Cómo usar la aplicación móvil Freshbooks en 2022

La aplicación móvil FreshBooks lleva la facturación y el seguimiento de gastos sobre la marcha. Los dueños de negocios pueden mantener sus libros actualizados mientras están fuera de la oficina.

¿Recuerdas haber tenido tu primer teléfono inteligente? El mío era un BlackBerry Bold. En ese momento, la gente se maravilló con la idea de revisar el correo electrónico y hacer llamadas telefónicas en el mismo dispositivo.

Esperamos más de nuestros teléfonos inteligentes en estos días. Nos quejamos cuando nuestros iPhones se congelan cuando están transmitiendo a nuestros televisores, haciendo videollamadas a amigos y enviando correos electrónicos simultáneamente.

Los dueños de negocios también deben esperar más de su software de contabilidad. Ingrese a la aplicación móvil de FreshBooks:una solución para personas que trabajan por cuenta propia y buscan mantener sus libros actualizados mientras están fuera de la oficina.

Resumen:¿Qué es FreshBooks?

FreshBooks es un software de contabilidad que ayuda a las pequeñas empresas a emitir facturas a los clientes, realizar un seguimiento de los gastos comerciales y crear estados financieros. Diseñado para empresas unipersonales y nuevas empresas, FreshBooks tiene una puntuación de Ascent de 9,2 sobre 10 por su interfaz fácil de usar y atención al cliente en vivo.

Cuando se registra para obtener una cuenta de FreshBooks, que le costará entre $ 14.99 y $ 49.99 mensuales, obtiene acceso a su aplicación móvil disponible en dispositivos Android e iOS. También hay una prueba gratuita de 30 días que le permite probar el servicio antes de comprometerse.

5 funciones de la aplicación móvil FreshBooks

La aplicación FreshBooks lleva la contabilidad sobre la marcha, lo que facilita el registro de las transacciones comerciales antes de volver a la oficina.

1. Facturación

La aplicación móvil de FreshBooks no le da excusa para ser perezoso con el envío de facturas a tiempo. Al igual que la versión basada en la web de FreshBooks, puede completar la información del cliente al mismo tiempo que completa una factura. Esta función es ideal para autónomos que suelen trabajar con nuevos clientes.

Como tutor de contabilidad, a menudo tenía que esperar para enviar facturas hasta que llegaba a casa después de las sesiones con los estudiantes debido a mi sistema de facturación torpe. Si hubiera usado FreshBooks móvil en ese momento, probablemente habría facturado más rápido y, por lo tanto, habría disminuido mis días de ventas pendientes.

Las empresas con servicios y tarifas estándar pueden guardarlos en la aplicación para acelerar el proceso de facturación.

La aplicación FreshBooks realiza un seguimiento cuando un cliente ha visto su factura. Los clientes pueden pagar con FreshBooks Payments, aunque se aplican tarifas.

2. Seguimiento de gastos

Para muchos, el seguimiento de gastos es un proyecto dominical en el que se dan la vuelta a los bolsillos de la chaqueta y se dejan caer todos los recibos de la semana sobre la mesa del comedor. Luego, meticulosamente, ingresa cada gasto en su software de contabilidad.

FreshBooks se integra con su cuenta bancaria comercial o tarjeta de crédito para importar sus gastos comerciales, que es una característica común del software de contabilidad. Para los gastos pagados en efectivo, puede usar la aplicación para ingresar el monto del gasto, el proveedor y la categoría. No olvide tomar una foto de su recibo para su custodia.

La aplicación incluye una opción para facturar a su cliente los gastos. Puede incluir una foto del recibo en la factura del cliente o agregar un marcado.

El registro inmediato de las transacciones en efectivo reduce la probabilidad de perder los gastos comerciales deducibles. Los gastos que introduzcas en la app aparecerán en la cuenta de resultados de tu empresa.

Una nota sobre el seguimiento de recibos: Ya sea que importe los cargos de la tarjeta de crédito o ingrese los gastos manualmente, guarde siempre una versión digital de su recibo. El IRS requiere que puedas corroborar todas las deducciones, y los recibos son la mejor manera de hacerlo. Numerosas alternativas de FreshBooks también ofrecen esta característica.

3. Seguimiento del tiempo

La función de seguimiento del tiempo de FreshBooks es ideal para empresas que cobran a los clientes por el tiempo trabajado. La aplicación móvil permite a los usuarios registrar el tiempo trabajado o iniciar un cronómetro dentro de la aplicación.

De cualquier manera, FreshBooks almacena el tiempo trabajado, el cliente, el proyecto, el servicio y las notas. También puede realizar un seguimiento del tiempo para el trabajo que no es del cliente.

El seguimiento del tiempo y las facturas funcionan juntos. La aplicación puede completar una nueva factura con la información ingresada en la función de seguimiento de tiempo.

4. Seguimiento de kilometraje

En otros artículos, recomendé tomar fotografías de su odómetro antes y después de los viajes de negocios para realizar un seguimiento del kilometraje. Todavía lo mantengo como la forma más precisa de rastrear el kilometraje. Pero para aquellos que no quieren pasar por la molestia, el seguimiento de kilometraje de FreshBooks puede ser una buena opción.

La aplicación detecta cuándo está en un automóvil y calcula la deducción aproximada por uso del vehículo del IRS que puede obtener en función de la tasa de reembolso de millaje del IRS.

El problema:no es genial. Tienes que dejar que la aplicación te rastree en todo momento, y tendrás que descartar manualmente los viajes en automóvil personales. El "viaje perdido" en la captura de pantalla te haría creer que es para ingresar los viajes que la aplicación perdió, pero no puedes. Simplemente notifica a FreshBooks que hubo un error al rastrear su viaje.

Puede desactivar fácilmente la función de seguimiento de kilometraje.

5. Presupuestos y propuestas

Puede redactar estimaciones y propuestas de proyectos en tiempo real utilizando la aplicación móvil FreshBooks. La experiencia de crear un presupuesto o propuesta imita la preparación de una factura. Sus clientes reciben un correo electrónico que les solicita que acepten el presupuesto o la propuesta.

Las propuestas proporcionan más alcance que una estimación. Donde las estimaciones les dicen a los clientes cuánto deben esperar pagar por un servicio, una propuesta también establece su plan para ejecutar el proyecto. Puede crear ambos tipos de documentos comerciales dentro de la aplicación.

Al igual que las facturas, puede ver cuándo un cliente ve presupuestos y propuestas. Cuando los clientes aceptan un presupuesto o propuesta, puede convertirlo en una factura con unos pocos toques.

Cómo utilizar la aplicación móvil FreshBooks

Ahora que sabe lo que está obteniendo, comencemos a configurarlo para su negocio.

1. Agrega la información de tu empresa

La aplicación móvil FreshBooks se sincroniza con la aplicación web, por lo que solo los recién llegados deben completar este paso.

Necesita un perfil de empresa, que incluya la siguiente información:

• Nombre de la empresa
• Dirección de la calle
• Número de teléfono
• Divisa base para la facturación
• Tarifa por hora estándar (si corresponde)

Cuando crea su primera factura, puede agregar el logotipo de su empresa en la parte superior seleccionándolo del álbum de fotos de su teléfono. FreshBooks guarda el logotipo y lo agrega a las facturas posteriores.

2. Añade tus productos y servicios

La forma más fácil de agregar productos y servicios desde la aplicación móvil de FreshBooks es redactar una factura falsa. Agregue los productos y servicios más comunes que vende su empresa para que cada vez que desee enviar una factura tenga disponible un menú de opciones precargadas.

Como tutor, cobré tarifas diferentes para los candidatos a CPA y los estudiantes de pregrado en contabilidad. Si estuviera usando FreshBooks, crearía dos servicios para candidatos de CPA y estudiantes de pregrado.

3. Configurar el seguimiento de kilometraje

Las personas que trabajan por cuenta propia y que usan su automóvil personal con fines comerciales pueden querer habilitar el seguimiento del kilometraje. Para que funcione, debe permitir que la aplicación rastree su ubicación en todo momento, no solo cuando la aplicación está abierta.

La aplicación usa el GPS de su teléfono para detectar cuando está en un automóvil. La aplicación móvil de FreshBooks genera una lista de sus viajes en automóvil y debe marcar manualmente cada uno como un viaje personal o de negocios.

La aplicación también muestra la deducción estimada para sus viajes en automóvil según la tasa de millaje del IRS, que es de $0.575 en 2020.

El rastreador de millas solo se puede usar para viajes en automóvil realizados en un automóvil que usted o su empresa posean. No puede deducir sus viajes comerciales en Uber, Lyft o taxi usando la tarifa de millaje del IRS porque los deduce al costo real.

4. Ingrese la información del cliente

La aplicación móvil FreshBooks tiene un libro de contactos que se sincroniza con la aplicación web. Cuando necesite hacer una llamada rápida a un cliente, puede buscarlo en la aplicación y tocar el ícono del teléfono en su tarjeta de contacto.

5. Administrar notificaciones y seguridad

La aplicación FreshBooks puede mantenerlo dentro o fuera del circuito como desee. Puede recibir una notificación cada vez que un cliente ve una factura, o solo cuando le pagan. Vaya a la configuración de la aplicación para averiguar qué funciona mejor para usted.

Mientras está en la configuración, tómese un momento para agregar una capa de seguridad a la aplicación móvil FreshBooks. Como usuario de iPhone, activé Face ID para que la aplicación solo se abra cuando esté yo o mi doble frente a la pantalla.

Puedes hacer mucho, pero no todo

La aplicación móvil de FreshBooks no es para hacer estados financieros, pero es conveniente para los momentos en que desearía poder enviar una factura o ingresar un gasto mientras está fuera.