5 consejos de CRM para una gestión de datos eficaz

Prácticas recomendadas para la gestión de datos de CRM

Incluso cuando implementa un software de gestión de relaciones con los clientes para ayudarlo a segmentar todos sus datos y alinear sus equipos, el éxito no está garantizado.

La fuente de su falla podría deberse a la calidad de los datos recopilados y la renuencia de su empleado a usar el nuevo software.

La realidad es que dos tercios del tiempo de los representantes de ventas se dedican a actividades que no son ventas. Dedican su tiempo a tareas administrativas que deberían realizarse con algún tipo de automatización. Esto es aún más aterrador si se tiene en cuenta que esta investigación solo cubre a los usuarios que utilizan CRM de forma activa.

Aquí veremos cinco formas de cómo hacer que sus datos sean más limpios, más confiables y que su equipo esté más inclinado a aceptar el nuevo concepto para que puedan concentrarse más en las ventas.

1. Crea una estrategia

Cada decisión de gestión debe estar respaldada por una estrategia que beneficie el objetivo final de su negocio. Si solo usa el software de CRM y no cumple con la implementación adecuada, puede hacer más daño que bien.

Tener una idea clara de por qué está recopilando los datos en primer lugar lo ayudará a evitar recopilar datos innecesarios que solo podrían obstruir su sistema y obstaculizar la eficiencia de sus vendedores.

Aquí hay algunos objetivos efectivos que deberían ayudarlo a formar una estrategia sólida:

• Mejore el proceso de automatización
• Crear personas compradoras
• Analice los patrones de compra de los clientes
• Capacite a sus equipos en el uso de datos
• Crear KPI para la calidad de los datos

2. Estandarice sus datos

Este es el primer paso para recibir datos limpios. Si está recopilando datos de la web, la principal preocupación es saber qué son esos datos y cómo se recopilan. Los estándares conducen la información a su base de datos de manera invariable y predecible.

Las fuentes de sus datos son puntos de suministro desde los cuales se transfieren datos a su base de datos. La mayoría de los equipos de marketing y ventas tienen su propia fuente de datos que extraen y mantienen. Pero otros equipos también pueden tener sus propias fuentes de datos, por lo que es importante ser transparente y reunirlos todos.

Para crear estándares válidos, debe conocer cada fuente, con qué frecuencia proporcionan datos, qué equipos poseen qué fuentes y si las fuentes son las primeras, las segundas o las de terceros.

Con aumentos en el volumen, la velocidad y la variedad de datos, sus estándares pueden volverse ineficientes y dejarle una gran cantidad de datos innecesarios.

Por esa razón, es muy importante que sus estándares sean adaptables y previsores. Es posible que una empresa nueva no tenga una gran cantidad de datos, pero si lo hace en grande, no se deje atrapar con la guardia baja. Planifique sus estándares para los datos que se ingresan actualmente con un aumento futuro en mente.

Tipos de fuentes de datos:

• Embudo superior
• Botones de página web integrados
• Formularios emergentes de generación de prospectos
• Formularios de página de destino
• Cuestionarios
• Llamadas telefónicas de seguimiento

Es muy importante que sus estándares sean adaptables y previsores. Es posible que una empresa nueva no tenga una gran cantidad de datos, pero si tiene éxito, no querrá que lo tomen desprevenido. Por lo tanto, establezca sus estándares para los datos que se ingresan, pero también para lo que podría ocurrir en el futuro.

3. Limpie sus datos

Por datos limpios, nos referimos a datos actualizados en tiempo real. Alrededor del 30% de los empleados de administración de datos creen que sus datos son inexactos y están desactualizados.

Este es un gran problema ya que tiene un impacto negativo en la confianza y satisfacción de sus clientes, lo que a su vez reduce sus ganancias. Esto significa que debe validar y actualizar los correos electrónicos, números de teléfono y direcciones de sus clientes. Además, elimine los duplicados y elimine los contactos que han estado inactivos durante mucho tiempo.

Existen herramientas de validación de datos que pueden integrarse con su CRM y ayudar a sus empleados a eliminar esta tarea repetitiva.

Algunos consejos para la limpieza de datos:

• Realizar una auditoría de datos actual
• Evite los silos de datos
• Tener un formato de datos consistente

Además de limpiar sus datos, asegúrese de tener un plan de copia de seguridad de datos.

4. Use Cloud CRM para seguridad y copia de seguridad

Uno de los mayores beneficios de usar un sistema CRM basado en la nube es su alto nivel de seguridad.

Muchas empresas todavía se preocupan de que una solución basada en la nube sea inferior a una en las instalaciones. Pero esto está lejos de ser cierto. En realidad, las soluciones basadas en la nube tienen un estándar de seguridad mucho más alto que el equipo de TI promedio en las instalaciones.

Dado que el pan y la mantequilla de los proveedores de la nube es la garantía de que su uso es más seguro y accesible, utilizan los últimos sistemas de encriptación para mantener sus datos seguros.

Otra ventaja en comparación con un sistema local es el tiempo que se tarda en detener un posible ataque cibernético. Si se detecta alguna amenaza las 24 horas, un equipo de expertos estará allí para tomar medidas inmediatas. Si el sistema falla, pueden usar copias de seguridad para restaurar los datos de inmediato. Esto es difícil de lograr con un equipo local, ya que no trabajarán las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Excepto por la seguridad, un CRM basado en la nube es mucho más ágil, ya que sus empleados pueden acceder a él. desde cualquier lugar.

5. Asegúrese de que sus empleados vean el valor

Todas sus decisiones y preparativos de gestión se desperdiciarán si no tiene a sus empleados en sintonía.

Al igual que con cualquier nueva tecnología, la adaptación del usuario final puede ser complicada. Si sus empleados no están familiarizados con los beneficios de CRM, evitarán ingresar datos en él. Esto puede causar aún más dificultades, ya que los gerentes pueden redactar informes a la antigua, ya que no confían en los datos proporcionados por los representantes de ventas.

Para desarrollar la confianza en su CRM recién implementado, debe realizar reuniones de personal que resalten todos los beneficios del mismo. La clave aquí es que sus gerentes de línea acepten la nueva estrategia e influyan en el resto de la fuerza laboral.

Si esto no funciona, su próximo paso es cambiar las estructuras de incentivos mediante la introducción de paneles y hojas de puntuación que mostrarán quiénes son los líderes de adopción. Esto ayudará a crear un ambiente competitivo saludable.

Si todo falla, tendrá que poner el pie en el suelo y reducir las bonificaciones a aquellos empleados que aún se muestran reacios a cambiar sus antiguos hábitos de trabajo.

Puntos para llevar

Al seguir estas prácticas, sus equipos de ventas, marketing y administración estarán bien encaminados para optimizar todo el proceso de ventas.

La gestión eficaz de los datos permite campañas de marketing personalizadas dirigidas a compradores específicos y embudos de ventas optimizados. Esto no solo aumentará sus posibilidades de adquirir nuevos clientes, sino que también mejorará sus tasas de retención y ganancias.