Cómo usar el método de cancelación directa en 2022

Si vende a crédito, es probable que tenga que lidiar con deudas incobrables. ¿Debe utilizar el método de cancelación directa para hacer frente a esas deudas incobrables o hay una mejor manera?

El método de cancelación directa es una de las formas más fáciles de administrar las deudas incobrables. Si bien no se recomienda su uso regular, si su empresa rara vez tiene deudas incobrables, puede ser una forma rápida y conveniente de eliminar las deudas incobrables de sus libros.

Sin embargo, encontrará muchas desventajas al usar el método de cancelación directa, que se tratará con más detalle más adelante.

Descripción general:¿Qué es el método de cancelación directa?

No importa cuán cuidadosa y minuciosamente evalúe a sus clientes o administre sus cuentas por cobrar, terminará con una deuda incobrable. La deuda incobrable es el dinero que un cliente o clientes deben y que usted no cree que podrá cobrar.

El tenedor de libros o contador de su pequeña empresa necesita administrar las deudas incobrables de manera adecuada. Si no vende a sus clientes a crédito, no tendrá ninguna deuda incobrable, pero es probable que también tenga una base de clientes mucho más pequeña.

Si ofrece condiciones de crédito a sus clientes, tendrá al menos algunas cuentas de deudas incobrables. Si bien la evaluación estricta de los clientes puede ayudar a reducir las deudas incobrables, no las eliminará.

Puede utilizar dos métodos para gestionar las deudas incobrables. Un método, el método de cancelación directa, solo debe usarse ocasionalmente, mientras que el método de asignación requiere que calcule la deuda incobrable que espera incluso antes de que ocurra.

El método de cancelación directa es un proceso simple, donde registraría una entrada de diario para debitar su cuenta de deuda incobrable por la deuda incobrable y acreditar su cuenta de cuentas por cobrar por la misma cantidad.

Por ejemplo, Wayne pasa meses tratando de cobrar el pago de una factura de $500 de uno de sus clientes. Sin embargo, todas las facturas y cartas que envió por correo han sido devueltas.

En este punto, los $500 se considerarían incobrables, por lo que Wayne debe eliminarlos de su cuenta de cuentas por cobrar. Si no cancela la deuda incobrable, permanecerá como una cuenta por cobrar abierta, inflando artificialmente el saldo de sus cuentas por cobrar.

La siguiente entrada de diario es cómo se registró la venta inicial:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
1-1-2020	Cuentas por cobrar	$500
1-1-2020	Ingresos por ventas		$500

Si Wayne permite que esta entrada permanezca en sus libros, el saldo de sus cuentas por cobrar se sobrestimará en $500, ya que Wayne sabe que no es cobrable.

El asiento de diario de cancelación para eliminar los $500 mediante el método de cancelación directa es:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
15-5-2020	Provisión para deudas incobrables	$500
15-5-2020	Cuentas por cobrar		$500

Esta entrada de diario elimina el saldo de $500 en cuentas por cobrar al crear una cuenta para deudas incobrables. El saldo de la cuenta Asignación para deudas incobrables se resta de su cuenta de ingresos para reducir los ingresos obtenidos.

Si el cliente de Wayne finalmente paga la factura en septiembre, simplemente revertiría la entrada anterior y registraría el pago:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
15-5-2020	Cuentas por cobrar	$500
15-5-2020	Provisión para deudas incobrables		$500

A continuación, puede contabilizar el pago con el siguiente asiento de diario:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
15-5-2020	Efectivo	$500
15-5-2020	Cuentas por cobrar		$500

Método de cancelación directa versus método de asignación:¿Cuál es la diferencia?

El método de cancelación directa le permite cargar las deudas incobrables directamente a un gasto como la cuenta de Asignación para deudas incobrables utilizada en las entradas de diario anteriores. Con mucho, el método de cancelación más fácil, el método de cancelación directa solo debe usarse para cancelaciones ocasionales de deudas incobrables.

Si tiene más de una deuda incobrable ocasional, utilice el método de asignación para deudas incobrables, que utiliza una estimación de futuras deudas incobrables. El método de asignación incluye tres métodos diferentes que se pueden usar para estimar la deuda incobrable:

1. Método del porcentaje de ventas:este método utiliza un porcentaje de las ventas del año anterior para estimar la deuda incobrable. Por ejemplo, si tuviste ventas de $75 000 en el año y recaudaste $68 000, podrías estimar que la deuda incobrable para el próximo año podría establecerse en un 10 % o $7500, muy cerca de la cantidad que no recaudaste el año pasado.
2. Método de antigüedad de las cuentas por cobrar:el método de antigüedad de las cuentas por cobrar le permite estimar un porcentaje de la antigüedad de sus cuentas por cobrar como incobrables, con la premisa de que una cuenta de más de 90 días tendrá una tasa mucho más alta de incobrabilidad. Este método probablemente no sea útil si no tiene muchas deudas incobrables.
3. Método del porcentaje de cuentas por cobrar:el método del porcentaje de cuentas por cobrar calcula la deuda incobrable en función del saldo actual de las cuentas por cobrar, haciendo un ajuste para contabilizar con precisión la deuda incobrable actual.

Los propietarios de nuevos negocios pueden encontrar que el método de porcentaje de ventas es más difícil de usar, ya que se necesitan datos históricos para estimar los totales de deudas incobrables para el próximo año.

Ventajas de utilizar el método de amortización directa

El método de cancelación directa tiene ventajas y desventajas. Algunas de las ventajas incluyen:

1. Simplicidad

Los tenedores de libros principiantes en particular apreciarán la facilidad del método de cancelación directa, ya que solo requiere una sola entrada en el diario. Si se paga una deuda anterior, el asiento del diario simplemente se puede revertir y el pago se registra en la cuenta del cliente.

2. Reducción de impuestos

Una empresa que termina el año con una deuda incobrable puede cancelar esa deuda incobrable en su declaración de impuestos. De hecho, el IRS requiere que las empresas con deudas incobrables utilicen el método de cancelación directa para su declaración, aunque no cumpla con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP).

3. Cancela el saldo real, no una estimación

El método de cancelación directa le permite cancelar la deuda incobrable exacta, no una estimación, lo que significa que no tiene que preocuparse por subestimar o sobreestimar las cuentas incobrables.

Inconvenientes del método de cancelación directa

Si bien es excelente para la cancelación ocasional de deudas incobrables, el método de cancelación directa también tiene algunas desventajas graves. Algunos incluyen:

1. Viola los PCGA

Aunque solo las empresas que cotizan en bolsa deben cumplir con las reglas GAAP, aún vale la pena considerar las implicaciones de violar GAAP a sabiendas. Debido a que las cancelaciones ocurren con frecuencia en un año diferente al de la transacción original, viola el principio de correspondencia; una de las 10 reglas GAAP.

El principio de coincidencia establece que cualquier transacción que afecte a una cuenta debe afectar a otra cuenta durante el mismo período.

2. Puede exagerar las cuentas por cobrar

Si bien esto no es un problema para una empresa que utiliza el método de cancelación directa de vez en cuando, si emplea este método con regularidad, el saldo de sus cuentas por cobrar puede estar sobreestimado, debido a los saldos incobrables que aún están en los libros.

3. Inexactitud en la declaración de beneficios

Por ejemplo, una empresa puede estar al tanto de las deudas incobrables, pero puede demorarse en cancelarlas, lo que resulta en ingresos inflados artificialmente. El método de cancelación directa también puede causar estragos en su cuenta de pérdidas y ganancias y en la rentabilidad percibida, tanto antes como después de que se haya cancelado la deuda incobrable.

Use el método de cancelación directa con precaución

Las cancelaciones afectan tanto el balance general como las cuentas del estado de resultados en su estado financiero, por lo que es importante ser preciso al manejar las cancelaciones de deudas incobrables. Si bien el método de cancelación directa es la forma más fácil de eliminar las deudas incobrables, debe usarse con poca frecuencia y con precaución.

Si constantemente tiene cuentas incobrables, use el método de asignación para cancelar deudas incobrables, ya que sigue las reglas GAAP y mantiene los estados financieros precisos. Usar el método de asignación también puede ayudarlo a preparar proyecciones financieras más precisas para su negocio.

Si está buscando un software de contabilidad que pueda ayudarlo a administrar todo el proceso de cuentas por cobrar, consulte las revisiones del software de contabilidad de The Ascent.