Conciliación de cuentas:una guía para principiantes

Conciliar sus cuentas del libro mayor general es una de las tareas más olvidadas en contabilidad. Descubra por qué el proceso de conciliación es tan importante y cómo empezar a conciliar cuentas hoy.

Además de vender sus productos y servicios, una de las cosas más importantes que puede hacer un propietario de una pequeña empresa es conciliar sus cuentas. La conciliación de cuentas es simplemente el acto de conciliar un conjunto de transacciones con otro conjunto para garantizar que ambos conjuntos coincidan.

Conozca qué cuentas del libro mayor general deben conciliarse con regularidad y los puntos clave que debe buscar durante el proceso de conciliación de cuentas.

Resumen:¿Qué es la reconciliación?

Si alguna vez le han facturado por un artículo que no compró o se encontró con un saldo bancario mayor del que sabe que debería tener, comprende la importancia de la conciliación de la cuenta.

Si bien puede ser tentador volar a Las Vegas con esos fondos adicionales, es probable que el banco encuentre el error cuando estén conciliando sus cuentas, dejándote atrapado en el desierto con la billetera vacía.

Si bien gran parte del proceso de conciliación de cuentas está a cargo de un software de contabilidad, aún debe realizarse. Si es un reticente al software y aún registra las transacciones manualmente, es incluso más importante que sus cuentas se reconcilien con regularidad.

¿Por qué es importante la conciliación de cuentas para las empresas?

Si utiliza contabilidad de doble entrada en su empresa, debe realizar conciliaciones de cuentas mensualmente. La conciliación de cuenta más importante que su empresa puede realizar es la conciliación bancaria.

La conciliación bancaria garantiza que el saldo final de su cuenta bancaria coincida con el saldo reflejado en su libro mayor. Si bien eso parece bastante simple, no confundas la simplicidad con la importancia.

Dejar que el proceso de conciliación bancaria se deslice puede resultar en libros fuera de balance, pagos faltantes, cargos no autorizados que nunca se descubren y depósitos faltantes. Y eso es solo el comienzo.

Recién salido de la escuela, me contrataron como asistente de contabilidad. Estaba emocionado hasta que me di cuenta de que mi trabajo principal era conciliar cinco cuentas bancarias, ninguna de las cuales había sido conciliada durante más de un año.

Confíe en mi palabra, no querrá omitir este proceso, ni siquiera por un solo mes. Y recuerda, no es solo la conciliación bancaria lo que necesitas completar. También es necesario conciliar otras cuentas.

Cómo conciliar las cuentas de tu empresa

El proceso de conciliación incluye la conciliación de sus estados de cuenta bancarios, pero también incluye una revisión de otras cuentas y transacciones que deben completarse con regularidad. Siga los pasos a continuación para asegurarse de que nada se pase por alto.

1. Complete su conciliación bancaria primero

Una de las cosas más importantes que puede hacer para mantener la precisión de su libro mayor es realizar una conciliación bancaria mensual. Haga esto para todas las cuentas bancarias con actividad durante el mes.

La mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad ofrecen conciliación bancaria automática, lo que reduce el trabajo. Sin embargo, si algunas de sus cuentas bancarias no están conectadas a su software, deberá conciliarlas manualmente.

Si no está utilizando un software de contabilidad, deberá preparar un formulario de conciliación, que puede ser tan simple o detallado como desee. El formulario debe proporcionarle suficiente espacio para agregar cualquier artículo pendiente que resuelva cualquier discrepancia entre los dos saldos.

7-31-2020 Conciliación bancaria

	Banco	Libro mayor
Saldo final al 31 de julio de 2020	$15,750	$11,990
Comisiones bancarias		$     (50)
Cheque nº 777	($  1365)
Cheque nº 779	($  2025)
Comprobación registrada dos veces por error		$     420
	$12,360	$12,360

Al agregar las dos columnas, el formulario de conciliación bancaria ahora muestra su saldo conciliado de $12,360.

2. Entradas de diario completas

Después de completar el formulario de conciliación, deberá revisar las entradas realizadas en el formulario y determinar si necesita completar una entrada de diario. La conciliación bancaria refleja las siguientes transacciones:

• Las comisiones bancarias de $50 fueron registradas por el banco pero no contabilizadas en el libro mayor.
• Un cheque pendiente por valor de $1365 que se ha registrado en el libro mayor, pero el destinatario no lo ha cobrado.
• Un cheque pendiente por $2,025 que se ha registrado en el libro mayor, pero el destinatario no lo ha cobrado.
• Una corrección de un cheque escrito al electricista que se registró en el libro mayor dos veces por error. Tendrá que acreditar el gasto a la cuenta de servicios públicos donde se registraron originalmente ambos cheques.

Los dos cheques pendientes no tendrán que registrarse como un asiento de diario, ya que el ajuste está del lado del banco. Sin embargo, se deberá ingresar cualquier ajuste en el lado del libro mayor.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-7-2020	Tarifas bancarias	$50
31-7-2020	Cuenta de efectivo		$50
31-7-2020	Cuenta de efectivo	$420
31-7-2020	Gastos de servicios públicos		$420

Una vez que se realicen estos ajustes en el libro mayor, su cuenta bancaria ahora se conciliará con su cuenta del libro mayor.

3. Conciliar el libro mayor general con las cuentas del libro mayor auxiliar

Si usa un software de contabilidad, puede omitir este paso, ya que se completa automáticamente. Sin embargo, si está administrando sus cuentas manualmente, deberá conciliar el saldo del libro mayor general con el saldo del libro mayor auxiliar.

Esto asegura que ambos saldos coincidan. Algunos de los libros mayores auxiliares que puede estar usando incluyen activos fijos, nómina, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

El proceso de conciliación es necesario si utiliza la contabilidad manual del libro mayor para asegurarse de que los saldos del libro mayor sean exactos. La forma más fácil de comenzar este proceso es tener a mano los libros mayores auxiliares junto con el libro mayor general.

De esta manera, puede marcar todos los elementos coincidentes, tomando nota de las transacciones faltantes, que deberán registrarse mediante una entrada de diario, lo que pondrá en equilibrio su libro mayor y sus libros auxiliares.

4. Revise las tendencias históricas

Este paso puede no ser necesario para empresas más pequeñas con actividad limitada. Pero si está procesando muchas transacciones, puede ser una experiencia reveladora revisar un balance de prueba comparativo.

Un balance de prueba puede decirle mucho sobre su negocio de un solo vistazo. Por ejemplo, al revisar su balance de prueba para el año en curso, observa que sus gastos de viaje promediaron $1500 por mes, pero en julio, los gastos de viaje aumentaron a $5000.

El primer punto del negocio debe ser ver qué gastos componen esos $5,000. ¿Se registró algo en la cuenta por error? ¿Alguien entregó gastos de viaje antiguos? Podría haber una variedad de problemas que causaron que los gastos aumentaran tan dramáticamente.

Tal vez no tenga un gasto de servicios públicos en julio porque nunca recibió una factura. Tal vez recibió un gran envío de correos que hizo que la cuenta de franqueo se disparara.

Cada vez que aparezca algo fuera de lo común, querrá revisar los documentos de origen, como las facturas ingresadas, para determinar si se registraron correctamente y si es necesario realizar algún ajuste. Revisar su balance de prueba comparativo es una de las cosas más importantes que puede hacer por su negocio.

5. Ejecute un balance de prueba actualizado

Este no tiene que ser un balance de prueba comparativo, porque solo le interesa verificar los nuevos saldos después de que se hayan completado todas las entradas del diario. Asegúrese de que se hayan completado los asientos de diario recurrentes y los asientos de inversión.

Una vez que el balance de prueba parezca correcto, puede estar seguro de que sus cuentas se han conciliado correctamente.

Preguntas frecuentes

• Sí. Aunque el proceso es mucho más fácil si usa un software de contabilidad y puede omitir el proceso de conciliación del libro mayor auxiliar, sus cuentas bancarias aún deberán conciliarse e investigarse cualquier discrepancia inexplicable.

• Si tiene un tenedor de libros o un contador en el personal, sin duda pueden manejar el proceso de conciliación, pero como propietario de la empresa, es su responsabilidad supervisar lo que están haciendo.

  Recuerde, es su nombre el que figura en la cuenta bancaria, y si hay un error, en última instancia, es su responsabilidad resolverlo de inmediato.

• El hecho de que no tenga ninguna transacción en su libro mayor no significa que algo no esté sucediendo con sus cuentas bancarias. No asuma que la afirmación es correcta.

  Los bancos también cometen errores, y si extraen dinero de tu cuenta por error y no te enteras hasta tres meses después de cometer el error, se vuelve mucho más difícil de resolver.

Las conciliaciones de cuenta deben completarse mensualmente

Sé que preferiría vender sus productos o brindar servicios a sus clientes que estar atrapado en la oficina haciendo conciliaciones de cuentas. Pero la buena noticia es que, si se realizan a tiempo, se vuelven mucho más fáciles.

Y para aquellos de ustedes que todavía manejan su contabilidad manualmente, cambiar a un software de contabilidad eliminará gran parte del trabajo que están haciendo con los libros de contabilidad manuales. De cualquier manera, las conciliaciones mensuales son imprescindibles.