Activos vs. Pasivos:¿Cuál es la diferencia?

Su balance se divide en dos partes, activo y pasivo. Los activos son los recursos que posee su empresa, mientras que los pasivos son lo que su empresa debe. Siga leyendo para aprender la diferencia.

No hacer un seguimiento de su balance general es una de las formas más rápidas de arruinar su negocio. Necesita saber si puede hacer pagos de deudas, si tiene demasiado inventario e incluso cuánto le deben sus clientes.

El primer paso para leer un balance general es comprender la diferencia entre activos y pasivos.

¿Qué es un activo?

En su estado financiero, los activos comerciales son todos los artículos de valor que compró en una transacción. Esto significa que los entrenadores de liderazgo pueden decir cosas insípidas, como "Sus empleados son su mayor activo", no vuele para los contadores.

A los contadores les gustan los números y necesitan rastrear todo hasta una transacción. Puede pagarle a su empleado, pero ese pago se contabiliza como gasto, no se capitaliza. Cuando una transacción de compra se lleva a gastos, se incluye en el estado de resultados. Cuando se capitaliza, pasa al balance como un activo.

Por lo general, gasta artículos de un solo uso o de precio muy bajo, y capitaliza artículos más grandes que se usarán durante un período más largo.

También puede crear activos con ventas a crédito. Cuando vende algo a cuenta, crea una cuenta por cobrar (AR) que es un activo en su balance general. Además, si paga por adelantado el valor de un año de alquiler, lo mostrará como un activo en su balance general.

Tipos de activos

Estos son los principales tipos de activos.

1. A corto plazo

Los activos a corto plazo se convertirán en efectivo en menos de un año. A continuación se muestra una lista de activos que normalmente se consideran a corto plazo:

Activo	Explicación
Efectivo	Este es el efectivo en sus cuentas bancarias neto de todos los cheques pendientes.
Inventario	El inventario son los artículos que venderá. El inventario generalmente se compone de materias primas, trabajo en proceso y productos terminados.
Cuentas por cobrar (AR)	Los AR son la cantidad que sus clientes le deben de las ventas a crédito.
Gastos prepagos	Cada vez que paga por adelantado los gastos por adelantado, se registra un activo para que los gastos aparezcan en el estado de resultados en el momento correcto.

2. A largo plazo

Los activos a largo plazo pueden convertirse en efectivo en menos de un año, pero la intención es que permanezcan en la empresa por más tiempo. La mayoría de los activos a largo plazo se deprecian. Cuando se compra el activo, el costo no aparece en el estado de resultados.

En cambio, se toma un cargo de depreciación anual del activo para que los gastos coincidan con el momento del estado de resultados. Si usa un edificio durante 20 años, no querrá gastarlo todo de una vez.

Aquí hay una lista de activos a largo plazo:

Activo	Explicación
Propiedad	La propiedad es el terreno sobre el que se construyen los edificios. A diferencia de otros activos a largo plazo, la tierra no se deprecia.
Plantas/Edificios	Los edificios generalmente se deprecian sobre una base de 30 años.
Equipamiento	El equipo puede incluir diversos elementos, como computadoras, vehículos e incluso máquinas de fábrica masivas. El tiempo de depreciación depende de la vida útil de los artículos individuales.
Efectos por cobrar	Los documentos por cobrar son préstamos a largo plazo hechos a otras empresas.

3. contra

Hay dos contra activos principales:la depreciación acumulada y la provisión para cuentas incobrables. Las contracuentas se consideran activos, pero reducen el monto neto del activo principal con el que están relacionadas.

La depreciación acumulada es el monto total de la depreciación que se ha cancelado del activo. La provisión para cuentas dudosas son los AR que ha cancelado porque no cree que alguna vez se pagarán.

4. intangibles

¿Recuerdas cuando dije que los contadores no pueden manejar definiciones insulsas de activos? Bueno, eso es mayormente cierto.

Si se limitara únicamente a la contabilidad, cada negocio valdría el valor de sus activos menos todos los pasivos. Pero así no es como funciona el mundo. Muchas empresas tienen un gran poder de marca o incluso... ¡jadeo! -- tal gran talento y cultura de los empleados, que el valor de todo el negocio es mucho más que simplemente el valor de los activos.

Cuando una empresa compra a otra y paga más que el costo de los activos netos, la diferencia se agrega al balance de la empresa compradora como plusvalía, que es un activo intangible.

Hay otros activos, como las patentes, donde el costo de presentar la patente se capitaliza en el balance. Las patentes se amortizan durante el período de años que permanecerán vigentes.

¿Qué es un pasivo?

Los pasivos son derechos sobre los activos. A veces son un derecho directo sobre un activo, como un préstamo bancario obtenido para comprar un edificio. Otras veces, una empresa registrará un pasivo cuando haya incurrido en el gasto.

Tipos de pasivos

Los pasivos comerciales no son tan numerosos como los activos. Echemos un vistazo a los tipos de pasivos.

1. A corto plazo

Los dos principales pasivos a corto plazo son las cuentas por pagar (AP) y los gastos acumulados. Las cuentas por pagar se incurren cuando compra un producto o servicio a cuenta. Los términos normales le darán la oportunidad de pagar en 30 días. Es posible que algunas empresas de construcción solo paguen cuando se les pague, por lo que los AP podrían demorar más de 30 días en pagarse.

Los pasivos acumulados son otros pasivos del balance que deben pagarse pero no tienen factura directa. Por ejemplo, en el balance general de mi empresa, he acumulado pasivos por elementos como la retención de impuestos de los empleados que se retiene de los cheques de pago semanalmente pero solo se paga al gobierno trimestralmente. También calcularé el tiempo de vacaciones y por enfermedad acumulado en función de los saldos actuales de todos nuestros empleados y sus tasas de pago.

2. A largo plazo

Para la mayoría de las pequeñas empresas, los únicos pasivos a largo plazo serán los préstamos a plazo de los bancos. Esto incluiría todo, desde un préstamo de tres años para un tráiler hasta un préstamo de 20 años para un edificio.

Activos frente a pasivos:¿cuál es la diferencia?

Deberíamos empezar hablando de la ecuación contable. Esta ecuación me quedó grabada en la cabeza durante un par de años cuando comencé mis estudios de contabilidad. Luego, cuando era asistente de enseñanza, se lo metí en la cabeza a muchos otros estudiantes.

Activos =Pasivos + Patrimonio

Todos los estados contables se pueden rastrear hasta transacciones individuales, y cada transacción debe equilibrarse. Los activos se equilibran con los pasivos y el patrimonio. Los pasivos son los reclamos de otras personas sobre sus activos, y la equidad en contabilidad son sus reclamos sobre sus activos.

Aquí hay algunos asientos de diario de muestra (realizados de la misma manera que lo harían en su software de contabilidad) que muestran transacciones de activos.

Cuenta	Débito	Crédito
Equipo	$10,000
Efectivo		$10,000
Inventario	$1,000
Cuentas por pagar		$1,000
Cuentas por cobrar	$5,000
Ingresos		$5,000

Repasemos cada una de estas transacciones. La primera es una transacción de activo por activo en la que compra equipos por un valor de $ 10,000 con efectivo, por lo que el saldo del equipo aumenta y el saldo de efectivo disminuye.

La segunda es una transacción de activo por pasivo. Usted compra inventario a cuenta, por lo que su saldo de inventario aumenta, pero debe pagar la factura, por lo que sus pasivos también aumentan.

En la transacción final, realiza una venta a crédito a un cliente. Sus cuentas por cobrar aumentan, mostrando que el cliente le debe dinero, y la cuenta de ventas aumenta. Las ventas y todas las demás cuentas del estado de resultados son cuentas de capital, por lo que el capital se equilibra con los activos.

Ejemplos de activos frente a pasivos

Aquí hay un par de ejemplos de cómo interactúan los activos y pasivos.

1. Inventario frente a cuentas por pagar

Para muchas empresas, especialmente las minoristas, las cuentas por pagar están asociadas principalmente con el inventario. Usted compra inventario a cuenta y luego lo paga cuando se vende o dentro de 30 a 60 días.

En la transacción inicial, aumenta tanto el inventario como las cuentas por pagar, pero a partir de ese momento ambos se dividen y depende de usted decidir cómo y cuándo vender el inventario y liquidar las cuentas por pagar.

2. Edificios frente a deuda a largo plazo

Casi todos los edificios se financian con deuda a largo plazo. Eso es porque tiene sentido. Permite que su negocio crezca porque tiene un espacio más grande y no tiene que repartir la compra completa en efectivo.

Al igual que el primer ejemplo, los dos se dividen una vez que se realiza la transacción inicial, y los pagos del préstamo a menudo se realizan automáticamente. Sin embargo, si el edificio se vende antes de que se pague el préstamo, las ganancias pagarán el resto de la deuda.

Manténgalo equilibrado

No puede administrar un negocio sin medir su éxito, y el primer paso para poder medir el éxito es saber leer los estados financieros. Con el tiempo, podrá ver cómo cada transacción afecta a todo el negocio y comenzará a aumentar las demandas de capital sobre los activos en relación con los pasivos.