13 ideas de automatización empresarial para ahorrar tiempo y dinero

La automatización empresarial puede aumentar la eficiencia en una organización al eliminar una cantidad significativa de tareas repetitivas en el lugar de trabajo y reducir las horas desperdiciadas en tareas redundantes y ayudar a mejorar la productividad general. Esos beneficios clave y otros han llevado a un número creciente de organizaciones a infundir cada vez más automatización empresarial en sus operaciones.

¿Qué es la automatización empresarial?

La automatización empresarial utiliza la tecnología para eliminar el trabajo manual de los procesos comerciales diarios. Desde la contratación hasta la gestión del correo electrónico y la contabilidad, Casi todos los rincones de las operaciones de una empresa pueden beneficiarse de algún nivel de automatización empresarial.

Con la automatización empresarial, las empresas pueden simplificar y optimizar los flujos de trabajo. En pocas palabras, El objetivo final es menos reemplazar el trabajo humano y más aumentar con tecnología de una manera que ayude a mejorar todo, proceso de principio a fin.

Mucho más que simplemente reemplazar papel y archivos PDF con datos digitales dinámicos, La automatización empresarial influye en los pasos clave de los flujos de trabajo de una empresa y luego intenta abaratar estos procesos. más rápido y menos propenso a errores. Al integrar estos procesos en plataformas tecnológicas, las empresas también se benefician de mejores capacidades de generación de informes y la capacidad de analizar datos a lo largo del tiempo. Luego, esa información informa las decisiones clave y ayuda a que el negocio crezca.

¿Por qué su empresa necesita automatizar procesos?

Automatizar los procesos comerciales ahorra tiempo y dinero, pero las recompensas de invertir en sistemas automatizados no terminan ahí. Estos sistemas también ayudan a reducir la cantidad de mano de obra necesaria para completar las tareas clave y permiten que los trabajadores se concentren en proyectos más importantes. Por ejemplo, cuando puede automatizar sus procesos de cuentas por pagar o salas de chat de servicio al cliente en línea, su trabajo remunerado puede centrar sus esfuerzos en más críticos, Tareas de desarrollo empresarial.

La automatización también ayuda a reducir los costosos errores y el tiempo que lleva corregirlos. La mayoría de los errores en el procesamiento de documentos y la entrada de datos son el resultado de errores humanos.

La automatización empresarial también puede introducir nuevos niveles de estandarización en los flujos de trabajo diarios guiando a los empleados a través de pasos detallados y rastreando toda la documentación relevante. Todas estas mejoras pueden ayudar a las empresas a reducir tanto los costes operativos como los gastos generales.

ERP # 1 en la nube
Software

Las 13 mejores ideas de automatización empresarial

Si bien la automatización tiene el potencial de generar mejoras en muchos aspectos de su negocio, hay algunas áreas en las que puede ser particularmente impactante. Aquí hay 13 áreas de su negocio listas para la automatización, y algunos consejos sobre cómo implementar estas ideas:

1. Proceso de contratación

   La contratación de nuevos empleados es un proceso de varias etapas que comienza con la publicación de un trabajo o la contratación de candidatos específicos. y finaliza cuando el empleado está completamente incorporado. Se pueden automatizar muchos pasos a lo largo del camino, haciendo que el proceso general de contratación sea más simple y menos intensivo en tiempo.

   Un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) es una herramienta valiosa para automatizar el proceso de contratación. Como parte de un conjunto más amplio de funcionalidades, estos sistemas automatizan el proceso de gestión de candidatos. Pueden reducir el trabajo que conlleva hacer ofertas a los candidatos y configurarlos con todo el equipo y el acceso a los sistemas que necesitan para el puesto.

   Un HRMS puede mejorar la experiencia general del candidato. Ese, en turno, mejora la reputación de su empresa y le ayuda a atraer mejores candidatos.

2. Análisis de empleados

   Los departamentos de recursos humanos encargados de evaluar el trabajo de los empleados pueden usar datos para rastrear todas las tareas de cada empleado y generar informes listos para usar para gerentes y líderes. Si, por ejemplo, la rotación de empleados en el almacén se ha vuelto inusualmente alta durante los últimos 90 días, la empresa puede utilizar herramientas de recursos humanos para identificar el problema específico y tomar mejores decisiones de contratación en el futuro.

3. Transferencias de archivos

   Los días de mover archivos entre diferentes archivadores y llevarlos a varios departamentos han quedado atrás. Las organizaciones de hoy confían en las transferencias de archivos digitales, pero no todos esos mecanismos de transferencia están a la altura de las expectativas. Usando una plataforma como Google Docs o un servicio como Dropbox, por ejemplo, viene con su propio conjunto de desafíos.

   Utilizando la automatización empresarial, las empresas pueden almacenar y compartir archivos de manera eficiente, ya sea dentro de sus cuatro paredes, o con clientes, socios comerciales y otras partes interesadas. Las soluciones de software de Protocolo de transferencia de archivos automatizado (FTP) y Protocolo de transferencia de archivos SSH (SFTP) mueven los archivos a los servidores. Los usuarios pueden programar una descarga o carga FTP / SFTP de uno o más archivos sin tener que pedir ayuda a un colega.

4. Generación y distribución de informes

   Si las hojas de cálculo y los informes son la base de sus operaciones diarias, luego, la automatización de la generación y distribución de informes le permitirá ahorrar tiempo a su empresa, dinero y molestias. Las empresas pueden utilizar software para distribuir automáticamente esta información diaria o semanalmente. y los destinatarios pueden usarlo para revisar datos históricos, pronosticar el rendimiento futuro, y tomar decisiones óptimas.

   El software permite generar informes automatizados en momentos específicos (es decir, al final de cada semana o trimestre). El sistema también puede activar la generación de informes por eventos como una acumulación de producción o una escasez de productos en el centro de distribución.

   Equipados con los informes que necesitan para poder hacer su trabajo, y de una manera que requiere poco o nada de trabajo, los empleados están autorizados a tomar decisiones que beneficien a sus departamentos y a la empresa en su conjunto. Esto permite a los gerentes y supervisores dedicar más tiempo a las tareas principales.

5. Automatización de correo electrónico

   La mayoría de los empleados pasan horas del día recibiendo, tamizando, y responder a correos electrónicos, muchos de los cuales son irrelevantes para sus responsabilidades principales.

   Para muchas empresas, La respuesta a la pregunta, "¿Cuánto más podrían lograr sus empleados si fueran el doble de productivos?" se puede encontrar con la automatización del correo electrónico. En lugar de gestionar manualmente todos los mensajes que llegan a sus bandejas de entrada, los empleados utilizan la automatización para organizar sus pilas de correos electrónicos diarios, enviando respuestas automáticas a algunos y dirigiendo todo lo demás a carpetas específicas para mayor atención. Al automatizar las bandejas de entrada de los empleados, las empresas ayudan a su fuerza laboral a ver y responder a mensajes relevantes de manera rápida y eficiente.

6. Procesos de reclamaciones

   El procesamiento de reclamaciones de cualquier tipo es largo (p. Ej., devoluciones, refacción, etc.) y un proceso arduo que a menudo crea mucha frustración para todos los involucrados. Cuando algunos o todos los pasos involucrados se pueden automatizar, quita la presión del reclamante y de la organización y les permite centrarse en los aspectos más importantes del proceso.

   Usando tecnología como la automatización de procesos robóticos (RPA), las organizaciones pueden acelerar el proceso de reclamaciones. Por ejemplo, un ajustador de reclamaciones puede extraer y transmitir datos automáticamente, versus tener que buscarlo en línea, llamar a alguien al respecto, o solicítelo vía email.

   Al desarrollar un flujo de trabajo automatizado para este y otros pasos, las empresas pueden reducir un tiempo significativo, dinero y la molestia de sus procesos de reclamaciones.

7. Tareas contables

   La contabilidad es un proceso que requiere mucho tiempo y que incluye muchos pasos manuales. Automatizando algunos o todos los pasos involucrados, las empresas pueden ahorrar tiempo, Reduzca los errores y libere el valioso tiempo de los empleados para que se concentren en otras tareas.

   Tome cuentas por pagar (AP), por ejemplo. PayStream Advisors indican que para el 55% de las empresas que aún manejan sus procesos de cuentas por pagar (AP) manualmente, El uso de un sistema automatizado para el procesamiento y pago de facturas ahorra tiempo y dinero. También reduce los errores de datos y ayuda a prevenir el fraude a través de un sistema de controles "sin contacto" que ocurren detrás de escena.

   Conjunto, estas funcionalidades se traducen en importantes beneficios para las empresas que adoptan software de automatización de cuentas por pagar. Este software ayuda a las empresas a reducir la cantidad de trabajo manual que se necesita para procesar las facturas, gestionar aprobaciones, y procesar pagos. Al utilizar una solución de software para estas y otras tareas, las empresas pueden simplificar eficazmente estos procesos y sus flujos de trabajo asociados.

8. Reuniones

   Gestión de calendarios, La organización de reuniones y la organización de los detalles de estos eventos son todas actividades que tradicionalmente se han manejado de forma manual. Pero varias plataformas de automatización diferentes pueden ayudar a aliviar las molestias de las reuniones internas y con los clientes.

   Automatizando reuniones, las empresas no solo pueden gestionar el evento en sí, sino también la logística previa y posterior a la reunión.

   Una alternativa a las herramientas de calendario tradicionales, Las plataformas de automatización de reuniones (MAP) se pueden utilizar para respaldar la reunión en sí, mejorar la comunicación antes, durante, y despues de la reunion, y escalar hacia arriba o hacia abajo según las necesidades individuales de la empresa.

9. Gestión de instalaciones

   Encargado de todo, desde la gestión del acceso de seguridad del edificio hasta el reemplazo de ventanas con fugas y la reparación de sistemas de calefacción y refrigeración, Los gerentes de instalaciones a menudo tienen que usar procesos altamente manuales (es decir, llamadas telefónicas, correos electrónicos, etc.) para gestionar esas tareas.

   Estos enfoques son inconsistentes y descentralizados y se beneficiarían enormemente de la automatización que permite a los equipos reaccionar rápidamente. proporcionar el nivel adecuado de servicio y mantener pistas de auditoría. En la mayoría de los casos, el software funciona con un mecanismo de respuesta automatizado, mediante el cual una acción (p. ej., una pieza de maquinaria que tiene poco aceite, una ventana que se deja abierta en el invierno, o un incidente peligroso de resbalón y caída en el piso de la fábrica) desencadena una respuesta.

   Una vez alertado sobre el problema, el sistema gestiona el problema automáticamente o activa una alerta para el administrador de la instalación, y todo ello con una mínima intervención humana. Esto no solo elimina las conjeturas de la gestión de instalaciones, pero ayuda a crear un entorno de trabajo más seguro para todos los miembros del equipo. También ayuda a las empresas a ahorrar dinero. El software de administración de instalaciones eMaint dice que sus servicios automatizados han ayudado a las empresas a ahorrar hasta $ 100, 000 en gastos operativos anuales y al mismo tiempo mejorar la productividad en un 20%.

10. Comunicación

    Manteniendo a los miembros del equipo, clientes y socios comerciales actualizados sobre la información importante es fundamental, pero enviando un correo electrónico, enviar mensajes de texto o llamar a todos para compartir información requiere mucho tiempo y es ineficaz.

    La automatización puede ayudar. Al configurar recordatorios de reuniones repetidas, por ejemplo, Los equipos de ventas pueden recibir alertas de los próximos eventos sin que nadie tenga que enviar esos recordatorios. Las invitaciones aparecen en sus calendarios, las aceptan o las rechazan, y el líder de la reunión tiene su lista de asistentes para el próximo evento.

    Se pueden utilizar técnicas de automatización similares cuando se trabaja con clientes o prospectos, que deben recibir controles y seguimientos regulares durante el transcurso de un mes o un trimestre. Usando campañas automatizadas de correo electrónico por goteo, por ejemplo, las empresas pueden mantenerse en estrecho contacto con sus bases de clientes sin la necesidad de escribir y enviar mensajes individuales.

11. Procesamiento por lotes

    Las empresas utilizan el procesamiento por lotes para automatizar la gestión de transacciones agrupadas o por lotes. En lugar de gestionar estas transacciones de forma individual, el software "agrupa" varias transacciones y las gestiona todas a la vez.

    El procesamiento por lotes requiere poca o ninguna intervención humana y funciona especialmente bien para transacciones de "fin de ciclo", como procesar informes de fin de mes o fin de trimestre o nóminas de pago semanales / quincenales.

12. Integración ERP

    La integración con un sistema ERP permite que los sistemas automatizados obtengan información del ERP o la alimenten. Cuando todos estos sistemas funcionan con el mismo conjunto de datos, las empresas obtienen un solo, fuente unificada de todos los datos comerciales, que puede orientar las decisiones comerciales importantes.

    Los datos compartidos que provienen de la integración de ERP ayudan a las empresas a eliminar inconsistencias de datos, erradicar el tiempo dedicado a mover información entre sistemas y obtener acceso a información precisa, información en tiempo real. Entonces, las empresas tienen una visión holística de sus operaciones y pueden aprovechar al máximo las capacidades de sus sistemas automatizados.

13. Márketing

    El marketing es otra tarea empresarial crítica que se puede simplificar y optimizar con la automatización. Software de automatización de marketing, por ejemplo, puede organizar clientes potenciales y automatizar envíos masivos de correo electrónico. Ayuda a las empresas a alinear mejor las campañas y los programas con los esfuerzos de sus equipos de ventas, también.

    Con software de automatización de marketing, las empresas pueden rastrear, supervisar y fomentar clientes potenciales altamente calificados que estén listos para que los representantes de ventas se comuniquen con ellos y trabajen con ellos. Esto reduce la complejidad del proceso de conversión de clientes potenciales y permite un proceso de cierre de ventas más rápido.

    Cuando las empresas utilizan software de marketing, también obtienen acceso a herramientas de seguimiento y medición que revelan cómo les está yendo a lo largo del tiempo (es decir, al convertir clientes potenciales en ventas) y permitirles realizar ajustes que, en última instancia, conduzcan a mayores ingresos.

    Con este tipo de automatización empresarial, Las empresas pueden simplificar y optimizar los flujos de trabajo reduciendo la mano de obra humana necesaria con la tecnología para mejorar el proceso. La automatización empresarial influye en los pasos clave de los flujos de trabajo de una empresa y abarata estos procesos. más rápido y menos propenso a errores.