10 términos de pago importantes que los propietarios de pequeñas empresas deben conocer

Una de las partes más importantes de una factura son las condiciones de pago que se incluyen. Obtenga más información sobre los términos de pago y cómo usarlos para que le paguen a tiempo.

Los términos de pago pueden parecer una adición menor a una factura, pero pueden tener un gran impacto en la rapidez con la que se le paga.

Hay un montón de software de contabilidad y productos de software de facturación en el mercado hoy en día que facilitan la producción de una factura profesional, pero si no agrega la fecha de vencimiento adecuada, puede estar esperando el pago durante mucho tiempo.

Resumen:¿Qué son las condiciones de pago?

Parte de escribir una factura correctamente es incluir las condiciones de pago correspondientes en la factura. Los términos de pago especifican los términos y condiciones exactos del acuerdo de venta, incluido cuándo debe pagar el cliente.

Por ejemplo, si su factura incluye términos Net 30, significa que su cliente debe pagar la factura dentro de los 30 días.

Agregar condiciones de pago a una factura también ayuda con el presupuesto. Por ejemplo, si ofrece a sus clientes términos de pago Net 30, puede suponer que recibirá un pago dentro de ese tiempo, lo que le permite administrar adecuadamente el flujo de caja.

Por supuesto, es poco probable que todos los clientes paguen a tiempo, pero si evalúa a los clientes correctamente, es probable que los pagos atrasados ​​sean mínimos.

Entonces, ¿qué condiciones de pago debe ofrecer a sus clientes? Parte de la respuesta radica en el tipo de negocio que posee. Las empresas de servicios tienden a ofrecer plazos más cortos o requieren un depósito, mientras que los proveedores minoristas y los grandes vendedores de equipos pueden dar a sus clientes un plazo más largo para pagar.

Como propietario de una pequeña empresa, depende de usted qué términos ofrece a sus clientes. Pero antes de facturar, puede ser una buena idea familiarizarse con estos términos de facturación y pago.

Diez condiciones de facturación y pago que debe conocer como propietario de una pequeña empresa

Todo el mundo quiere que le paguen por el trabajo que hace o por los productos que vende. Pero, ¿qué sucede si aún no está seguro de qué condiciones de pago ofrecer a sus clientes?

Puede basar su decisión en su historial de crédito, mientras que puede elegir que los nuevos clientes paguen un depósito. Para algunos clientes, es posible que no ofrezca ningún crédito.

Si no está seguro de cuáles son los términos de pago o cuáles debe usar, estos términos pueden ser útiles.

1. Pago por adelantado

Común en las empresas de servicios profesionales, el pago por adelantado le permite a su cliente saber que la factura completa por bienes o servicios vence antes de que comience a trabajar. El pago por adelantado es común en la profesión legal y en los negocios de mejoras para el hogar y paisajismo.

2. 7 netos, 15 netos, 30 netos, 45 netos, 60 netos

Usar condiciones de pago en sus facturas no es nada nuevo. La mayoría de las empresas que ofrecen condiciones de pago a sus clientes ofrecen términos Net 10, Net 30, Net 60 o una variación similar. Esto significa que la factura vence dentro de ese plazo.

Por ejemplo, si ofrece condiciones de pago Net 10 a clientes solventes y la factura tiene fecha del 15 de agosto, se espera que realicen un pago el 24 de agosto o antes. Si estuviera ofreciendo condiciones de pago Net 30, se esperaría que su cliente pague su factura antes del 13 de septiembre.

Los términos aún se pueden extender a los clientes sin usar Net 10, etc. simplemente indicando la fecha de vencimiento en la factura. Este proceso es mucho más común hoy que en años pasados, por una buena razón. No deja lugar a confusión y le permite a su cliente saber exactamente cuándo vence su pago.

3. 2/10 Neto 30

2/10 Net 30 significa que si su cliente le paga dentro de los 30 días, tiene derecho a obtener un 2% de descuento. Por ejemplo, si su factura fue de $100 y ofreció 2/10 Net 30, si su cliente pagó dentro de los 10 días, le pagaría $98 en su lugar.

Por supuesto, como propietario de la empresa, eres libre de ofrecer cualquier descuento que desees. Los descuentos por pagos anticipados funcionan mejor en facturas más grandes, ya que pueden ayudarlo a pagar facturas más grandes más rápidamente, al mismo tiempo que ofrecen un mayor incentivo para que su cliente pague temprano.

4. Pago al momento del servicio

El pago en el momento del servicio es un concepto fácil de entender. Cuando come en un restaurante, el pago de la comida que ordenó se debe realizar en el momento del servicio. Los médicos y dentistas generalmente requieren el pago en el momento del servicio, como lo haría si estuviera vendiendo sus productos en un mercado de pulgas o una exhibición de artesanía.

5. A pagar al recibir

Vencimiento al recibir indica que espera que su cliente le pague una vez que reciba la factura. Históricamente, esto significaba que su cliente le pagaría durante su próxima ejecución de cheque. Sin embargo, con la capacidad de pago en línea, su cliente ahora realmente puede pagarle al recibirlo.

Si utiliza este término de pago, asegúrese de ofrecer a sus clientes una forma rápida de pagar la factura, como un enlace a una opción de pago en línea. El vencimiento al recibir se utiliza mejor para las empresas que envían facturas por correo electrónico a sus clientes.

6. Depósito requerido

Similar al pago inicial del 50%, el depósito requerido significa que para completar la compra, necesita un depósito de su cliente. Esto es común para pedidos personalizados creados específicamente para el cliente.

7. Recurrente

Las facturas recurrentes se utilizan para facturar a los clientes servicios mensuales regulares, como limpieza de oficinas, paisajismo, servicios web o tarifas de consultoría.

La factura suele ser del mismo monto durante la duración del contrato, por lo que si su cliente firmó un contrato por un año, le enviaría una factura recurrente mensualmente por el monto acordado.

8. Se requiere depósito del 50 %

No se usa en todos los negocios, un depósito del 50% es bastante común en las industrias de servicios profesionales, como las que ofrecen abogados y contadores. Un depósito del 50 % también es común en las industrias de construcción y mejoras para el hogar, donde los trabajos pueden tardar meses en completarse.

9. Pago contra reembolso (COD)

Los términos de pago contra reembolso o COD requieren que su cliente pague los bienes al momento de la entrega. Muy popular en un momento, la opción de pagar en línea ha reducido el uso de COD a una fracción de lo que era antes, pero todavía lo usan algunas empresas.

10. factoraje de facturas

La factorización de facturas no siempre es la mejor solución para el cobro de facturas, pero para las pequeñas empresas con opciones limitadas de flujo de efectivo disponibles, puede obtener efectivo en su cuenta bancaria rápidamente.

Si utiliza el factoraje de facturas, está vendiendo una factura impaga a una empresa de factoraje, que le pagará un porcentaje fijo del valor de la factura. La actividad de cobro luego pasa a la empresa de factoraje, que se queda con su parte, mientras le envía el saldo una vez que recibe el pago de la factura de su cliente.

Las tarifas de factoraje varían ampliamente y pueden oscilar entre el 65 % y el 90 %, por lo que si decide usar esto, infórmese antes de firmar un acuerdo con cualquier empresa de factoraje.

Algunas sugerencias para usar las condiciones de pago

Al ofrecer condiciones de pago a sus clientes, es útil prestar mucha atención a las siguientes sugerencias.

• Evaluar a sus clientes: Antes de ofrecer condiciones de pago a cualquiera de sus clientes, haga su debida diligencia para determinar si son un buen riesgo crediticio. Esto debe hacerse con cada cliente que desee comprar a crédito. Es de esperar que dedicar unos minutos adicionales a su investigación evite las actividades de recopilación que consumen mucho tiempo más adelante.
• Sea claro acerca de las fechas de vencimiento: Es su prerrogativa usar Net 30 o términos similares al facturar a sus clientes, pero es más probable que le paguen más rápido si es muy específico acerca de la fecha de vencimiento. Por ejemplo, en lugar de usar "Net 30", simplemente indique claramente Pago vencido el 15 de septiembre. Eso es difícil de pasar por alto.
• Ofrezca a sus clientes múltiples formas de pago: Quizás lo más importante que puede hacer por su parte para facilitar pagos más rápidos es ofrecer a sus clientes múltiples formas de pagarle. Ofrecer opciones de pago en línea, en particular, es probable que le paguen más rápido que pedirles a sus clientes que le escriban un cheque y lo envíen por correo.
• Utilice cargos por pago atrasado cuando sea necesario: La mejor manera de hacerles saber a sus clientes que realmente quiere que le paguen a tiempo es aplicar un recargo por pago atrasado cuando el pago está atrasado. Asegúrese de anotar en su factura inicial que los pagos atrasados ​​​​se cobrarán una tarifa, para que sus clientes lo sepan por adelantado. Con suerte, nunca tendrás que usarlos.

Ofrecer crédito a sus clientes puede ser un paso aterrador, especialmente para las empresas más pequeñas con un flujo de caja limitado. Pero si lo hace de la manera correcta, ofrecer crédito amplía su base de clientes, aumenta el flujo de efectivo y ayuda a que su negocio crezca.