Contabilidad para empresas emergentes:una guía para principiantes

¿Está listo para llevar la contabilidad de su startup pero no sabe por dónde empezar? Explicaremos la importancia de realizar un seguimiento de las transacciones financieras y cuándo está bien manejar la contabilidad por su cuenta.

Los dueños de negocios nuevos pueden ser muchas cosas:un contador, un abogado, un diseñador, un chef, un panadero o un carpintero experto. Lo que generalmente no son es un tenedor de libros o contador experimentado. Pero el seguimiento adecuado de sus transacciones financieras es parte de ser propietario de un negocio, ya sea que sea un propietario de un negocio nuevo o establecido.

La contabilidad de una empresa nueva puede ser particularmente importante, ya que es probable que opere su nueva empresa con un presupuesto ajustado. Pero incluso si tiene la suerte de tener millones respaldando su negocio, sus inversores querrán saber en qué está gastando su dinero.

¿Por qué es importante la contabilidad para las empresas emergentes?

Felicitaciones por iniciar su propio negocio. Como dueño de un negocio, su principal objetivo es vender sus bienes y servicios. Pero, ¿cómo sabrá cuándo le pagan sus clientes si no registra su pago?

¿Cómo puede tomar deducciones de impuestos al final del año si no lleva un registro de sus gastos? ¿Será una llamada del banco la primera indicación de que su cuenta está sobregirada? Es por eso que la contabilidad y la contabilidad son tan importantes, particularmente para las empresas emergentes.

Antes de comenzar, hay algunas cosas que debe hacer:

• Determinar la estructura de su empresa
• Abra una cuenta bancaria separada para su negocio
• Encuentre una aplicación de software de contabilidad con la que se sienta cómodo
• Establezca un sistema de contabilidad para su negocio

Una vez que haya completado estos elementos, estará listo para comenzar a administrar las transacciones financieras de su pequeña empresa.

10 conceptos básicos de contabilidad que toda startup debe seguir

Si bien es posible administrar la contabilidad de su empresa en un sistema de contabilidad manual, sería mucho mejor utilizar una aplicación de software de contabilidad.

La mayoría de las aplicaciones de nivel de entrada en el mercado actual están diseñadas para personas como usted:dueños de negocios con conocimientos limitados de teneduría de libros y conceptos básicos de contabilidad. También están diseñados para facilitar el seguimiento de las transacciones financieras, y la mayoría tienen un precio asequible incluso para el presupuesto más pequeño.

Si no está seguro de si es necesario realizar un seguimiento de algo, sea precavido y asuma que es así. En todos los casos, los siguientes elementos financieros deben administrarse adecuadamente.

1. Extractos bancarios

Con la llegada de la banca en línea, los extractos bancarios voluminosos son cosa del pasado. Sin embargo, la conciliación de su cuenta bancaria sigue siendo importante. La conciliación de sus estados de cuenta cada mes le permite equilibrar el saldo de su libro mayor general con su saldo bancario, contabilizar cualquier tarifa bancaria y encontrar posibles errores bancarios que pueden pasar desapercibidos si los estados de cuenta no se concilian mensualmente.

2. Extractos de tarjetas de crédito

Es tan importante conciliar los estados de cuenta de su tarjeta de crédito como lo es su estado de cuenta bancario. El fraude con tarjetas de crédito es algo real y puede sorprenderlo con muchos cargos pequeños para ver si está prestando atención. Asegúrese de tener una copia de seguridad de cada cargo en el extracto de su tarjeta de crédito. Esto es particularmente importante si tiene una tarjeta de crédito de la empresa que utilizan varios empleados.

3. Nómina

Si aún no tienes empleados, no tienes que preocuparte por la nómina. Sin embargo, si tiene un solo empleado, deberá realizar un seguimiento adecuado de la nómina. Esto incluye todo, desde la gestión de los registros de personal de los empleados hasta la conservación de los registros de tiempo de los empleados. Esto también significa que debe administrar todos los formularios de nómina relacionados, incluidos los formularios 941, W-2 y 1099.

La mejor manera de administrar la nómina es suscribirse a un servicio de nómina que haga la mayor parte del trabajo por usted. Pero incluso si lo hace usted mismo, sigue siendo responsable de mantener los registros de nómina correctamente.

4. Facturas

Una de las primeras cosas que debe aprender a hacer es crear una factura. Después de todo, ¿cuánto tiempo permanecerá en el negocio si a sus clientes no se les facturan los productos y servicios que brinda?

Nuevamente, cualquier aplicación de software de contabilidad que compre tendrá un componente de facturación incluido, lo que significa también el seguimiento de las cuentas por cobrar. Si desea que le paguen, asegúrese de facturar y hacer un seguimiento de esas facturas con regularidad.

5. Comprobante de pago

Su proveedor llama para informarle que no enviará ningún producto hasta que pague su factura. El problema es que les enviaste un cheque hace tres semanas. Si bien es posible que ya no conserve los cheques físicos, asegúrese de tener a mano sus extractos bancarios para que pueda determinar si un cheque se ha cobrado y, de ser así, solicite una copia del cheque para dársela a su proveedor.

Si no usa cheques, guarde el comprobante de su pago junto con la factura si el pago se pierde.

6. Costos iniciales

Si su negocio es nuevo, asegúrese de realizar un seguimiento de todos sus gastos iniciales porque, según el IRS, puede deducir hasta $ 5,000 en costos organizativos y de inicio en el año en que su negocio comienza a funcionar. Cualquier costo que exceda la deducción deberá amortizarse.

7. Pagos recibidos

Cada vez que un cliente te paga es motivo de celebración. Asegúrese de que se realice un seguimiento adecuado de los pagos recibidos de sus clientes, ya sea que paguen con cheque, efectivo, tarjeta de crédito, PayPal o transferencia ACH. Cada vez que un cliente paga, se debe adjuntar un registro de ese pago a su factura y archivarse. Si está a la vanguardia y utiliza una oficina sin papel, simplemente guarde un registro del pago en su archivo.

8. Facturas

Como un negocio nuevo, debe establecer un buen crédito con sus proveedores desde el principio. Eso significa pagar sus facturas cuando vencen. Pero asegúrese de examinar cada factura que llegue para asegurarse de que sea precisa. Es más fácil de lo que cree pagar una factura incorrecta, así que no permita que eso suceda.

Después de ingresar sus facturas en cuentas por pagar, realice un seguimiento semanal para asegurarse de que se paguen a tiempo. Si no lo son, es probable que deba pagar recargos por pago atrasado, cargos por intereses o ambos.

También querrá realizar un seguimiento de esos gastos más pequeños, como tarifas de estacionamiento, franqueo, impresión y millaje. El seguimiento adecuado de los gastos comerciales asegurará que sus deducciones de fin de año sean precisas y que tenga la documentación para probarlo.

9. Declaraciones de impuestos

Si es un negocio nuevo, es probable que aún no tenga ninguna declaración de impuestos. Sin embargo, una vez que lo haga, esas declaraciones deben archivarse y conservarse durante al menos tres años, aunque puede ser una buena idea conservarlas por más tiempo.

10. Estados financieros

Debe imprimir un conjunto de estados financieros mensuales o trimestrales, según su negocio. Con el software de contabilidad, la ejecución de los estados financieros lleva menos de un minuto, pero los detalles de esos informes pueden brindarle mucha información sobre su negocio.

Si mantiene estados financieros de cierre de fin de mes, su conciliación bancaria debe incluirse con los estados financieros para asegurarse de que el saldo del libro mayor y el saldo bancario coincidan.

Opciones de contabilidad y teneduría de libros para su startup

Si todavía está indeciso sobre el manejo de la contabilidad básica o la contabilidad de su negocio, no está solo. Si la idea de hacer sus libros es abrumadora, tiene muchas otras opciones, incluida la ayuda de un CPA. También puede contratar a un tenedor de libros o contador experimentado para su negocio, o simplemente subcontratar todo el proceso.

Cuándo deberías llevar tú mismo la contabilidad de tu startup

Si le viene a la mente la palabra “nunca”, puede omitir esta parte. Sin embargo, si te gusta el juego, hay momentos en los que probablemente deberías encargarte de la contabilidad de tu negocio.

• Cuando acabas de empezar: Solicitar la ayuda de un experto para configurar la contabilidad de su empresa puede ser una buena idea. Sin embargo, si recién está comenzando, probablemente pueda manejar la contabilidad sin demasiado trabajo adicional.
• Cuando utiliza software de contabilidad: Las aplicaciones de software actuales están diseñadas para facilitar mucho el proceso de contabilidad. Puede que se sorprenda de lo fácil que puede ser.
• Cuando desee administrar todos los aspectos del negocio: Puede ser tentador entregar la contabilidad a una agencia externa, pero hacer un seguimiento de sus finanzas con informes como un estado de flujo de efectivo puede darle una mejor idea de cómo se está desempeñando su negocio.

Cuándo debe buscar ayuda adicional

¿Aún no conoces la diferencia entre un balance y una cuenta de resultados? ¿Estás empezando a calcular números mientras duermes? ¿Los números en su estado financiero todavía lo confunden? Si no conoce la diferencia entre el análisis de estados financieros y la previsión financiera, es posible que desee considerar la posibilidad de buscar ayuda.

• Cuando aumentan las transacciones diarias: Si descubre que dedica más tiempo a la contabilidad y menos tiempo a su negocio, es hora de buscar alternativas.
• Cuando las transacciones comienzan a acumularse: ¿Tienes una pila de facturas sin pagar en tu escritorio? ¿Han pasado semanas o incluso meses desde que publicó una transacción, miró su extracto bancario o registró un pago? Si es así, es hora de buscar ayuda.
• Tiene acreedores o inversores a los que responder: Si tiene un préstamo bancario o inversores activos, es aún más importante que sus finanzas se administren adecuadamente. Encuentre un contador o un CPA para que lo ayude lo antes posible.

Comienza tu startup de la manera correcta

Como propietario de un negocio, depende de usted decidir si desea hacer el trabajo pesado y manejar la contabilidad por su cuenta o buscar ayuda. Como propietario, descubrirá que es fácil verse envuelto en las tareas diarias de administrar su negocio mientras ignora la creciente pila de papeles en su escritorio. Pero ignorar esa pila de papeles puede crear más trabajo para ti en el futuro.

Manejar su teneduría de libros y contabilidad desde el principio le permitirá llevar un mejor control de sus finanzas. También sabrá cuándo está gastando de más y cuándo necesita aumentar las ventas. Por lo tanto, ya sea que realice la contabilidad por su cuenta, contrate a un tenedor de libros o contador, o subcontrate esas tareas por completo, recuerde que cuanto mejor se administre su negocio desde el primer día, más probabilidades tendrá de tener éxito.