Cómo hacer una conciliación con QuickBooks Online

Para los usuarios de QuickBooks Online, existe una forma rápida y sencilla de conciliar los extractos bancarios. Explicaremos qué es una conciliación bancaria, por qué son importantes y cómo completar una con QuickBooks.

Ya sea que tenga un negocio en crecimiento o trabaje por cuenta propia, el software de contabilidad como QuickBooks Online puede ayudarlo a administrar mejor sus finanzas al ofrecer una forma más sencilla de conciliar sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito. Incluso los contadores de pequeñas empresas aprecian la función de conciliación automatizada de QuickBooks Online que puede conciliar sus cuentas en minutos, no en horas.

Le proporcionaremos un tutorial rápido de conciliación, destacaremos los pasos necesarios para usar esta práctica función y le indicaremos qué debe tener en cuenta al usar la función de conciliación.

Resumen:¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación de cuentas bancarias se utiliza para garantizar que el saldo de su libro mayor y su saldo bancario coincidan. Esto se hace anotando las discrepancias entre las dos cuentas, encontrando la información faltante y haciendo adiciones o correcciones en su libro mayor.

Por ejemplo, si su banco le cobra regularmente una tarifa de servicio cada mes, no se contabilizará en su libro mayor, lo que le dejará un saldo inexacto. Suponiendo que no haya otras transacciones pendientes que deban registrarse, una vez que registre la tarifa de servicio bancario en su libro mayor, su saldo bancario y el saldo del libro mayor deben coincidir.

Qué considerar antes de conciliar usando QuickBooks Online

Si bien conectar su cuenta bancaria directamente a una aplicación de software de contabilidad como QuickBooks Online facilita el seguimiento y la conciliación de transacciones, aún debe completar el proceso de conciliación.

Es posible que deba tener en cuenta al conciliar sus cuentas si ha conectado sus cuentas bancarias a la aplicación o simplemente está cargando sus transacciones electrónicamente a fin de mes. Aquí hay algunas otras cosas que puede considerar al usar QuickBooks Online.

1. Su extracto bancario y su libro mayor rara vez coinciden

Si bien reduce la cantidad de tiempo que necesita para trabajar en la conciliación de sus cuentas, las probabilidades de que su extracto bancario y su libro mayor coincidan de inmediato son bastante escasas. No es que no haya ventajas al conectar su cuenta bancaria a su software, pero no hace todo el trabajo por usted. La única vez que probablemente coincidirán es si no hay actividad en la cuenta.

2. Lleve un registro de los cheques pendientes

Si paga a sus proveedores o a sus empleados con un cheque, deberá realizar un seguimiento de esos cheques. Lo que es más importante, necesitará saber cuánto tiene en cheques pendientes al final del mes.

Por ejemplo, si paga a sus proveedores con un cheque emitido el último día hábil del mes, ninguno de esos cheques se habrá liquidado en el banco cuando esté listo para conciliar su cuenta. Si bien los cheques pendientes no requieren una entrada de diario adicional, dado que ya están registrados, querrá restarlos de su saldo bancario final para conciliar el saldo con su libro mayor.

3. Siempre busca errores

Es fácil suponer que las grandes instituciones financieras no cometen errores, pero lo hacen. Hace unos años, tuve cheques que pertenecían a otra persona en mi cuenta durante tres meses seguidos. Si no hubiera mirado los cheques que se estaban cobrando para compararlos con mis transacciones, lo más probable es que nunca los hubiera visto.

Esto es particularmente cierto si tiene dificultades para conciliar los dos saldos. Siempre mire para ver si algo borró su cuenta que simplemente no pertenece allí.

Cómo hacer una conciliación con QuickBooks Online

QuickBooks Online hace que sea mucho más fácil conciliar sus cuentas bancarias y también puede conciliar cuentas de tarjetas de crédito. Tenga en cuenta que si bien la aplicación hace un buen trabajo al hacer coincidir automáticamente las transacciones entre su libro mayor y su cuenta bancaria, aún tendrá que hacer algo de trabajo, especialmente si se procesa una gran cantidad de transacciones a través de su cuenta.

Para comenzar a conciliar sus cuentas, simplemente siga este sencillo proceso de tres pasos.

1. Elija la cuenta que desea conciliar

En QuickBooks Online, puede optar por conciliar cualquiera de sus cuentas conectadas, así como las cuentas bancarias que no están conectadas. Si desea conciliar su cuenta de cheques, simplemente elija cheques en el menú desplegable. También puede conciliar varias cuentas de activos y pasivos mediante la función de conciliación.

Siempre asegúrese de que su saldo inicial en QuickBooks Online coincida con su saldo inicial en su estado de cuenta. Si no realizó una conciliación para el mes anterior, es posible que estos saldos no coincidan. Una vez que esté seguro de que lo hacen, puede ingresar el saldo final que se encuentra en su extracto bancario, así como la fecha de finalización del extracto.

2. Comience a conciliar la cuenta

Si ha conectado sus cuentas bancarias con QuickBooks Online, es importante que todas sus transacciones descargadas se hayan comparado con los gastos registrados. Estas transacciones también deberán categorizarse antes de continuar con el proceso de conciliación.

Una vez que esto se complete, cualquier diferencia entre los dos saldos se resaltará en la página de conciliación. Si tiene transacciones muy limitadas para el mes, sus saldos de QuickBooks Online y extracto bancario pueden coincidir, lo cual es raro pero indicaría que no se necesita más conciliación.

3. Compare los totales de los estados de cuenta con los totales de QuickBooks Online

La última parte del proceso de conciliación es comparar los totales del estado de cuenta con los totales de QuickBooks Online. Una vez que un gasto en su estado de cuenta pueda coincidir con un gasto registrado, puede hacer clic en el círculo junto a la cantidad para hacer coincidir las dos cantidades.

Debe continuar con este proceso hasta que se hayan contabilizado todas las transacciones siguiendo el mismo proceso, ya sea que sus cuentas bancarias estén conectadas o haya ingresado las transacciones manualmente.

Asegúrese de anotar cualquier transacción que aparezca en QuickBooks pero que no esté en su extracto, así como cualquier transacción en su extracto bancario que no aparezca en QuickBooks. Estas discrepancias de conciliación deberían compensar la diferencia entre los dos.

Por ejemplo, si su estado de cuenta muestra una tarifa bancaria u otro cargo, es probable que el cargo no se haya registrado. Puede encontrarse con el mismo problema si usa su tarjeta de crédito para pagar una factura pero olvidó registrarla en QuickBooks Online.

Si ese es el caso, todo lo que necesita hacer es registrar las transacciones en QuickBooks Online usando la pantalla Gastos de arriba. Registrar el gasto funcionará para reducir la diferencia entre su extracto bancario y su saldo de QuickBooks Online, brindándole su saldo conciliado. Se necesitaría completar el mismo proceso para los depósitos realizados pero no registrados en el libro mayor publicándolos en la función Recibos.

Conciliar cuentas es más fácil con QuickBooks Online

Si temes conciliar tus cuentas bancarias, usar la función de conciliación en QuickBooks Online hará que la tarea sea mucho más fácil. Como beneficio adicional, también puede usar el proceso de conciliación para administrar la actividad de su catálogo de cuentas, de modo que pueda estar seguro de que los totales de su cuenta son precisos, lo que significa que sus estados financieros también lo son.

Si es usuario de QuickBooks Online, deje de perder horas reconciliando sus cuentas y comience a usar esta característica que ahorra tiempo hoy.