Una guía de gastos acumulados para pequeñas empresas

Un gasto acumulado es aquel que ha sido reconocido pero aún no ha sido pagado. Para informar los gastos en el período contable correcto, es posible que deba acumular ciertos gastos y utilizar el método de acumulación.

Los gastos acumulados son gastos incurridos que aún no han sido pagados. Para garantizar que los informes de fin de período sean precisos, los gastos acumulados deben registrarse antes de ejecutar los estados financieros.

Para acumular gastos, debe utilizar el método contable de acumulación, que registra los ingresos y los gastos cuando ocurren. Tanto el principio de correspondencia como el principio de reconocimiento de gastos son componentes centrales del método contable de acumulación (o devengo).

Resumen:¿Qué es un gasto acumulado?

Como propietario de una pequeña empresa, debe contabilizar los gastos incurridos que aún no se han facturado o pagado, y lo hace acumulando gastos. Para comprender mejor los gastos acumulados, puede ser útil familiarizarse con los siguientes términos contables:

• Periodo contable: Un período específico de tiempo que está cubierto por los estados financieros. Un período contable puede ser de un mes, un trimestre o un año, según su negocio.
• Cuentas por pagar: Las cuentas por pagar son el dinero que le debe a los vendedores y proveedores por bienes y servicios comprados a crédito.
• Contabilidad de devengo: La contabilidad de acumulación registra las transacciones cuando ocurren, en lugar de cuando el dinero cambia de manos.
• Gastos: Los gastos son el costo de hacer negocios y son necesarios para obtener ingresos.
• Estados financieros : Los estados financieros informan sobre el desempeño financiero de su negocio y se utilizan interna y externamente. Hay tres estados financieros básicos que deben ejecutarse después de cada período contable:balance general, estado de resultados (estado de pérdidas y ganancias) y estado de flujo de efectivo.
• Entrada del diario : Los asientos de diario registran las transacciones financieras de su empresa en el libro mayor.

Aquí hay algunos gastos que deben acumularse al final de un período contable:

• Salarios y gastos relacionados para empleados que aún no han sido pagados
• Comisiones de ventas ganadas en el mes actual que no se pagarán hasta el mes siguiente
• Impuestos incurridos
• Servicios recibidos antes de recibir una factura del proveedor
• Bienes recibidos antes de recibir una factura del proveedor
• Pago de intereses sobre préstamos

Su acumulación siempre debe reflejar el monto adeudado cuando sea posible. Si no tiene un total exacto, deberá estimar el gasto.

Como ejemplo, el 1 de mayo contratas a una empresa de limpieza para limpiar tu oficina cuatro veces al mes. A 31 de mayo no ha recibido factura de la empresa por la limpieza de la oficina, ni ha pagado la factura. Para contabilizar ese gasto correctamente, deberá registrar el gasto de limpieza de la oficina como una acumulación.

Si no se registra un gasto acumulado en el mes correspondiente, los gastos en su declaración de ingresos serán demasiado bajos, al igual que los pasivos acumulados que aparecen en su balance general.

Gastos acumulados vs. cuentas por pagar:¿Cuál es la diferencia?

La gestión de los gastos de su empresa se realiza de dos maneras:a través de las cuentas por pagar o mediante el registro de los gastos acumulados. Los gastos acumulados son gastos adeudados por bienes o servicios que ya se recibieron, pero que aún no se ingresaron como gastos en su libro mayor o en su software de contabilidad.

Las cuentas por pagar, aunque similares, representan el costo de los bienes y servicios que ha comprado a crédito y generalmente vencen dentro de los 30 días posteriores a la fecha de la factura. Las cuentas por pagar se consideran pasivos corrientes.

Eche un vistazo al siguiente ejemplo de cuándo debe acumular un gasto.

Es el último día de abril y la computadora de Carol falla. Llega un servicio de reparación de computadoras y arregla la computadora de Carol, diciéndole que le cobrará la semana siguiente. Para contabilizar correctamente los gastos de reparación de la computadora, Carol deberá acumularlos usando una entrada de diario.

Cuando reciba la factura el próximo mes, deberá revertir la acumulación y contabilizar el gasto correctamente.

Carol no sabe exactamente cuánto será la factura, pero ha utilizado el servicio de reparación anteriormente, por lo que estima cuánto acumulará en función de las facturas anteriores.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
30-4-2020	Gastos de reparación	$350
30-4-2020	Gastos acumulados		$350

La entrada anterior se revertirá a partir del 1 de mayo. Si no se revierte una acumulación, tanto los gastos como los pasivos se sobrestimarán una vez que llegue la factura y se registre. La inversión sería:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
5-01-2020	Gastos acumulados	$350
5-01-2020	Gastos de reparación		$350

Una vez que Carol recibe la factura, la paga de inmediato y registra el asiento de diario de la siguiente manera:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-5-2020	Gastos de reparación	$350
31-5-2020	Efectivo		$350

Uno de los beneficios de usar software de contabilidad es que la mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad revertirán automáticamente los gastos acumulados al comienzo del nuevo período contable. Con la entrada acumulada invertida, todo lo que tendrá que hacer es ingresar la factura cuando se reciba.

El siguiente es un ejemplo de un gasto de cuentas por pagar.

Es el último día de abril y la computadora de Carol falla. Llega un servicio de reparación de computadoras y repara la computadora de Carol, dejándola con una factura de $350. Carol ingresa la factura como una partida de cuentas por pagar, que registra el gasto en abril, aunque la factura no se pagará hasta el mes siguiente.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
30-4-2020	Gastos de reparación	$350
30-4-2020	Cuentas por pagar		$350

Una vez que Carol pague la factura, el asiento del diario sería:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-5-2020	Cuentas por pagar	$350
31-5-2020	Efectivo		$350

¿Cómo se registran los gastos acumulados?

Para registrar los gastos acumulados, debe utilizar el método contable de acumulación. Si utiliza el método contable de efectivo, no es necesario acumular gastos, ya que solo registra los ingresos y los gastos cuando el dinero cambia de manos.

Los gastos acumulados generalmente se ingresan al final de un período contable y generalmente forman parte de sus asientos de ajuste.

Este es otro ejemplo de un gasto acumulado.

Es el 31 de mayo y se da cuenta de que no ha recibido la factura de servicios públicos del mes. Si no toma en cuenta ese gasto, sus gastos de servicios públicos de mayo se subestimarán, mientras que los gastos de servicios públicos de junio serán exagerados.

Para asegurarse de que el gasto se registra para el mes correcto, lo acumula. No sabe cuánto será la factura, pero puede hacer una conjetura al revisar las facturas anteriores.

Con base en las facturas del año pasado, estima que esta factura será de $650.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-5-2020	Gastos de servicios públicos	$650
31-5-2020	Gastos acumulados		$650

Al comienzo del próximo período contable, la entrada anterior se invertirá:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6-01-2020	Gastos acumulados	$650
6-01-2020	Gastos de servicios públicos		$650

Su factura de servicios públicos finalmente llega el 1 de junio, por un monto de $710, y se registrará en cuentas por pagar.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6-01-2020	Gastos de servicios públicos	$ 710
6-01-2020	Cuentas por pagar		$710

Finalmente, cuando pague la factura el 10 de junio, registrará una última entrada en el diario:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6-10-2020	Cuentas por pagar	$710
6-10-2020	Efectivo		$710

Si bien la acumulación de $ 650 por el gasto de servicios públicos estuvo cerca de la factura final de $ 710, se reconocerán $ 60 adicionales de gastos de servicios públicos en el mes de junio que no se gastaron en mayo. Completará este mismo proceso cuando registre los sueldos o salarios devengados a pagar por los empleados.

Gastos acumulados significa una contabilidad más precisa

El uso del método contable de acumulación le brinda la oportunidad de presentar una imagen más precisa de su negocio y su salud financiera.

Cuando registra los gastos acumulados, está afectando directamente los totales de ingresos netos y, posteriormente, las ganancias retenidas y el patrimonio de los propietarios. Si no se acumulan los gastos, los gastos serán demasiado bajos en un mes y demasiado altos en el mes siguiente.

Una de las mejores herramientas para gestionar las acumulaciones es el software de contabilidad, que puede simplificar todo el proceso de acumulación, desde la consolidación de asientos de diario hasta la reversión automática de las acumulaciones. Si está buscando software de contabilidad para su empresa, asegúrese de consultar las reseñas de software de contabilidad de The Ascent.