridad y llamar (inteligentemente) las presentaciones que se desvían fuera de las líneas.

3. Integración

La integración de la gestión de gastos con ERP y otros sistemas contables beneficia tanto a los empleados como a las finanzas.

Para los trabajadores, buscar la capacidad de seguir el progreso de un informe de gastos desde el inicio hasta la aprobación y el pago, ya sea depósito directo o remesas al emisor de la tarjeta de crédito. Eso solo reducirá los correos electrónicos a la contabilidad.

Para aquellos en contabilidad encargados de realizar un seguimiento de los gastos de gastos, una visión financiera consolidada con integración en soluciones de contabilidad y / o ERP, es decir, la capacidad de compartir datos de forma directa y continua sin necesidad de intervención humana:ofrece una visión unificada de los desembolsos. Eso es especialmente crítico para las empresas con pasarelas de efectivo cortas o recursos financieros limitados.

Al consolidar una variedad de datos de T&E y compartirlos automáticamente con el ERP de una empresa y otros sistemas, Las soluciones integradas de gestión de gastos eliminan la mayor parte de la fricción de un proceso típicamente engorroso proceso costoso.

Busque integraciones integradas con su sistema de contabilidad, la capacidad de vincular las políticas y esas medidas de seguridad en cualquier herramienta de reserva de viajes, la capacidad de informar detalladamente sobre los gastos de T&E y el apoyo para cumplir con las regulaciones relevantes.

4. AI, Automatización y aprendizaje automático en la gestión de gastos

Los sistemas de aprendizaje automático analizan muchos datos y aprenden de ellos. Una empresa puede introducir los informes de gastos de un año en un sistema de T&E habilitado para ML con el objetivo de enseñarle a señalar anomalías que podrían indicar fraude o error humano. Cuantos más informes tenga que estudiar el sistema, mejor detectará problemas potenciales.

La diferencia entre ML, que mira buenos y malos ejemplos y aprende a detectar los malos, y la IA es que la inteligencia artificial sube la apuesta al agregar contexto adicional.

Por ejemplo, El verdadero sistema habilitado para IA podrá acceder a fuentes de datos externas para saber que casi nadie paga una determinada tarifa por este servicio. o que el vuelo por el que alguien cargó como gastos fue cancelado. Tal vez pueda vincularse con su sistema de reserva de viajes y ver eso, cuando en Nueva York, su equipo de ventas siempre va a Momofuko. Eso es caro, Por lo tanto, ¿puede la IA recomendar lugares similares más en línea con la política de viáticos? a continuación, proporcione información sobre cómo hacer una reserva y ponga la dirección en el calendario del vicepresidente de ventas.

Si un proveedor comienza a ofrecerle su "inteligencia artificial avanzada, ”Haga algunas preguntas difíciles. ¿Es realmente aprendizaje automático bajo el capó con un sofisticado marketing de inteligencia artificial para justificar una prima de precio? ¿Cómo proporcionará una sugerencia verdaderamente inteligente sobre si un gasto está fuera de lugar o no? ¿Qué contexto puede aportar más allá de solo mirar sus propios datos?

Lo que los CFO deben comprender es el tipo de conocimientos que surgirá en un sistema determinado y si esos hallazgos valen la pena para usted en términos del costo del sistema. Para la mayoría de las empresas, lo importante es detectar anomalías que indiquen errores y fraude. Descubrirlos requiere mucho tiempo, tedioso y crítico, y por lo tanto vale la pena automatizarlo. Las soluciones basadas en la nube son mejores en esto porque tienen conjuntos de datos mucho más grandes y pueden capacitarse más extensamente para detectar infracciones de reglas.

En términos de automatización, el objetivo es reducir en la mayor medida posible la necesidad de intervención y seguimiento manuales. Eso se relaciona con las medidas de seguridad basadas en políticas y las capacidades de AA que hemos discutido. Pregunta qué, exactamente, ¿Deberán nuestros empleados y equipo financiero hacer manualmente para enviar un informe de gastos desde el inicio hasta el pago y el informe?

Línea de fondo: Si todavía envía hojas de cálculo por correo electrónico y recopila recibos en papel, Haz que 2020 sea el año que obtienes con las tendencias.