Una guía para principiantes sobre la contabilidad de partida doble

La contabilidad por partida doble y la teneduría de libros por partida doble utilizan débitos y créditos para registrar y gestionar transacciones financieras.

En esencia, la contabilidad de partida doble se basa en la ecuación contable, que es:

Activos =Pasivos + Patrimonio del propietario

Al utilizar la contabilidad de doble entrada, puede estar seguro de que todas sus transacciones siguen las reglas de la ecuación contable. Usar este sistema es la única forma de hacerlo.

A diferencia de la contabilidad de entrada única, que solo requiere que registre una transacción en un libro mayor, la entrada doble rastrea ambos lados (débito y crédito) de cada transacción que ingresa.

El uso de este sistema reduce los errores y facilita la producción de estados financieros precisos.

De un vistazo:cómo funciona la contabilidad de partida doble

• Paso 1: Cree un plan de cuentas para registrar sus transacciones financieras.
• Paso 2 :Ingrese todas las transacciones usando débitos y créditos.
• Paso 3: Asegúrese de que cada entrada tenga dos componentes, una entrada de débito y una entrada de crédito.
• Paso 4: Verifique que los estados financieros estén en equilibrio y reflejen la ecuación contable.

Una descripción general de la contabilidad de doble entrada

Benedetto Cotrugli, un comerciante italiano, inventó el sistema de contabilidad de partida doble en 1458.

El sistema fue compartido más tarde por el matemático italiano y monje franciscano Luca Pacioli, quien escribió El conocimiento recopilado de aritmética, geometría, proporción y proporcionalidad en 1494, que incluía una descripción detallada del sistema de contabilidad de partida doble.

Si es un trabajador independiente, un empresario único o un contratista, es probable que haya estado usando contabilidad de entrada única, especialmente si no está usando software de contabilidad.

Si bien esto puede haber sido suficiente al principio, si planea hacer crecer su negocio, probablemente debería pasar a usar software de contabilidad y contabilidad de doble entrada.

Para comprender la importancia de la contabilidad de entrada doble, primero debe comprender la contabilidad de entrada única.

El ejemplo más cercano de esta contabilidad básica es el libro mayor de cuentas bancarias que utiliza para realizar un seguimiento de sus gastos.

Cuando inicie sesión en su cuenta bancaria en línea o reciba su extracto bancario por correo, verá una lista de toda su actividad durante el mes. Esa actividad incluye cosas como los $ 5.50 que gastó en la cafetería durante su reunión de desayuno, así como el pago del cliente que depositó.

Si bien tener un registro de estas transacciones es un buen primer paso para administrar mejor su flujo de caja, este tipo de registro no aclara el impacto que cada transacción tiene en su negocio.

Así es como registraría sus gastos de café en la contabilidad de entrada única.

Si bien su libro mayor le da una idea de cuánto dinero hay en su cuenta, no hace nada para ayudarlo a realizar un seguimiento de sus gastos o saber cuánto dinero le deben sus clientes.

En la contabilidad de doble entrada, todavía registra los $5,50 en su cuenta de efectivo, pero también registra esos $5,50 como un gasto.

Esto muestra la misma transacción registrada utilizando contabilidad de doble entrada.

Si tiene cinco o menos transacciones mensuales, probablemente pueda usar la contabilidad de entrada única, pero querrá cambiar a la entrada doble si:

• Están en una fase de crecimiento
• Actualmente están buscando inversores
• Planea solicitar un préstamo bancario u otra financiación para su negocio

Cómo funciona la contabilidad de partida doble

Es posible crear manualmente varias cuentas contables, pero si está migrando a la contabilidad de doble entrada, es probable que también desee cambiar al software de contabilidad.

Los productos en el mercado actual están diseñados pensando en los dueños de negocios, no en los contadores. Incluso si su conocimiento de contabilidad no se extiende más allá de Contabilidad 101, encontrará que la mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad son fáciles de usar.

Si no está seguro de qué aplicación de software de contabilidad es adecuada para su negocio, asegúrese de consultar las reseñas detalladas del software de contabilidad de The Ascent.

Una vez que decida hacer la transición a la contabilidad de doble entrada, simplemente siga estos sencillos pasos.

Paso 1:configurar un plan de cuentas

Si bien puede crear un plan de cuentas manualmente, las aplicaciones de software de contabilidad generalmente lo hacen por usted. Una vez que tenga su catálogo de cuentas, puede comenzar a utilizar la contabilidad de partida doble.

Los tipos de cuenta que usará en su catálogo de cuentas incluyen:

• Activos :Cualquier cosa que poseas
• Pasivos :Cualquier cosa que debas
• Ingresos/ingresos :lo que gana su empresa
• Gastos :El costo de hacer negocios
• Patrimonio del propietario :refleja su nivel de propiedad actual

Paso 2:Use débitos y créditos para todas las transacciones

Un débito siempre está en el lado izquierdo del libro mayor, mientras que un crédito siempre está en el lado derecho del libro mayor.

Una entrada de débito aumentará el saldo de las cuentas de activos y gastos, mientras que una entrada de crédito aumentará el saldo de las cuentas de pasivos, ingresos y patrimonio.

Tipos de cuentas comunes y cómo aumentan o disminuyen.

Paso 3:Asegúrese de que cada transacción financiera tenga dos componentes

Una vez que haya configurado su plan de cuentas y tenga una comprensión básica de los débitos y créditos, puede comenzar a ingresar sus transacciones.

Por ejemplo, pagó en exceso su factura de electricidad por error el mes pasado y recibe un reembolso de $200.00 de la compañía eléctrica.

Para ingresar esa transacción correctamente, deberá debitar (aumentar) su cuenta de efectivo y acreditar (disminuir) su cuenta de gastos de servicios públicos.

Esta es la forma correcta de ingresar un reembolso de la compañía eléctrica.

Si solo hubiera ingresado $200 como depósito, el saldo de su cuenta bancaria sería correcto, pero el gasto de servicios públicos sería demasiado alto.

Esto puede ser particularmente importante al crear una factura o publicar múltiples informes de gastos para viajes.

Por ejemplo, supongamos que recientemente gastó $500 en viajes. Si estuviera utilizando la contabilidad de una sola entrada, simplemente reduciría el saldo de su cuenta bancaria en $500.

Pero al usar la contabilidad de doble entrada, publicaría sus gastos de viaje en detalle, lo que le permitiría ver cuánto gastó en transporte u otros gastos de viaje, al mismo tiempo que proporciona la información financiera que necesita para tomar mejores decisiones sobre viajes en el futuro.

La contabilidad de partida doble le permite administrar mejor los gastos relacionados con el negocio.

Paso 4:Ejecute sus estados financieros

Es imposible encontrar inversores u obtener un préstamo sin estados financieros precisos, y es imposible producir estados financieros precisos sin utilizar la contabilidad de doble entrada.

Al ingresar las transacciones correctamente, sus estados financieros siempre estarán en equilibrio.

Cómo comenzar con la contabilidad de doble entrada

Si está listo para usar la contabilidad de doble entrada para su negocio, puede comenzar con una hoja de cálculo o utilizar un software de contabilidad.

1. Usa una hoja de cálculo

Si su empresa es muy pequeña, es posible que pueda usar una aplicación de hoja de cálculo para publicar sus transacciones financieras, pero las hojas de cálculo solo son útiles si tiene una empresa muy pequeña. y utilizan contabilidad de entrada única.

2. Usar software de contabilidad

Si bien es posible crear manualmente un libro mayor comercial adecuado para su empresa, pasará mucho tiempo consultando varios libros de cuentas para realizar entradas, calcular totales y más adelante. transfiera esos totales a las cuentas correctas para producir estados financieros.

La mejor manera de comenzar con la contabilidad de doble entrada es mediante el uso de un software de contabilidad. Muchas aplicaciones de software de contabilidad populares, como QuickBooks Online, FreshBooks y Xero, ofrecen una demostración descargable que puede probar.

Todas las aplicaciones de software de contabilidad populares en la actualidad utilizan contabilidad de doble entrada y le facilitan el comienzo, lo que le permite poner en marcha su negocio en una hora o menos.

El uso de software también reducirá los errores y eliminará las cuentas fuera de balance.

Decidir si la contabilidad de doble entrada es adecuada para usted

Usted:

1. ¿Debe tomarse en serio?
2. ¿Necesita abrir una línea de crédito?
3. ¿Necesita abrir una tarjeta de crédito empresarial?
4. ¿Necesita atraer inversores?
5. ¿Necesita solicitar un préstamo?

Si es así, debe utilizar la contabilidad de entrada doble. El sistema está diseñado para mantener las cuentas en equilibrio, reducir la posibilidad de error y ayudarlo a producir estados financieros precisos.

Esto les brinda a usted y a sus inversores o al gerente del banco una buena imagen de la salud financiera de su empresa. Incluso la empresa más pequeña puede beneficiarse de la contabilidad de doble entrada.